自宅を事務所として利用している方は、プライバシー保護の観点から住所をホームページなどへ掲載することに抵抗を感じることも多いでしょう。バーチャルオフィスは、実際の事務所は借りずに住所と電話番号だけ利用できるので大変人気です。
今回は、バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットとデメリット、注意点をご紹介していきます。
バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するメリット
いつでも電話応対が可能
従業員が少ない、または個人経営の場合、業務が忙しく電話応対まで手が回らないことが多いでしょう。電話代行サービスであれば、どんな時でも電話応対が可能です。
業務に集中できる
仕事に集中しているとき、電話がかかってくると一時的に業務を中断することになってしまいます。電話のたびに手を止めることは、とても効率が悪いと感じるでしょう。電話代行サービスを利用することで、電話が鳴るのを気にせず業務に集中できるのは大きなメリットです。
顧客の信頼を得られる
電話をかけても、転送されたり留守番電話になったりすることが多いと顧客の信頼を損なう場合があります。電話代行サービスで常に人が対応できる状況を作るのは大切なことです。
バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するデメリット
商品やサービスの詳しい説明ができない
電話代行サービスのスタッフは、社内で取り扱っている商品やサービスについて詳しくありません。そのため、詳細を聞かれたときにきちんと答えることができずトラブルになることもあります。
予定の調整が難しい
担当者ではないため、顧客との急な予定の変更や調整は難しいでしょう。また、電話代行サービスのスタッフには担当者のその日の予定が分からないので、顧客への折り返し連絡がいつになるかという約束ができません。
バーチャルオフィスで電話代行サービスを利用するときの注意点
電話代行サービスでもっとも大きな問題が、取り扱っている商品やサービスの説明ができないことです。この問題を解決するために、商品やサービスの情報を盛り込んだ独自のマニュアルを作成し、よくある質問とその答えなどを記載して渡します。そうすることで顧客からの質問にも代行サービスが対応できるようになります。もう一つ注意したいことは、電話代行サービスにはさまざまなオプションがあり、複数のオプションを付けると費用が高額になる場合もあることです。不要なサービスは断るようにしましょう。
忙しい仕事の合間に電話応対をすることは、大変な負担だと感じている事業主の方は多いことでしょう。特に電話での問い合わせが多い場合、効率が悪くなります。今回ご紹介した電話代行サービスを賢く活用し、業務に集中できる体制を整えていきましょう。
