企業を経営するうえで欠かせないのが電話対応。顧客や取引先とコミュニケーションを取る場であり、いわば会社の顔のような存在です。その大切さは、バーチャルオフィスを利用している企業においても変わりません。
電話を取りこぼすことなくしっかり応対することで、会社としてのイメージアップにつながります。
ここでは、バーチャルオフィスと併用したい電話代行サービスとはどのようなものか、その概要と選び方についてご紹介します。
電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、会社の代わりに電話対応してくれるサービスのことです。
社員が留守にしていたり、業務に追われていたりして、会社にかかってきた電話に出られないというケースは多いものです。電話に出られないと、取引先や顧客からの重要な要件を受け損ねる可能性があります。
そのようなことが起こらないように利用するのが電話代行サービスです。会社にかかってきた電話を専門のオペレーターに転送するなど、社員の代わりに電話対応をしてくれます。
会社名を名乗ってくれますし、時間外の電話に対し営業終了のアナウンスをしてくれるのも嬉しいポイント。受けた電話は内容の優先順に転送してくれますので、その電話に対するレスポンスもしやすいです。
電話代行サービスのメリット
電話代行サービスを利用することで得られるメリットをご紹介します。
重要な電話を取り逃さない
電話代行サービスを利用することで、電話の取りこぼしがなくなります。また、複数の電話で対応することが多いので、同時に電話がかかってきた場合でも電話中になることがありません。重要な電話を取りこぼすリスクを大幅に減らすことができます。
コスト削減になる
電話受付専門のスタッフを雇うと、給与や交通費、社会保険などの人件費がかさみますが、電話代行サービスを利用することでそれらのコストがかかりません。
会社のイメージアップにつながる
電話対応をするのは専門のオペレーターです。受け答えをしっかり行いますので、会社のイメージ向上につながります。また、電話を取り損ねることや、待たせることもありませんので、会社の信頼度向上にもつながります。
電話代行サービスの選び方
電話代行サービスの選び方のポイントを紹介しましょう。
会社に電話をかけてみる
電話代行サービスの申し込みをする際には、まずその会社に電話をかけてみましょう。そのときの受け答えがしっかりしていれば、実力のある会社である可能性が高くなります。
複数の会社を比較検討する
電話代行サービスを利用する際は、サービスを提供してくれる会社を複数比較検討しましょう。会社の実績や料金、サービス内容を吟味し、自分が求めているサービスを提供してくれる会社を選ぶようにしてください。
不必要なサービスは断る
「24時間365時間対応」などのサービスは、一見役立ちそうですが、夜間に電話がほとんどかかってこないのであれば不要なサービスです。不要なサービスがあるために費用が高くなることもありますので、勧められても不要なサービスはカットするようにしましょう。
バーチャルオフィスの中には、電話代行サービスも提供している業者が多くあります。バーチャルオフィスの利用を検討中の方は、電話代行サービスについても注目して業者選びをするようにしましょう。
