事業を始めたばかりの段階では仕事が思うように入ってこないことも考えられます。そのためできるだけ出費を少なくしたいと考える方も多いと思います。そのような際にバーチャルオフィスを利用することで、大幅な経費の削減につなげることができるのです。
バーチャルオフィスを利用することには、経費削減以外にも、起業・独立した方たちにとって嬉しいメリットがたくさんあります。今回は、スタートアップした方たちに向けて、バーチャルオフィス利用によって得られる主なメリットと、経費削減効果についてご紹介します。
バーチャルオフィスを利用することの主なメリット
バーチャルオフィスとは「仮想の事務所」という意味の言葉で、「仮想の住所を貸し出す」サービスのことをいいます。つまり、実際に存在するオフィスを借りるのではなく、オフィスとしての実体のない住所のみを借りるということです。バーチャルオフィスを借りても、実際に仕事をするのは別の場所ということになります。
初めてバーチャルオフィスについて聞いたという方は、住所だけを借りることにどのような意味があるのかすぐにはピンとこないかもしれません。しかし、住所だけを借りることにも、非常に大きな意味があるのです。
バーチャルオフィスのメリット
会社の信頼性を高めることができる
会社の住所というのは、企業ブランディングにおける非常に重要な要素のひとつです。特に起業したばかりだと実績が少ないでしょうから、企業のブランディングやイメージというものは、信頼を得るために非常に大切なファクターになります。会社が一等地にあるのと郊外にあるのとでは会社としてのイメージが大きく変わるものです。
最近では取引相手の会社をネットで検索したり、Googleのストリートビューで会社の外観を確認したりする人も少なくありません。ネットで検索して出てきた会社の住所が郊外だったり、ストリートビューで確認できる建物が民家もしくは賃貸アパートだったりすれば、その会社が信頼できるのか確証を得ることは難しいでしょう。
バーチャルオフィスで借りられる住所は一等地であることが多く、そこに建つビルも一般的な商業ビルとそん色ないことがほとんどです。オフィスビルと同じような形をした建物が建つ一等地の住所を会社の所在地として使えることは、起業当初の会社にとっては大きなメリットになるのです。
プライバシーを守れる
起業した方やフリーランスとして独立したばかりの方の中には、自宅の住所を会社所在地として名刺やホームページに記載するという方も多いと思います。しかし、自宅住所を公に公開するというのは、プライバシー保護の観点から見るといいことではありません。特に女性であれば、ストーカー被害に遭うリスクが気になる方も多いでしょう。
バーチャルオフィスで住所を借りれば、実際は自宅を仕事場に使っていたとしても公開されるのはバーチャルオフィスの住所です。プライバシーが侵害される心配をすることなく、事業に専念することができます。
商業用の登記ができる
賃貸アパートに住みながら起業するという方も多いと思いますが、一般的な賃貸アパートというのは、管理規約などで商業目的の登記ができないことになっているのがほとんどです。無断でアパートの住所を登記すると、違約金を支払わなければならなかったり、最悪の場合は強制退去を命じられたりすることもあります。また、登記しなくても、部屋の表札に会社名を記載することを禁じているアパートもありますので、自宅住所を会社の所在地として使うことは基本的に避けた方が無難です。
バーチャルオフィスは原則商業目的で利用するものですので、法人登記することができます。登記する予定や希望があるのであれば、バーチャルオフィスを利用したほうがいいと言えるでしょう。
バーチャルオフィス最大の利点は経費削減効果！
利用することで大きなメリットをご紹介しましたが、上に挙げたのは「自宅住所の利用」と比べた際のメリットです。「上のメリットなら、実際に事務所を借りたって同じように得られるのではないか」と考える方もいるかもしれません。
しかしバーチャルオフィスには、実際に事務所を借りることでは得られない、大きなメリットがあります。それが経費削減効果です。
バーチャルオフィスで住所を借りる際にかかる費用は、事務所を借りる際にかかる費用と比べてはるかに安くなります。
事務所を借りるとなると、賃貸契約の際に敷金、礼金、保証金などの費用を支払わなくてはいけません。事務所を仕事ができる環境にするためにはデスクやパソコン、コピー機やエアコンなど、設備を導入する必要があり、そのために支払う費用も出てきます。事務所の場所や導入設備によっては、それらスタートアップ費用だけで優に100万円を超えることもあるかもしれません。
しかし、バーチャルオフィスの住所を借りるのであれば、敷金や礼金などはありませんので契約の際にかかる費用は登録料などだけで、それは仮に多くても数万円程度、少なければ1万円以下で済みます。作業場は自宅を使うことができますので、新しく導入しなければならない設備も少ないでしょうし、スタートアップにかかる費用がはるかに安くなるのです。
実際どのくらい経費削減になるの？
では、バーチャルオフィスを利用すると、事務所を借りることと比べてどれだけ経費削減になるのか見ていきましょう。
仮に都内の一等地に事務所（１R：賃料12万円/月）を借りたと想定します。その場合、一般的に賃貸契約の際にかかる費用は以下のようなものになります。
礼金：賃料2か月分（24万円）
前家賃：賃料1か月分（12万円）
仲介手数料：賃料1か月分（12万円）
火災保険料：2万円
保証会社に支払う保証料：賃料1か月分（12万円）
この時点で、134万円の費用がかかることになります。
これに加えて、以下のような設備の導入費用がかかります。
パソコンやコピー機：15万円
エアコン：10万円
電話：2万円
設備導入費用は32万円となり、これを契約費用と合算とすると、168万円。事務所の賃料や導入する設備が変われば多少前後はすると思いますが、だいたい150万円以上の初期費用がかかることになるのです。
それに対して、都内の一等地にあるバーチャルオフィスの住所（月額料金5000円）を借りた際にかかる費用は基本的に登録料の1万円だけです。もちろん契約する業者によって差は出てきますが、多くても数万円程度で済むでしょう。また、自宅を仕事場にすれば設備投資費用もほとんどかかりません。つまりバーチャルオフィスを利用することで、だいたい150万円以上のコストカットになるということなのです。
また、初期費用だけではなく、ランニングコストも事務所を借りるよりもはるかに安くなります。上記の賃料で比較した場合ですと、月々11万5000円の差です。これを年間にすると、138万円の差になります。
バーチャルオフィスを利用することでかなり経費削減になることがわかったのではないでしょうか。
オプションをつけることで人件費の削減にもなる
バーチャルオフィスには、さまざまなオプションをつけることができます。
郵便物転送サービス
バーチャルオフィスの住所宛てに、取引先から郵便物などが届くこともあるかもしれません。そのような際に、受け取った郵便物を利用者の自宅に転送するサービスです。
電話代行、転送サービス
バーチャルオフィスでは、住所の他に固定電話の番号を借りることもできます。電話対応はプロが行い、速やかに利用者本人に転送します。
来客対応、受付サービス
バーチャルオフィスの住所に急遽顧客が訪問するということもあると思います。その際に、建物に常駐している受付係が、利用者の留守を伝え名前や要件を伺い、その内容について利用者に報告します。
会議室利用サービス
建物内、もしくは近隣に貸し会議室を用意しているバーチャルオフィスもあり、安い料金で利用することができます。
付加できるオプションはバーチャルオフィスを提供する業者によって異なりますが、主に上記のようなサービスを受けることができます。業者によっては上記のサービスが月額の利用料に含まれていることもありますが、だいたいの場合が別料金を支払うことになります。
ただ、その利用料も高くなく、高くても月々1万円ほど上乗せする程度でオプション追加できることがほとんどです。
1万円追加というと高く感じる方もいるかもしれませんが、来客対応や電話対応などを実際に行おうとなると、自分ひとりだけではこなしきれるものではありません。常に電話の前で待機しているわけにはいきませんし、バーチャルオフィスにたびたび顔を出すというのも難しいでしょう。そうなると電話対応や受付係の人間を別に雇うことになると思いますが、その人たちに支払う給料を月1万円にするわけにもいきません。
そのような人件費についても、バーチャルオフィスを利用することで大幅に削減することができるということです。そのうえ電話対応、受付対応するのはプロのスタッフですので、仕事の精度について心配する必要もないので、より自分の業務に集中することができます。
バーチャルオフィスの利用を検討する上で知っておきたいこと
これから起業、独立したいと考えている方にとってたくさんのメリットがあるバーチャルオフィスですが、実際に利用を検討するのであれば、前もって知っておきたいポイントがいくつかあります。
バーチャルオフィスの注意点について見ていきましょう。
【住所がほかの企業と重複することがある】
バーチャルオフィスは、実際にある住所を貸し出すサービスです。住所は限られていますので、同じ住所を違う利用者に貸し出すことがあります。仮に顧客が検索エンジンで住所を検索した場合、自社以外の会社も同時に検索結果として表示されてしまいます。
この課題はレンタルオフィスなどを利用しても起こりうることで、重複を避けたい場合は事務所を借りるしかありません。とはいえ、自分で事務所を借りるのには多額の費用がかかり、それだけ開業リスクが高まります。コスト的なリスクと住所の重複によるリスクとを比較し、より自分の希望に合ったオフィス形態を選択するようにしてください。
低コストで一等地の住所を会社所在地として利用することができるバーチャルオフィス。事業をスタートした方にとってはたくさんのメリットがあるものですが、同時に知っておきたい注意点もあります。
自分がやろうと思っている事業がバーチャルオフィスに適しているか事前にしっかり確認し、賢く利用していきましょう。
