人事担当の仕事のなかには、社員に対して異動や昇進昇格などの「辞令」の交付に伴い、事前に「内示」を出すことがよく行われます。
内示の情報漏洩によって、重大な問題に発展することもあるため、内示の取り扱いについては慎重に行っているという方も多いかと思います。
内示の交付については、会社のルールとして定められ、それを一脱しないように業務を行うかと思いますが、そもそも「内示」とはどのような目的で行うのでしょうか？
そこで今回は、「内示」についてその目的や内示の情報が漏洩することによるリスクなどについて、詳しくご紹介していきたいと思います。
内示とは？
内示とは、企業人事にまるわる辞令を発令する前に、内々に本人へ伝えることです。
内示が発令されるのは、人事異動のほか昇格や降格など役職が変わる場合も対象となっています。
人事から正式に広く公開する「辞令」にたいして、「内示」は本人とその上司のみといった、ごく限られた人のみに伝えられます。
企業によっては、内示を発令せずに辞令公布を行うこともあり、必ずしも内示が義務付けられているわけではありません。
内示の役割とは？辞令との違い
内示は、内々に非公式に伝えられるもので、内示の段階では口外禁止の扱いとなります。
特に転勤を伴う場合など、早めに本人に知らせておくことで、引っ越しの準備などを行えるように配慮されたものです。
また、転勤を伴う場合は、プライベートの事情によって引っ越しが出来ない事情がある場合もあります。そのような事情の有無をあらかじめ確認し、転勤が可能かどうかについて打診しておく、といった目的もあります。
それに対して辞令は、会社から正式に人事異動や役職の変更などについて決定事項として発令される公式文書です。
辞令は決定事項にあたるため、辞令が一旦発令されたことについて、変更されることは基本的にはありません。
人事における内示の種類
人事における内示には、次のような種類があります。
異動
現在所属している部署から、他の部署へと異動する際のほか、同じ部署のままで職種や役割が変わる時に、内示を出します。
内示は、本人やその上司、そして異動先の部署に通知され、異動に必要となる引き継ぎなどの準備を行います。
転勤
現在の勤務地から別の支店や営業所などへの異動に「転勤」を伴う場合は、内示を受け取る時期も早目となります。転勤の内示では、本人の意向を確認するのが一般的で、正当な理由がある場合は、内示の段階では断ることも可能でしょう。
しかしながら、内示を通達してから実際の転勤までの日数に決まりはありません。
そのため、転勤となる1週間前に内示が出るという会社も少なくないようです。
出向
現在の会社に籍を残したまま、子会社や関連会社などで勤務を行う「出向」の場合も、内示を通達します。同じビルへの勤務となることもありますが、多くは勤務地が変わり、また環境や業務内容も大きく変わることになるでしょう。
転勤の場合と同様で、出向の内示においても本人の意向を確認するのが一般的となっています。
昇進（昇格）、降格
管理職へ昇進・昇格する際などにおいても、内示を通達することがあります。
特に、初めて管理職となる場合は、管理職としての適正の検査や面接を受けたり、管理職への昇進研修を受けたりすることもあるでしょう。
その他、降格や解雇の場合においても、まれに内示を出すことがあります。
内示の通達方法
辞令を発令する際は、書面交付や掲示板への公開など、はっきりと残る形で行う必要がありますが、内示の通達方法については、書面やメールのほか、口頭も含めて得に方法に決まりはありません。
内示は、正式に決定しているものではないので、伝える人数は最小限におさえるのが原則です。そのため、伝えたい相手以外の人に見られたり、聞かれたりすることのない方法で行うのが一般的です。
内示における注意点
内示を出す時期への配慮
社員の役割や職場環境の変化が大きいものほど、早く丁寧に内示を伝えられる傾向があります。
口外をしない
内示は、正式に決まっていない事を内々に知らせるものなので、社内・社外を問わず通知する人以外の人への口外が厳禁です。
知っているだろうと勝手に判断して話しをした相手が、実は知らされていなかったということはよくあります。
内示の漏洩によるリスク
内示が漏洩してしまうことによって起こる影響は、決して少なくありません。
内示の漏洩によるリスクの代表的なものは、以下のものが挙げられます。
社内の混乱による業績への影響
内示は一般的に、期の変わり目の転勤や異動に備えて通知されるため、営業成績を伸ばしたい時期であったり、業務の忙しい時期であったりします。
そのような時期に、転勤や異動などの内示が広く知れ渡ってしまうと、次の期の体制に気持ちが向いてしまったり、社員のモチベーションが低下してしまったりと社内の混乱を招いてしまいます。なかには内示に対して反発の動きが起こり、取り消すよう要請が起きたり、離職してしまったりする社員もいるかもしれません。
社内の混乱が期末に起こることで、結果的に業績へも影響が出る恐れがあります。
外部への漏洩による株価への影響
役員などの立場の人の異動が外部へ漏洩することにより、投資家の間で企業の安定性や将来性への見方が変わることもがあります。
内示の段階で情報が知れ渡ってしまうことで、株価の変動や取引関係の悪化などに繋がる恐れもあるでしょう。
内示の漏洩を防ぐために
内示の漏洩を防ぐためには、内示の情報管理についてのルール決めが徹底することが重要です。
内示の情報管理については、次のような点に注目してルールを取り決める必要があります。
内示を通知した人へ、口外禁止であることをしっかりと伝える
社員のなかには、内示の意味合いについて理解していない人もいるかもしれません。伝える内容について「内示」であることを明確に伝え、正式に辞令が発令されるまでは関係者以外には口外しないように、しっかりと伝えておくことが大切です。
また、内示について他に伝える関係者が誰なのかについても、伝えておくとよいでしょう。内示について知っているだろうと思い込んで、内示を伝えていない人に話したり相談してしまったりする可能性もあるからです。
内示を伝える際には、他の人に聞こえない場所やツールを利用する
内示を伝える方法についてもルール決めをしておきましょう。
直接口頭で伝える場合は、周囲の人に聞こえないよう会議室やミーティングスペースで伝えると場所の指定をし、メールやチャットなどのツールを使う場合は、他の人が閲覧できない状態への配慮を行う必要があります。
内示を伝える対象を見極め、できるだけ少人数に留める
内示を伝える対象について、案件ごとに厳選する必要があります。
本人のほかに直属の上司だけに留め、異動先の部署へは誰が異動してくるのか伏せておくのもよいでしょう。
転勤や異動などに対する反発を防ぐため、普段から社員の希望やキャリアプランを把握しておく
転勤や異動などの内示を通知された際に、不満が大きいと周囲に不満を漏らす可能性は高まります。
特に、本人が「納得がいかない」「理不尽だ」と感じる内容とならないよう、事前に本人の希望やキャリアプランのヒアリングなどを行い、ある程度の内示への反応を推測できる状態にしておきましょう。そうすることで、内示を通知する時の伝え方への工夫もできるものです。
