バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するメリットとは?

自宅を事務所として利用している方は、プライバシー保護の観点から住所をホームページなどへ掲載することに抵抗を感じることも多いでしょう。バーチャルオフィスは、実際の事務所は借りずに住所と電話番号だけ利用できるので大変人気です。
今回は、バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットとデメリット、注意点をご紹介していきます。

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するメリット

丸をする女性

いつでも電話応対が可能

従業員が少ない、または個人経営の場合、業務が忙しく電話応対まで手が回らないことが多いでしょう。電話代行サービスであれば、どんな時でも電話応対が可能です。

業務に集中できる

仕事に集中しているとき、電話がかかってくると一時的に業務を中断することになってしまいます。電話のたびに手を止めることは、とても効率が悪いと感じるでしょう。電話代行サービスを利用することで、電話が鳴るのを気にせず業務に集中できるのは大きなメリットです。

顧客の信頼を得られる

電話をかけても、転送されたり留守番電話になったりすることが多いと顧客の信頼を損なう場合があります。電話代行サービスで常に人が対応できる状況を作るのは大切なことです。

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するデメリット

悩む女性

商品やサービスの詳しい説明ができない

電話代行サービスのスタッフは、社内で取り扱っている商品やサービスについて詳しくありません。そのため、詳細を聞かれたときにきちんと答えることができずトラブルになることもあります。

予定の調整が難しい

担当者ではないため、顧客との急な予定の変更や調整は難しいでしょう。また、電話代行サービスのスタッフには担当者のその日の予定が分からないので、顧客への折り返し連絡がいつになるかという約束ができません。

バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するときの注意点

電話代行サービスでもっとも大きな問題が、取り扱っている商品やサービスの説明ができないことです。この問題を解決するために、商品やサービスの情報を盛り込んだ独自のマニュアルを作成し、よくある質問とその答えなどを記載して渡します。そうすることで顧客からの質問にも代行サービスが対応できるようになります。もう一つ注意したいことは、電話代行サービスにはさまざまなオプションがあり、複数のオプションを付けると費用が高額になる場合もあることです。不要なサービスは断るようにしましょう。

電話代行の女性

忙しい仕事の合間に電話応対をすることは、大変な負担だと感じている事業主の方は多いことでしょう。特に電話での問い合わせが多い場合、効率が悪くなります。今回ご紹介した電話代行サービスを賢く活用し、業務に集中できる体制を整えていきましょう。

  • 法人登記・郵便物月末転送が付いており、全ての郵便物及びお荷物がお受け取りできるプランとなっております。(利用規約に基づく)
  • 郵便物があまり届かず、月1回の転送でも良いという方にオススメのプランとなります。

全ての郵便物及びお荷物がお受け取りできるプランとなっております。(ご利用規約に基づく)
法人登記・郵便物毎週水曜転送が付いております。
届いた郵便物・お荷物は、スピーディーにメールでご連絡を差し上げます。

  • 転送は週1回(水曜)
  • 転送日が休日・祝日にあたる場合は前営業日転送
  • 郵便物都度転送オプション加入の方は当日転送
  • 郵便物は無料で写真送信
  • 郵送物及びお荷物の転送費用は別途お客様ご負担となります。
  • 全店舗 来店受取可能となります。
  • レゾナンスの姉妹店となっておりネットショップ運営者向けの店舗となります。
  • 転送は週1回(水曜)
  • 転送日が休日・祝日にあたる場合は前営業日転送
  • 郵便物都度転送オプション加入の方は当日転送
  • 郵便物は無料で写真送信
  • ご登録のショップ名宛ての郵便物及びお荷物がお受け取りできるプランとなっております。(利用規約に基づく)※税務署からの書類に限り個人名でお受け取り可能
  • 郵送物及びお荷物の転送費用は別途お客様ご負担となります
  • 法人登記・郵便物週1回転送が付いており、全ての郵便物及びお荷物がお受け取りできるプランとなっております。(利用規約に基づく)
  • 郵便物が頻繁に届く方で、週に1回必ず郵便物をチェックしたいという方にオススメのプランとなります。
  • スポット転送を指示すると、郵便物を即日に転送いたします。(1回500円)
  • ※9時~17時までの受付時間となります。

  • 郵便物都度転送オプションを追加すると、郵便物を即日に転送いたします。(月1,100円)
  • ※6か月年払いコース・1年払いコースのお客様は次回更新日までのご請求が必須となります。
    【例】
    次回更新日まで残り4か月の場合・・
    1,100円×4か月分=4,400円

受信料:1枚10円
転送費:1枚100円

※デポジットより差し引き

受信料:1枚10円
転送費:1枚100円

※デポジットより差し引き
(お客様で送受信される場合、転送費は発生いたしません)

  • 送料はデポジットより差し引きとなります。
  • 月1回転送プランの方は追加不可
  • (スポット転送(1回500円)をご利用下さい)

  • 電話代行受付時間:月~金 9:00~18:00
  • (祝祭日、年末年始夏季休養日除く)

*個人契約は2つ目の登録の場合、法人契約は法人名以外でのお受取を希望の場合に追加が可能です。

  • 郵便物転送(月1回 月末水曜)
  • 転送日が休日・祝日にあたる場合は前営業日転送
  • 郵便物都度転送オプション加入不可
  • 郵便物は無料で写真送信
  • 郵送物及びお荷物の転送費用は別途お客様ご負担となります。
  • 全店舗 来店受取不可となっております。