関係性を壊さないお断りメールの書き方|押さえるべき3つの注意点

関係性を壊さないお断りメールの書き方|押さえるべき3つの注意点

離れた相手とも簡単にやりとりができるメールは、ビジネスシーンに欠かせないコミュニケーションツールの1つです。場合によっては、先方の要求や依頼を断るためにメールを使用することがあります。

お断りのメールを送る場合は、相手に悪い印象を与えないよう気をつけることが必須です。注意点や例文を把握して、誠意のあるお断りメールが書けるようにしましょう。

今回は、関係性を壊さないお断りメールの書き方を解説します。注意点なども併せて解説するため、お断りメールを書く場面が迫っている方は参考にしてください。

​お断りメールがビジネスシーンで重要な理由

ビジネスシーンにおいて、先方の要求や依頼にすべて従うことは非常に困難です。やむを得ず断る際は、はっきり断ることが重要となるものの、角の立つ断り方をすると相手との関係が悪化する恐れがあります。

対面または電話で断る場合は、表情や声のトーンで感情を伝えることが可能です。しかしメールは文字のみでやりとりするため、無機質な印象を与えやすくなります。さらに、メールは時間が経っても残るうえ、1通のメールが複数の相手に読まれることも少なくありません。

相手の希望には添えないものの今後につながる関係性を構築したいときは、丁寧かつ誠意ある対応が不可欠です。お断りメールの文面に配慮し、相手の気持ちに寄り添うことで信頼関係が強まり、評価アップにつながる可能性もあります。

お断りメールの書き方と便利なフレーズ

お断りメールの基本的な構成要素は、以下の通りです。

件名メールの内容を簡潔に示す件名をつけます。
宛名名前の前に企業名・部署名、名前の後に敬称をつけます。

役職者宛ての場合、「〇〇課長様」のように役職名と敬称を続けず「製造課長 ○○様」または「製造課 〇〇課長」と書きます。

冒頭の挨拶と名乗りビジネスメールでは、「お世話になっております」などの挨拶文が一般的です。

宛名と同じく、自分の名前の前にも企業名・部署名を書きます。

依頼・提案へのお礼本題に入る前に、相手からの依頼・提案に対する感謝を伝えます。
依頼・提案へのお断りとその理由相手が納得できるような具体的かつ簡潔な理由とともに、はっきりとお断りの意思を伝えます。
今後につながる表現や代替案の提案相手との関係を保ちたい場合は、今後の可能性を示す表現を添えて新たなチャンスにつなげます。

また、具体的な代替案を提案することで印象アップにつながることもしばしばです。

結びの挨拶相手の健康を気遣う言葉や企業の発展を祈る言葉で、本文を締めくくります。
署名ビジネスメールの末尾には、忘れずに署名を添えます。

(例)
—-
●会社名・部署名
●氏名
●住所
●連絡先
●営業時間
●URL
—-

以下は、お断りメールによく使用される言い回しの一例です。
〇今回は見送らせていただきます。
「今回は」をつけることで、次回以降にチャンスがあることをアピールできます。

〇辞退させていただきます。
「できません」をやわらかく言い換えるお断りフレーズです。

〇ご期待に沿えず申し訳ありません。
お断りの言葉の後につけることで、相手への心遣いを表現できます。

​お断りメールを書くときの注意点3選

お断りメールを漠然と書いてしまうと、相手を必要以上にがっかりさせてしまう恐れがあります。メールを通じて相手への誠意をアピールし、相手からの印象を良くするためには、ポイントを踏まえて書くことが重要です。

ここでは、お断りメールを書くときに心がけたい3つの注意点について解説します。

断りの連絡であることをはっきり伝える

相手からの申し出を断るとき、気が重くなることはしばしばです。しかし、表現があいまいな文面や言い訳ばかりとなり、相手に察してもらおうとする文面はビジネスメールに適しません。

お断りメールを送る際は礼儀を重視しつつ、お断りの旨をはっきり伝えること、先延ばしにせず早めに送ることが重要です。

クッション言葉を使用する

ストレートにお断りの言葉を伝えるだけでは、冷たい印象を与えかねません。伝えるべきことは簡潔に表現しつつ、下記のようなクッション言葉を活用しましょう。

  • 申し訳ありませんが
  • 残念ではございますが
  • 恐れ入りますが
  • たいへん心苦しくはありますが
  • まことに恐縮ですが

クッション言葉を使うことで、相手の期待に沿えず心苦しく思っていることがアピールでき、相手に不快感を与えずにお断りの意思を伝えやすくなります。

他の機会があることを印象付ける

お断りメールを送った後も良い関係を保ちたい場合は、積極的に別の機会を設けたり代替案を提示したりすると好印象につながります。すぐには相手の希望に添えないものの、ある程度近いうちに問題を解決できそうな場合は、その旨を伝えることも有効です。

  • あいにく〇〇は欠品中ですが、代替品として△△をご用意することが可能です。
  • 今回はご期待に沿えず申し訳ありませんでしたが、またの機会がありましたらぜひお声がけいただけるようお待ちしております。
  • △△は現在在庫切れとなっておりますが、〇月〇日には納品可能となる予定です。

今後相手との関係を保つ意思がない場合は、丁寧さを心がけつつ次につながる表現を省略しましょう。次の機会の可能性がないにもかかわらず、むやみに期待を抱かせるような表現を使うと、誤解を招きやすくなるためです。

​よくある場面でのお断りメールの例文

ここでは、よくある場面におけるお断りメールの例文を紹介します。以下は、ビジネスシーンで送る機会が多いお断りメールの一例です。

〇取引をお断りする場合の例文

件名:お見積りについてのご連絡

株式会社○○
営業部 △△ △△様

お世話になっております。
株式会社◇◇ 営業課 ●●です。

先日は◆◆についてお見積りいただき、ありがとうございました。
社内で慎重に検討を重ねたもののどうしても購入費用の折り合いがつかず、今回は購入を見送らせていただくこととなりました。

この度はご期待に沿えずまことに残念ではありますが、今後また機会がありましたらぜひ御社の製品を利用したいと存じます。

末筆ではございますが、皆様のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
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(署名テンプレート)
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取引をお断りする場合のメールでは、手間をかけてもらったことへのお礼と、今後につながる可能性を伝えることがポイントです。「期待に沿おうとしたがどうしても都合がつかず残念だ」などの一文を加えることで、好印象を与えやすくなります。

〇採用をお断りする場合

件名:【選考結果のご連絡】株式会社◇◇
△△ △△様
株式会社◇◇ 人事部採用担当 ●●です。

先日は弊社の営業職採用選考にご応募いただきまして、ありがとうございました。
社内で慎重に検討を重ねた結果、残念ながら今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

なお、お預かりした履歴書と職務経歴書は責任を持って破棄させていただきます。

ご希望に沿えず残念ではありますが、△△様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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(署名テンプレート)
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原則として、不採用通知メールには次につなげる表現を使いません。しかし、不採用であるとはいえ、相手の心情を気遣うことが大切です。個人情報漏えいを心配する求職者も多いため、応募書類の取り扱いについても明記します。

上記の例文を参考にして、お断りメールを作成してみましょう。

​まとめ

今回は、関係性を壊さないお断りメールの書き方や、注意点と例文を紹介しました。

お断りメールを書く際は、お断りの意思をはっきり伝えつつも、丁寧な表現と相手への気配りを重視することがポイントです。やむを得ず相手からの依頼・提案をお断りする場合も、代替案や今後につながる可能性を示すことで、かえって評価アップにつながることもあります。

今回紹介したお断りのフレーズやクッション言葉を覚えておくと、メール・文書はもちろん対面や電話でのやりとりにも役立ちます。いろいろな表現を場面に合わせてうまく使い分けることで、ビジネスパーソンとして一目置かれるようになるでしょう。