バーチャルオフィスには、貸し会議室、電話代行、転送電話、郵便物転送など、多種多様なサービスを併用できるものが多くあります。その中に、受付サービスの提供を行っているものがあり、人気を高めています。
受付がついていることには大きなメリットがあるものです。バーチャルオフィスに受付をつけることで得られるメリットについて見ていきましょう。
バーチャルオフィスに受付って必要なの？
そもそもバーチャルオフィスでは仕事をしないのに、バーチャルオフィスに受付が必要なの？ と考える方も多いと思います。しかし、いくらバーチャルオフィスで仕事をしていないからと言って、来客がないとは言い切れませんよね。顧客や取引先の中には、実際に会って話を聞きたいと考える方も多いものです。
そういう場合、貸し会議室などを借りてミーティングをすることが多いのですが、その際、訪れた顧客の応対をしてくれる受付が必要になります。
バーチャルオフィスの受付サービスで行えることは、訪問者に要件を聞き契約者様にその旨を報告する、通常の受付業務です。通常の受付業務と変わらない応対をするため、訪問者が「しっかりした会社だな」と安心できるなどのメリットがあります。
バーチャルオフィスに受付をつけるメリット
前項ですこし触れましたが、バーチャルオフィスに受付をつけることには、訪問者が安心できるというメリットがあります。しかしこのメリットは、何も訪問者にとってだけのメリットというわけではありません。
訪問者が安心できるというのは、会社の信用度に直結しています。というのは、その安心は、その会社を信用できると感じられることで生まれる安心だからです。
訪問した際に、何の案内もなくオフィスまで行く場合と、ビルの入り口などで受付をしてもらえるのとでは、訪問者が抱く印象が大きく違います。
やはり、受付がいるほうが「しっかりした会社」であると受け入れてもらいやすくなります。取引している以上は、相手方の会社にはしっかりしていてもらいたいというのが人情です。
受付サービスがあることで会社の信用度が増し、契約の継続や新規顧客の獲得につながりやすくなります。
来客者の特徴などを考慮しよう
受付をつける際は、自社に訪れる来客者の特徴や、頻度などをしっかり念頭に置き、サービスを選ぶようにしましょう。例えば外国企業との取引が多いのであれば、英語対応が可能な受付サービスを選択するなどです。
また、月に1、2回来客があるかないかなどで、常駐の受付を置くのはコストパフォーマンス的に良くありません。そういう場合は、日時指定で受付業務を行ってくれるタイプのサービスを選ぶなど、想定される来客の頻度も念頭に置きながらサービスを選ぶようにしてください。
コストカットばかりに力を入れてしまうと、受付サービスはいらない、と即断してしまいがちですが、受付があるとないとでは、会社の信用度に大きな差が出るものです。
どれだけの来客が想定されるかなどをしっかり考慮し、受付サービスを利用するようにしましょう。
