受付サービス付きバーチャルオフィスを選ぶ理由とそのメリットとは？

バーチャルオフィスには、貸し会議室、電話代行、転送電話、郵便物転送など、多種多様なサービスを併用できるところが多くあります。中には受付サービスの提供を行っている場合もあり、人気を高めています。

本記事では、受付ありのバーチャルオフィスで得られるメリットについて徹底解説！
さらに、受付サービスを主軸に置いたバーチャルオフィスの選び方や、実際の使用事例もご紹介します。

「バーチャルオフィスを使いたいけれど、来客があったときが不安」「受付サービスの有無でどう変わるのか知りたい！」という方は、ぜひご参考にしてみてください。

バーチャルオフィスに受付は必要か？

そもそもバーチャルオフィスでは仕事をしないのに、バーチャルオフィスに受付が必要なの？と考える方も多いと思います。

しかし、いくらバーチャルオフィスで仕事をしていないからといって、来客がないとは言い切れませんよね。顧客や取引先の中には、実際に会って話を聞きたいと考える方も多いものです。

そういう場合は貸し会議室などを借りてミーティングをするケースが多いでしょう。
ただその際には、訪れた顧客の応対をしてくれる受付が必要になります。

バーチャルオフィスの受付サービスで行えることは、訪問者に要件を聞き契約者様にその旨を報告する、通常の受付業務です。

通常の受付業務と変わらない応対をするため、訪問者が「しっかりした会社だな」と安心できるなどのメリットがあります。

受付ありのバーチャルオフィスを選ぶメリット

前項ですこし触れましたが、受付ありのバーチャルオフィスには「訪問者が安心できる」というメリットがあります。

しかしこのメリットは、何も訪問者にとってだけのメリットというわけではありません。

「訪問者が安心できる」というのは、会社の信用度に直結しています。
例えば訪問した際に何の案内もなくオフィスまで行く場合と、ビルの入り口などで受付をしてもらえるのとでは、訪問者が抱く印象が大きく違います。

取引先は、相手企業に対して信頼感や安心感を持ちたいと考えるのが普通です。
そんな中、バーチャルオフィスであっても受付があることで、「しっかりした会社だ」と相手に信頼されやすくなります。

会社の信用度が増せば、契約の継続や新規顧客の獲得にもつながりやすくなるでしょう。

本項では、受付ありのバーチャルオフィスのメリットをご紹介します。

顧客に安心感を与えられる

無人のバーチャルオフィスの場合、いざ訪問しても受付スタッフがいないと不安に感じる方が少なくありません。この場合、人によっては「本当にこの会社は存在しているのか」と、経営そのものに不信感を抱きかねません。

一方、受付スタッフが常駐しているバーチャルオフィスなら、スタッフが対面で対応してくれます。
特に対面での対応を希望する顧客に対しては、受付がいることで安心感を与えられるでしょう。

この安心感が顧客の満足度を高め、企業との長期的な関係構築に繋がります。

会社のブランディングに効果的

受付があるバーチャルオフィスは、ブランドイメージを強化する上で非常に効果的です。

近年は打ち合わせや取引をする前に相手企業のオフィス等をネット検索する場合がほとんど。
受付サービスがあるバーチャルオフィスなら、顧客や訪問者に対して「身元が確かできちんとした会社である」という印象を伝えることができます。

特に新しいビジネスや、まだ知名度が低い企業にとって、ブランドの認知度向上にはイメージアップにつながる行動が欠かせません。

企業のブランド力が強化されると、競争が激しい市場での差別化にも繋がり、顧客や取引先から高く評価されやすくなります。

会社の信頼性を強化できる

受付サービスの有無は、会社の信頼性に大きな影響を与えます。

受付がない場合、来客者は「誰も対応していないのか？」と不安を感じ、会社に対する信頼が低下する可能性があります。一方で受付がある場合、訪問者は「会社としての形態には何ら問題はなく、きちんとした対応をしてくれる会社である」と感じられるため、より信頼を得やすくなります。

受付は単なる対応を超えて、会社の組織力や信頼性を象徴する存在となり、顧客や取引先に「信頼できる企業だ」と思わせる強力な要素になります。

受け取れる郵便物・荷物の種類が多い

受付サービスがあるバーチャルオフィスでは、荷物の受け取り対応が充実しています。
通常の郵便物に加え、サインが必要な重要書類や宅配便なども受け取ることができ、柔軟に対応してもらえます。

荷物の受け取りサービスが整っていると、重要な書類や物品の紛失を防ぐだけでなく、取引先や顧客からも信頼を得やすくなります。

また、受付ありのバーチャルオフィスでは荷物・郵便物を直接受け取れるところもあるため、近くに立ち寄った際などに便利です。

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受付サービス付きバーチャルオフィスの選び方は？

受付サービス付きバーチャルオフィスを選ぶ際には、以下のポイントを押さえておきましょう。

受付業務の内容によって選ぶ

店舗スタッフによる受付はバーチャルオフィスにおける重要なサービスのひとつで、企業の信頼性や円滑な業務進行に大きな影響を与えます。

主な業務内容としては、以下のようなものがあります。ご自身の業務内容や取引先の属性に応じて、最適な受付サービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。

1. 訪問者対応（要件確認・社内通知等）

受付スタッフは来訪者に対して要件を確認し、必要に応じてバーチャルオフィスの利用者に通知を行います。

訪問者はスムーズに担当者と会話できるようになり、「企業の対応が迅速」という印象を与えられます。

また受付ありのバーチャルオフィスは、貸し会議室を利用する際にも便利です。

訪問者が先に到着してしまった場合、無人のバーチャルオフィスではなんの案内もなく、不安を与えてしまう場合も。受付スタッフがいるバーチャルオフィスなら、併設の貸し会議室を利用する訪問者に案内をしてくれるので、不安や不信感を抱かせるリスクを避けられます。

2. 電話応対（専任スタッフによる対応）

電話代行サービスのあるバーチャルオフィスでは、受付にて専任スタッフが電話対応を行います。
企業の名義での応対や、顧客からの問い合わせに適切に対応することで、信頼性の向上につながります。

また電話代行サービス付きのバーチャルオフィスの場合、用件はメールやアプリ等ですぐに通知してもらえるのも特徴です。

連絡漏れの予防に効果的なのはもちろん、商談等のビジネスチャンスを取りこぼしにくくなるのは嬉しいポイントといえるでしょう。

3. 日本語対応・英語対応

外国企業との取引が多い場合、英語対応の受付が必要となることがあります。
海外の顧客やパートナーとのコミュニケーションを円滑にするためには、英語対応のできる受付スタッフが常駐しているバーチャルオフィスを選びましょう。

日本語のみでは伝わりづらい部分も、英語での受付対応をすることで取引先との信頼関係を築きやすくなります。

4. 郵便物・荷物対応

受付サービス付きのバーチャルオフィスでは、郵便物や荷物の受け取りに加え、ビジネスサポートも充実しています。

近年では荷物の受け取りサービスが整っているバーチャルオフィスが多く見られます。
このようなバーチャルオフィスでは、重要書類や物品の紛失リスクを避けつつ安心してビジネスを運営できます。

またあるバーチャルオフィスでは、プランをアップグレードすると常駐の秘書やITチームからサポートを受けられます。これにより事務作業やIT対応が効率化され、業務負担が軽減されます。

コストとサービス内容のバランスを確認する

常駐スタッフが必要な場合、予算に応じたプラン選びが重要です。

例えば高頻度の来客が予想される場合、専任の受付サービスがあるバーチャルオフィスを選ぶと来客対応の品質が安定し、企業イメージの向上につながります。

一方で来客が少ない場合は、必要に応じて対応できる受付サービス（例えば、特定の時間帯のみ対応）を選ぶことで、無駄なコストを避けられます。

受付の場所がわかりやすいか確認する

訪問者が迷わないよう、受付の場所がバーチャルオフィス内のわかりやすい位置に設置されているかも確認しましょう。

入り口の正面など、アクセスしやすい場所に受付が設置されていると来客者のストレスが減り、好印象を与えやすくなります。

また、事前に案内方法や立地（最寄駅からのアクセスや周辺施設）についても確認しておくことが大切です。

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受付サービスのコストパフォーマンスはどう見る？

バーチャルオフィスの受付サービスの費用対効果を正しく評価するには、料金の透明性、他のサービスとの併用可能性、長期利用による割引などをチェックすることが大切です。

以下を参考に、バーチャルオフィスを選ぶ際は「コストに見合った価値を提供しているかどうか」を慎重に比較検討しましょう。

料金に透明性があるか

受付サービスを選ぶ際、「月額料金や追加料金が明確であるか」が重要です。

料金体系が不透明だと、後から予想外の費用が発生する可能性があります。
安そうに見えても、実際には必要なサービスをオプションで追加しなくてはならず、トータルで見ると高くついてしまった……というのは良くある話です。

契約前にサービスに含まれる内容と追加料金の有無を確認し、予算に合わせたプランを選びましょう。

他のサービスとの併用

受付サービスを選ぶ際には、他のサービスとの併用が可能かどうかも重要なポイントです。

例えば、会議室利用や郵便物転送サービスがあるバーチャルオフィスなら、受付サービスの効果がより大きく感じられるでしょう。

受付サービスに加えて必要な機能・サービスが揃っているバーチャルオフィスであれば、効率的に業務を進められます。
特に郵便物の転送サービスは、追加料金なしで利用できるならなお良しです。

バーチャルオフィスのコストパフォーマンスを評価する際には、これらの機能がプランにどのように組み込まれるかを確認しておきましょう。

長期利用や特典によるメリットも要確認！

頻繁に利用する予定の方は、長期契約の特典やプラン内容を確認しましょう。

多くのバーチャルオフィスでは、年払いなどの長期契約にすると割引料金で利用できるケースがほとんどです。このシステムをうまく活用すれば、長期的なコスト削減が期待できます。

また、バーチャルオフィスによっては新規入会者限定の特典や、他の会員からの紹介特典などが利用できるところもあります。合わせて活用すればよりお得に利用できるので、お目当てのバーチャルオフィスの公式HPやSNSを確認されることをお勧めします。

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業種ごとの受付サービスの必要性

受付サービスが有用である理由は業種によって異なります。

事例	内容
フリーランス・起業家	物理的なオフィスがなくても、受付サービスで信頼感を与え、プロフェッショナルな印象を与えることができる。特に初対面の顧客には効果的
大手企業との取引が多い場合	受付サービスを利用することで来訪者対応がスムーズに。企業の信頼性を高め、取引先に「信頼できる企業」と認識されやすくなる
コンサルタントやIT業界	専門的な知識を扱う企業では、受付サービスが訪問者対応を円滑にし、信頼も向上。英語対応も可能なら、国際的な信頼関係も築ける

例えばフリーランスや小規模企業、大手企業やインターネットベースの業種において、それぞれのビジネスニーズに合わせた受付サービスの重要性を理解することは、最適なバーチャルオフィスを選択するための鍵となります。

ここでは、業種ごとの受付サービスの必要性について解説します。

フリーランス・起業家の場合

フリーランスや新規事業を始めたばかりの企業にとって、受付サービスは非常に重要です。

物理的なオフィスを構えていない場合でも、バーチャルオフィスへの来客時に受付スタッフが対応してくれれば、先方にプロフェッショナルな印象を与えながら企業の信頼性を高めることができます。

特に、初めて会う顧客や取引先に対しては「信頼できる企業だ」と感じてもらうために、受付サービスは効果的です。ビジネスの信頼感を築くためには欠かせない要素といえるでしょう。

大手企業との取引が多い場合

大手企業との取引が多い企業にとって、受付サービスは信頼性の向上に繋がります。

企業間の取引では、相手にしっかりとした印象を与えることが非常に大切です。

バーチャルオフィスに受付サービスがあれば、来訪者の対応がスムーズになり、プロフェッショナルな印象を与えられます。
取引先や顧客に「信頼できる企業」として認識されやすくなり、今後のビジネスチャンスを広げることにもつながるでしょう。

コンサルタントやIT業界の場合

コンサルタントやIT業界ではリモートワークが主流となっているため、訪問者への対応が重要な役割を果たします。

特に専門的な知識や技術を扱う企業にとって、来客時の対応がプロフェッショナルであることは信頼性の向上に直結します。

バーチャルオフィスに受付サービスがあれば、訪問者をスムーズに対応し、企業の専門性をアピールできます。

また外国企業との取引が多い場合、英語対応ができる受付サービスを選ぶと国際的な信頼関係も築きやすくなります。

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バーチャルオフィスの受付サービスの利用事例

ここで、バーチャルオフィスの受付サービスを利用して成功した事例をご紹介します。

以前あるスタートアップ企業がバーチャルオフィスを利用し、受付サービスを通じて顧客対応の信頼性を向上させました。初対面の顧客にもプロフェッショナルな印象を与え、契約成立に結びついたケースがあります。

また別の事例では、フリーランスのデザイナーが訪問者対応を受付スタッフに任せることで業務に集中でき、効率的に仕事を進められた事例もあります。

まとめ

バーチャルオフィスの受付サービスは、事業の信頼性や業務効率を大きく向上させてくれます。

特にフリーランスや小規模企業、大手企業との取引が多い企業にとって、プロフェッショナルな印象を与え、信頼関係を築くためには受付の存在が欠かせません。
受付スタッフが訪問者対応や電話対応を行うことで業務に集中できる環境が整い、効率もアップします。

適切なバーチャルオフィスを選ぶ際には、コストパフォーマンスや必要な機能が揃っているかをしっかり確認することが大切です。自社のニーズに合ったサービスを選べれば、事業の成長や信頼獲得に繋がるでしょう。

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当レゾナンスでは東京・横浜の一等地住所や郵便物転送がご利用いただけるサービスを提供しており、賃貸オフィスのような高額な初期費用は不要。

格安ながら全店舗に受付スタッフが常駐しているため、急な来客時の対応や郵便物・お荷物のお受け取りも可能です。

バーチャルオフィスを活用すれば、物理的なオフィスを持たずに法人登記やビジネス住所を確保できます。初期費用・ランニングコストを大幅に削減できるうえ、プライバシーを守りつつ、柔軟な働き方が実現できます。

これまでにも多くの方にご愛顧をいただいております。

また来客対応や郵便物の転送、電話対応を外部に任せれば、業務効率化が進み、ビジネスに集中できる環境が整います。

起業して成功するにはサービスの質を高めることが重要ですが、1人〜少人数の組織では顧客の一次対応や郵便物の受け取り・確認に時間や手間を取られてしまうことも多いもの。

面倒な作業を代行してもらえば、空いたリソースで商品開発や新たな販路の獲得など、ビジネスの成功につながる行動へつなげやすくなります。

このようにお考えの方は、ぜひレゾナンスのバーチャルオフィスをご活用ください！

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