バーチャルオフィスに届く郵便物の受け取りは？転送サービスも紹介

格安で一等地の住所が借りられるバーチャルオフィス。オフィスを持たず働ける環境が整っている今、個人から法人まで多くの方が利用されています。そんな中「バーチャルオフィスに届いた郵便物は受け取ってもらえるの？」と疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。

結論から言えば、バーチャルオフィスの多くでは郵便物の受け取りが可能です。
またバーチャルオフィスによっては、届いた郵便物・荷物を転送してくれるサービスを実施しています。

本記事では、バーチャルオフィスに届く郵便物の受け取りや転送についての“気になるギモン”を徹底解説します。バーチャルオフィスで受け取れる郵便物・受け取れない郵便物、転送の頻度や料金などについてご説明していますので、ぜひご参考にしてみてください。

バーチャルオフィスで郵便物は受け取れるのか？

バーチャルオフィスはビジネス用の住所・オフィス機能などを借りられるサービスです。そして多くのバーチャルオフィスでは、「オフィス機能」のひとつとして届いた郵便物・荷物の受け取りを行っています。

バーチャルオフィスによっては郵便物の受け取りをしていないところもありますが、郵便物の受け取りを実施しているバーチャルオフィスであれば、自分が忙しい時にも代わりに郵便物・荷物を受け取ってもらえるため大変便利です。

またバーチャルオフィスの中には、届いた郵便物・荷物をメールや専用アプリなどで都度通知してくれるところも増えており、顧客や取引先から届いた重要な書類・物品の受け取り漏れを防げます。

なお、受け取った郵便物は指定の住所へ転送したり、直接来店して受け取ったりすることも可能です。転送する場合はご自宅など都合の良い住所を指定することでよりスムーズな受け取りができるようになります。

郵便転送の流れ

郵便転送の流れは以下のとおりです。

毎週転送プランで契約されている場合には、到着郵便物を1週間分保管したのち、特定の曜日に発送されます。発送曜日が祝日の場合は前日（または次の平日）に発送されるケースが多いです。

バーチャルオフィスの郵便物に関する基礎知識

これをお読みになっている方の中には「どれくらいの頻度で転送してくれるの？」「簡易書留やサインの必要な荷物は受け取ってくれる？」など、気になる点がある方も多いのではないでしょうか。

そこで本項では、バーチャルオフィスの郵便物についての“気になるギモン”を徹底解説します。転送頻度や受け取りできるもの・できないもの、到着した郵便物の通知・即日発送など、利用するうえで気になる点をまとめてチェックしてみましょう。

バーチャルオフィスに届く郵便物の転送頻度

バーチャルオフィスに届いた郵便物・荷物などを転送してもらえるサービスは、自宅で作業されている方にも大変便利なサービスですよね。

一般的なバーチャルオフィスでは「週1回転送」「隔週転送」「月1回転送」というふうに、プランに応じた頻度で転送を行うケースがほとんどです。

たとえば当「レゾナンス」では、週1回転送プランをご利用の場合は火曜日午前中までに到着した郵便物を毎週水曜日に発送しております（月1回プランご利用の場合は毎月最終水曜にまとめて発送）。

【転送スケジュール】

ちなみにレゾナンスを含め多くのバーチャルオフィスでは、オプションにて郵便物の即日発送サービスを提供しています。お急ぎの場合はオプションのご利用もぜひご検討ください。

レゾナンスの郵便物転送サービスの詳細についてはこちら

バーチャルオフィスでの簡易書留について

バーチャルオフィスで銀行口座を開設する場合、審査結果が簡易書留で送られてきます。

ご利用を検討されている皆様から「簡易書留は受け取ってもらえる？」というご質問を多く頂戴しますが、結論から申し上げればバーチャルオフィスでも簡易書留の受け取りは可能です。

※お受け取りにサインが必要な郵便物については所定の手数料が必要です。（詳細）

ただし、書留が受け取りできるのは「スタッフが常駐しているバーチャルオフィス」に限ります。

当レゾナンスにおいては、全店舗にてスタッフが常駐しておりますので、営業時間内であれば簡易書留のお受け取りも承っております。

なお、書留は「転送不要」として送付される場合が多いですが、この転送は「受取人が引っ越しなどで転居届を提出している場合の自動転送」を意味します。よってバーチャルオフィスに届いた書留を会員様のご指定住所へ転送することについては全く問題ありません。

バーチャルオフィスで受け取れない物

バーチャルオフィスでは多様な種類の郵便物・荷物の受け取りが行われています。

郵便物と宅配物の定義については、厳密にいうと日本郵政が配達するお手紙・お荷物等を「郵便物」、それ以外の配送業者が配達するお荷物が「宅配物」となります。

ただしバーチャルオフィスにおいては、厚みの少ない封書・はがき等を「郵便物」として扱い、それ以外を「宅配物」として扱う場合が多いです。

ただし、現金や一部の特殊取扱郵便物など、受け取りができない郵便物・荷物もあるため要注意です。

お受け取りできるもの・できないものの規定についてはバーチャルオフィスによっても変わりますが、レゾナンスでは、以下の郵便物・荷物のお受け取りをお断りしております。

「お金や貴重品」「法に触れるもの」「大きすぎるもの」「温度管理が必要なもの」「本人じゃないと受け取れないもの」についてのお受け取りは致しかねます。

受け取り不可の郵便物・荷物については差出人に返還されてしまいますのでご注意ください。
また不在票対応の郵便物・荷物については会員様専用アプリで不在票の内容をお知らせいたします。再配達については会員様ご自身でお手配いただく必要がございます。

よって上記の郵便物・荷物については、初めからご本人が確実にお受け取り可能なご住所（ご自宅等）への配送指定を行うことをおすすめいたします。

バーチャルオフィスに届いた物の確認方法

バーチャルオフィスによっては、到着した郵便物・荷物の情報をメールやアプリで通知してくれる場合があります。郵便物や荷物の差出人、種類などがわかるため、定期的に多くの郵便物が届く方でも安心して利用できるでしょう。

なお、レゾナンスでは到着した郵便物・お荷物の「写真通知サービス」を無料で実施しております。

こちらは会員様宛に届いた郵便物・お荷物の写真をスタッフが撮影し、会員様専用アプリ内で写真を添えて即時通知するというサービスです。

いつ、だれからどんな種類の郵便物が届いたのかを一覧でご確認いただけるほか、営業DMなどのいらない郵便物については会員様専用サイト、またはアプリ内からご指示いただければ無料で破棄いたします。転送時に不必要な転送料が発生することもなくなり、コスト削減にもつながります。

また、請求書や申込書類など「すぐに欲しい郵便物・荷物」が送られてきた場合には、スポット転送サービスをご利用いただくことで即日発送が可能です。

レゾナンスでは1回につき500円＋郵送料でスポット転送をご利用いただけます。また郵便物週1回転送プラン（月額1,650円）の場合は、月1,100円の「郵便物都度転送オプション」を追加していただくことでオトクに郵便物の即日発送がご利用いただけます。

レゾナンスのバーチャルオフィス料金・郵便物転送オプションを見る

郵便物・宅配物の保管方法

バーチャルオフィスに届いた会員様宛ての郵便物・宅配物は、混同を避けるためにそれぞれ専用のボックスやファイル等で保管、管理を行っています。それと同時に、速やかに会員への到着通知を送付します。

写真通知付きのバーチャルオフィスでは郵便物・宅配物の到着時に写真を撮影し、到着通知・保管を行います。

なお、バーチャルオフィスでは届いた郵便物の保管期間が決められており、期間を過ぎたものから破棄対応となる場合がほとんどです。受け取り忘れや転送指示忘れにはくれぐれもご注意ください。

転送先の更新について

バーチャルオフィスでは転送先の更新もできます。転居などで転送先住所を更新する場合はバーチャルオフィスへ連絡し、変更手続きを行えばOKです。

ちなみにレゾナンスのバーチャルオフィスでは、会員様専用サイトからすぐに変更申請が可能です。更新後の郵便番号、ご住所、建物名、会社名（または屋号）、宛名などをご入力ください。

郵便転送に関する詳細

レゾナンスの郵便転送サービスに関する詳細は以下のとおりです。

バーチャルオフィスへの郵便物の料金

バーチャルオフィスで郵便物や荷物の受け取り・転送を行う際には手数料や送料が発生する場合があります。
特に送料については、実費計算で徴収されるケースがほとんどです。

料金設定はバーチャルオフィスによっても大きく異なりますが、基本料金に含まれている場合もあれば受取時、転送時それぞれに送料とは別で手数料がかかる場合もあります。

よってバーチャルオフィスを選ぶ際には、基本料金だけではなく「郵便物の受け取り・転送においてどれくらいのコストが必要なのか」も含めて確認しておくことが重要です。

レゾナンスの郵便物に関する料金

レゾナンスの郵便物に関する料金につきましては以下のとおりです。

お受け取り時の費用について

レゾナンスではサインが不要な郵便物・お荷物のお受け取りを無料で承っております。
お受け取りにサインが必要な郵便物・お荷物につきましては、デジポットから300円の受け取り費用を頂戴しております。

着払いの場合はデジポットから着払い料金も差し引かせていただき、お受け取りをいたしますのでご了承ください。

転送時の費用について

郵便物の転送は普通郵便、またはレターパックでの発送となります（レターパックご利用の場合は事前にお申し付けください）。

普通郵便での発送につきましては100gまで～500gまで対応可能で、重さに応じて200円～500円の送料実費をデジポットから頂戴します。レターパックご利用時は500円です（厚さ3cm/4kgまで）。
スポット転送ご利用の場合は送料＋1回につき500円を頂戴しております。

【普通郵便・レターパック・スポット転送の料金表】

また厚さ3cmを超える郵便物・お荷物につきましては宅配便にて転送を承ります。
料金は宅配業者の価格とお届け先の地域に準ずるほか、宅配便が2個以上ある場合は梱包代・段ボール代を頂戴します。

※宅配便の料金につきましてもデジポットから差し引かせていただきますので、あらかじめ残金をご確認のうえ適宜ご入金をお願いいたします。

郵便物のお受け取り・転送時の詳しい料金については以下のページもご参照ください。

バーチャルオフィスコース

東京・横浜で格安の月額990円で登記も出来るバーチャルオフィスレゾナンスの【バーチャルオフィスコース】ページ。バーチャルオフィス部門にて5年連続人気・顧客利用満足度・価格満足度No.1で登記も可能。スマホで手続きができる法人登記サービスや写真通知・来店受取可能な郵便物サービスなどを提供。

virtualoffice-resonance.jp

2024.10.03

郵便物転送業務のご案内

東京・横浜で格安の月額990円で登記も出来るバーチャルオフィスレゾナンスの【郵便物転送業務のご案内】ページ。バーチャルオフィス部門にて5年連続人気・顧客利用満足度・価格満足度No.1で登記も可能。スマホで手続きができる法人登記サービスや写真通知・来店受取可能な郵便物サービスなどを提供。

virtualoffice-resonance.jp

2024.10.08

他事業者との郵便物料金の比較

レゾナンスでは基本料金内に郵便物のお受け取り・転送サービスが含まれており、お受け取りは基本無料（書留など一部を除く）。転送についても手数料は無料で、送料のみを頂戴しております。

【レゾナンスと他事業者の郵便物転送に関する料金の比較表】

※郵便物転送ありのプランのみ掲載

他のバーチャルオフィス提供会社については「○○gまで（○通まで）なら無料」といったサービスを行っているところも増えつつありますが、「不在票通知」「郵便物の写真通知」が無料なのはレゾナンスならではの特徴です。

またそもそもの基本料金が990円～と格安であること、便利な機能を利用する際にも余分な追加料金が発生しないことも魅力といってよいでしょう。ひと月に多くの郵便物・お荷物が届く業種の方にもおすすめのバーチャルオフィスです。

事業者別の料金について

郵便物転送の料金はバーチャルオフィスの提供事業者によっても異なります。
たとえば郵便物については、概ね以下の3タイプに分かれます。

ただし、無料で転送してくれるバーチャルオフィスであっても、そもそもの基本料金が高額であったり、上位プランやオプションを付けないと郵便転送に対応してもらえなかったりする場合もあるため注意が必要です。

また、レターパックや宅配便での転送については多くのバーチャルオフィスが実費送料での転送となっています。

バーチャルオフィスの郵便物の転送についてのチェックポイント

バーチャルオフィスで郵便物転送を利用したい方は、契約前に次の6点をチェックしましょう。ご自身に合ったバーチャルオフィスを選ぶことで、ビジネス関連の郵便物管理がラクにこなせるようになります。

郵送物が届いたことを確認する方法

郵便物が到着した際の確認方法としては、メール通知や会員サイト、会員アプリ、SNSでの確認といった方法がポピュラーです。郵便物でのやり取りが多い方、到着した郵便物をすぐに確認されたい方は、リアルタイムで到着通知を送ってくれるバーチャルオフィスを選ぶとよいでしょう。即時通知をくれるバーチャルオフィスなら、返答が必要な郵便物など、急ぎで対応したい場合にも便利です。

届いた郵便物に対する指示方法

バーチャルオフィス選びの際には、到着した郵便物に対し「転送する」「来店受け取りにする」「破棄する」などの指示を行う方法も確認しておきましょう。

おすすめは会員サイトやアプリなどオンライン上で指示や設定ができるバーチャルオフィスです。このようなバーチャルオフィスは空いた時間で郵便物の詳細を確認して指示が出せて大変便利です。

届いた郵便物の受け取り方法

バーチャルオフィスを選ぶときは、到着した郵便物の受け取り方法についてもチェックしましょう。

バーチャルオフィスとご自宅が離れている場合、転送ありのバーチャルオフィスを選ぶことで受け取りの手間や負担を減らせます。反対にご自宅近くのバーチャルオフィスを借りる場合、店頭受け取りができる店舗を選ぶと用事のついでに受け取ることができ、転送費用を抑えられます。

転送費用はいくらか

郵便物の転送費用はバーチャルオフィスごとに異なります。中には、一見すると月額料金が低いものの、郵便転送費用が高いバーチャルオフィスがあるのも事実です。郵便物や荷物のやりとりが多い業種の方がこうしたバーチャルオフィスを利用されると、結果的にコストが高くつく可能性があります。

バーチャルオフィスを選ぶ際には、転送費用を含めたトータルコストがどれぐらいになるのかを計算したうえで利用を検討しましょう。

手数料がかかるか

バーチャルオフィスの郵便転送サービスを利用する際には、以下のような手数料がかかることがあります。

このような手数料は郵便転送サービスを利用するうえで必要なものではあるものの、積み重なるとそれなりのコストになります。事前に確認しておき、許容範囲かどうかを判断しましょう。

破棄される郵便物はどう扱われるか

近年では不要な郵便物を破棄してくれるバーチャルオフィスも増えてきましたが、その廃棄処分の手段についても確認しておきたいものです。

郵便物には個人情報が含まれているため、溶解処理やシュレッダー処理など、個人情報が漏洩しない方法での廃棄処分を行っているバーチャルオフィスがおすすめです。ご不安な場合はバーチャルオフィスへ問い合わせてみましょう。

バーチャルオフィスに迷ったら、レゾナンスへ

バーチャルオフィス・レゾナンスは、東京と横浜の一等地に展開するバーチャルオフィスです。

ネームバリューのある都心の超一等地住所が月額990円からの格安でご利用いただけること、郵便転送サービスをはじめとする充実したサービスがご好評をいただき、ご利用社数も2023年時点で18555社を突破しております。

なお、レゾナンスでは個人名または法人名をご登録いただき、登録名宛てに届いた郵便物をお預かりいたします。
個人会員様につきましては「屋号」のご登録も承っており、屋号をご登録いただくことで屋号宛てに届いた郵便物・お荷物のお受け取りも可能です。
ショップ名や事務所名等はもちろん、YouTubeチャンネル名も屋号としてご登録いただけます。

格安でコストパフォーマンスに優れたバーチャルオフィスをお探しの方は、ぜひレゾナンスのバーチャルオフィスをご活用ください！

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まとめ

自宅でお仕事をされる場合には「プライベートと仕事の郵便物が混同しやすい」「大量の郵便物が届くので受け取りが大変」といったお悩みが生じやすいものです。

郵便物の受け取り・転送を行っているバーチャルオフィスを活用することで、プライベートと仕事の郵便物を区別・仕分けしやすくなります。また郵便物の数が多い方も、バーチャルオフィスを利用すれば受け取りのために在宅する必要もなく、その分の時間をビジネスへ宛てられます。
郵便物の要不要を指示して必要なもののみを転送してもらえば、郵便物を仕分けする手間や時間も減らせるでしょう。

デジタル化が進む現代ですが、ビジネスにおいて郵便物はいまだ切り離せないものです。ビジネスをスムーズに行いたい方は、ぜひバーチャルオフィス・レゾナンスの郵便物受け取り・転送サービスをご活用ください。