覚書とは？契約書との使い分けや念書との違い、正しい書き方について詳しく解説！

契約の締結に関する書類で「覚書」を取り扱うことがあります。
覚書は契約にまつわる書類であることは理解していても、その役割や書き方についてしっかりと理解していますでしょうか？
この記事では、覚書についての正しい知識を備えておこうとする方に向け、覚書の役割正しい書き方、契約書との使い分け、念書との違いなどについて、詳しく解説していきます。
覚書について正しく理解し、業務に活かしていきましょう。

覚書とは？

覚書とは、取引相手とお互いに合意し約束した内容について、忘れずに確認できるようにまとめた書面を指します。すでに交わしている契約について、補足したり変更をしたりする際に覚書を作成することもあります。

覚書の役割は、約束したことについて口約束だけでなく、書面に明確にしておくことで、トラブルの防止につなげることです。「言った」「言わない」のトラブルは日常でもよく起こる得ることですが、特に企業同士の取引など、お互いの利益に大きな影響を与えることに関しては、後にトラブル発生を防止するためにも、しっかりと覚書を締結しておく必要があります。

覚書と契約書の違いは？

覚書は、契約書とどのように違うのでしょうか？
覚書も契約書も、当事者同士が合意形成した内容について、明確化するために記載する文書であり、目的や役割に違いはありません。

しかしながら「契約書」は、「売買」や「賃借」「雇用」「請負」などの法律ごとに関して、当事者同士の合意形成を証明する書類として作成されるのが一般的なのに対して、「覚書」はお互いが取り決めた内容について契約書を補完する用途で、作成されることが多くなっています。

補完という位置づけから、契約書よりも覚書の方が、効力が弱いイメージを抱いている方も多いようですが、覚書の法的な効力は契約書と同じであり、覚書は契約書の一つであること認識しておく必要があるでしょう。

覚書と契約書との使い分け

覚書と契約書の違いについて理解できたところで、実際には両者をどのように使い分けるのがよいのでしょうか？

ひとつの考え方として、契約書と覚書の効力に違いがないことから、覚書と契約書の使い分けについては、書面に記載したい内容の文章量に注目するのがおすすめです。

契約書を締結するまでもないと相手が考えるちょっとした約束事についても、覚書なら抵抗なく取り交わすことができるでしょう。
取引相手が「わざわざ契約書を取り交わさなくても」と考えることでも、後々のトラブル防止のためには書面で残しておく必要性があるものは少なくありません。

文章量については、覚書が一般的にA4サイズの書面となることから、A4サイズ1枚（片面、または両面）に収まる程度のものは覚書とするのがよいでしょう。

契約書のイメージとして、「形式的で読みにくい」という印象を持ち、手間がかかり面倒だと考える人も少なくないため、契約書という言葉を出すと嫌がられるケースもあります。
そのような場合においても、「覚書なら」と難色を示さずにスムーズに締結できるものです。

覚書と念書の違いは？

契約書のほかにも、覚書と似た書類で「念書」という書類があります。
約束を守るべき側が約束事について念書へ明記し、相手に対して差し出す書類で、法的な拘束力はないものの、後日約束事を果たさなかった時などの証拠として使用するために用います。

念書がよく使われる場面としては、金品を借りた際に返済についての約束事や、離婚の際の養育費の支払いについての約束事などに使用します。
そのほかにも、契約書を取り交わす前段階として約束した内容を念書に記載したり、社内の就業違反に対する始末書の変わりに念書を用いたりもします。

念書の特徴として、約束を守るべき側から一方的に差し出す書類であり、受け取る側は署名・押印をしないことから、一方的な書類であるという特徴があります。そのため、念書に記載された内容について双方の合意が認められない場合は、念書として効力をもたないリスクもあるので注意したいものです。

覚書の締結が必要な場面

覚書を締結するおもな場面は、以下の2つが挙げられます。

詳細が決まる前に契約書を締結するとき

商取引において、契約についての詳細（契約金額や契約期間など）が決定していない状態で、契約締結を行うことがよくあります。
これは、円滑に取引を進めていくためには、契約を先送りするよりも、ある程度の内容が決まった段階で契約を締結した方が良いと判断されるためです。

そのような場合は、先に覚書を使って契約の締結を行い、詳細が決定してから改めて契約書を取り交わすというやり方をしたり、最初から契約書を作成する場合には、「〇〇については別途協議のうえ定める」と契約書に記載しておき、のちに別途協議した内容については覚書を作成したりします。

契約書の内容に変更が生じたとき

契約書を取り交わし、実際に取引を行うなかで、社会情勢の変化や経営状況の変化などの影響によって、契約書の内容の一部を変更する必要性が出てくることがあります。

契約書の内容の変更については、一般的に変更契約書を作成し締結しますが、お互いの合意がある時は覚書を使って変更点について明記する方法をとることもあります。
このような契約の変更の覚書の場合は、「変更契約書」といった題名を付けるとよいでしょう。

覚書の記載する事項と書き方

覚書の効力を発揮するためには、記載事項について漏れがないようにする必要があります。覚書の記載事項や書き方について見ていきましょう。

覚書には印紙が必要？

覚書の締結の際には、収入印紙は必要なのかについては迷う方も多いでしょう。

覚書に収入印紙が必要となるかどうかの判断は、覚書に記載する内容によって異なります。
たとえば、覚書の内容が「請負契約」や「不動産の賃借権の設定」などに関するものである場合など、「印紙税法による課税文書」に該当する場合は、印紙税が発生します。もし貼付を忘れてしまうと過怠税などの対象となるため、必ず収入印紙の貼付をするようにしましょう。