スタートアップを立ち上げる際、「最初からオフィスを借りるべき？」「法人登記だけできる住所があれば十分？」と迷う方もいるでしょう。
バーチャルオフィスは、専用の作業スペースを持たずに、事業用住所や法人登記、郵便物の受取・転送などの機能を利用できるサービスです。少人数・リモート中心で事業を始めるスタートアップや、創業初期の固定費を抑えながら事業基盤を整えたい企業と相性のよいオフィス形態です。
一方で、従業員が日常的に出社する場合や、専用の設備・店舗・作業スペースが必要な事業では、レンタルオフィスなどのほうが適していることもあります。
この記事では、スタートアップがバーチャルオフィスを利用するメリットや向いているケース、レンタルオフィスとの違い、選ぶ際のポイントを解説します。
自社に合ったオフィス形態を判断する際の参考にしてください。
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スタートアップのオフィスにバーチャルオフィスは使える？
スタートアップでも、バーチャルオフィスを事業拠点として利用できます。
法人登記に対応しているバーチャルオフィスであれば、本店所在地として住所を利用することも可能です。
少人数・リモート中心のスタートアップと相性がよい
少人数で事業を始める場合や、リモートワークを中心とするスタートアップとバーチャルオフィスは相性がよいです。
毎日出社するためのスペースが不要であれば、実際の作業場所と法人登記用の住所を分けて考えられます。
事業内容によってはバーチャルオフィスが向かない場合もある
一方で、すべてのスタートアップにバーチャルオフィスが適しているわけではありません。
従業員が日常的に出社する場合や、来客対応・専用設備・作業スペースが必要な場合は、レンタルオフィスや賃貸オフィスのほうが適していることもあります。
また、業種によっては許認可の取得に独立した事務所や営業所が必要となり、バーチャルオフィスでは要件を満たせない場合もあります。
必要なオフィス機能を基準に選ぶことが大切
スタートアップがオフィスを選ぶ際は、「スタートアップだからバーチャルオフィスが向いている」と一括りにするのではなく、現在の働き方や事業内容に合わせて判断することが大切です。
法人登記、郵便対応、作業スペース、来客対応など、自社に必要なオフィス機能を整理したうえで、バーチャルオフィスで十分なのか、実際の作業スペースがあるオフィスを選ぶべきなのかを検討するとよいでしょう。
なお、スタートアップの特徴やベンチャー企業との違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。
スタートアップがバーチャルオフィスを利用するメリット
スタートアップがバーチャルオフィスを利用するメリットは、単にオフィス代を安くできることだけではありません。
創業初期のコストを抑えながら法人登記用の住所を確保できるほか、自宅住所を公開せずに事業を始めやすく、必要なサービスを事業の成長に合わせて追加できる点も魅力です。
創業初期の固定費を抑えられる
スタートアップでは、創業初期から開発費や人件費、採用費、広告宣伝費、各種システム利用料など、事業の成長に直結する費用が発生します。
一方、賃貸オフィスを借りる場合は、毎月の賃料に加えて敷金・保証金などの初期費用や、光熱費・通信費・設備費なども必要です。
バーチャルオフィスは専用の作業スペースを借りないため、こうしたオフィス関連の固定費を抑えやすい点がメリットです。
常設オフィスを必要としない段階であれば、住所や郵便対応など必要な機能だけを確保し、浮いた資金を開発・採用・営業などに回しやすくなります。
法人登記用の住所を確保できる
スタートアップが法人を設立する場合、本店所在地として登記する住所が必要です。
法人登記に対応しているバーチャルオフィスであれば、賃貸オフィスを契約しなくても、事業用住所を本店所在地として利用できます。
創業直後は作業スペースを必要としなくても、法人設立のほか、Webサイトや契約書などに事業用住所を記載する場面もあります。
また、自宅が賃貸住宅で法人登記が認められていない場合などにも、登記可能な住所を別途確保できる点は大きなメリットです。
自宅住所を公開せずに事業を始められる
法人を設立すると、本店所在地は登記事項として公開されます。また、事業内容によってはWebサイトや名刺、請求書などに住所を記載する場面もあります。
自宅住所を事業用住所として使用すると、取引先や顧客だけでなく、不特定多数の人に生活拠点を知られる可能性があります。
バーチャルオフィスを利用すれば、自宅とは別の住所を事業用住所として利用できるため、プライバシーを確保しながら事業を始めやすくなります。
特に、自宅を拠点に働く一人会社や少人数のスタートアップにとっては、生活空間と対外的な事業住所を分けられる点も利点です。
事業の成長に合わせて必要なサービスを追加できる
創業時と事業が成長した後では、必要となるオフィス機能が変わることがあります。
たとえば、設立当初は住所利用・法人登記・郵便物の受取だけで十分でも、事業拡大に伴って次のような機能が必要になる場合があります。
- 郵便物の転送
- 転送電話
- 電話秘書代行
- FAX
- 貸し会議室
- ロッカー
必要なサービスをオプションとして追加できるバーチャルオフィスであれば、事業規模や働き方の変化に応じて必要な機能を増やせます。
使わないサービスへの支出を抑えながら事業環境を整えやすくなるのは、バーチャルオフィスならではのメリットです。
オフィス移転による住所変更の手間を抑えやすい
スタートアップは、創業時と事業拡大後で必要なオフィス環境が大きく変わることがあります。
創業時は自宅やコワーキングスペース、事業拡大後はレンタルオフィスや賃貸オフィスというように、実際の作業場所が変わるケースも少なくありません。
バーチャルオフィスの住所を本店所在地として継続利用していれば、作業場所を変更しても登記住所まで変更せずに済む場合があります。
「働く場所」と「会社の住所」を分けて考えられる点は、事業フェーズの変化が大きいスタートアップならではのメリットです。
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スタートアップにバーチャルオフィスが向いているケース
バーチャルオフィスは、すべてのスタートアップに適しているわけではありません。
特に相性がよいのは、常設の作業スペースを必要とせず、住所・法人登記・郵便対応などのオフィス機能を中心に利用したいケースです。
ここでは、スタートアップにバーチャルオフィスが向いている代表的なケースを紹介します。
少人数・リモート中心で事業を始める場合
創業メンバーが1〜数名程度で、リモートワークを中心に事業を進める場合は、バーチャルオフィスと相性がよいでしょう。
全員が毎日同じ場所に出社する必要がなければ、専用オフィスを借りても利用頻度が低く、賃料や設備費が負担になりやすくなります。
バーチャルオフィスで法人登記や郵便物の受取先だけを確保し、実際の業務は自宅やコワーキングスペースなどで行えば、必要以上に固定費を増やさずに事業を始められます。
IT・Web・コンサルティングなど場所を選ばない業種
PCやインターネット環境があれば業務を進めやすい業種も、バーチャルオフィスに向いています。
たとえば、次のような事業が挙げられます。
- IT・システム開発
- SaaS・Webサービス
- Web制作・デザイン
- Webマーケティング
- コンサルティング
- オンラインサービス
- EC事業
こうした業種では、店舗や専用設備を必要としないケースも多く、実際の作業場所と事業用住所を分けても業務に支障が出にくい傾向があります。
ただし、同じ業種でも来客頻度や従業員の働き方によって必要な環境は異なるため、実際の運営方法に合わせて判断することが大切です。
資金を開発・採用・広告などに優先して使いたい場合
限られた資金を、オフィスではなく事業成長に直接関わる分野へ優先して使いたいスタートアップにも向いています。
スタートアップでは、限られた資金をどこへ配分するかが事業成長に大きく影響します。常設オフィスの必要性がまだ低い段階では、オフィスに固定費をかけるよりも、プロダクト開発や人材採用、営業・マーケティングなど、事業成長に直結する分野へ資金を振り向ける考え方もあります。
そのような場合に、低コストで利用できるバーチャルオフィスは、事業フェーズに合わせて資金を配分するための選択肢として活用できます。
単に「安いオフィスを選ぶ」というより、現時点で必要性の低い固定費を持たないための選択肢として考えるとよいでしょう。
法人登記や郵便対応だけ先に整えたい場合
事業開始時点では作業スペースを必要としていなくても、法人設立や取引開始にあたって、事業用住所や郵便物の受取先が必要になることがあります。
たとえば、
- 法人登記を先に済ませたい
- 自宅とは別の事業住所を用意したい
- 法人宛ての郵便物を受け取れる環境を整えたい
- Webサイトや契約書などに記載する住所を確保したい
といったケースです。
バーチャルオフィスなら、必要な住所機能を先に整え、専用の作業スペースは事業規模や働き方に応じて後から検討できます。
バーチャルオフィスが向いていないスタートアップとは？
バーチャルオフィスは、固定費を抑えながら事業用住所や法人登記に必要な機能を確保できる一方で、事業内容や働き方によっては適さない場合もあります。
特に、実際の作業場所や専用設備が欠かせない場合は、レンタルオフィスや賃貸オフィスなど実体のあるスペースを確保したほうがよいでしょう。
専用の作業スペースや設備が必要
バーチャルオフィスには、原則として日常的に利用する専用の作業スペースはありません。
そのため、製造設備や機材を常設する必要がある事業、商品在庫を保管する事業、店舗型サービスなどには向いていません。
また、複数人で日常的に作業する場所が必要な場合も、住所機能だけでは十分とはいえないでしょう。こうしたケースでは、必要な広さや設備を確保できるレンタルオフィスや賃貸オフィスなどを検討する必要があります。
従業員が常時出社する
従業員が毎日または高い頻度で出社する企業も、バーチャルオフィスだけでは対応しにくいケースです。
リモートワーク中心であれば問題になりにくい一方、チームで対面しながら業務を進める場合や、出社を前提とした働き方を採用する場合は、継続的に利用できる執務スペースが必要です。
従業員数が増えて出社頻度も高くなってきた場合は、事業成長に合わせてレンタルオフィスや賃貸オフィスへ移行することも検討するとよいでしょう。
来客・商談が頻繁にある
バーチャルオフィスによっては貸し会議室を利用できるため、必要なときだけ商談スペースを確保することは可能です。
しかし顧客や取引先の来訪が頻繁にあり、日常的に対面での打ち合わせを行う場合は、都度会議室を予約するよりも、常設の応接スペースを備えたオフィスのほうが使いやすいことがあります。
反対に、対面商談が月に数回程度であれば、会議室を必要なときだけ利用するほうが固定費を抑えやすい場合もあります。来客頻度まで含めて、実際に必要なスペースを判断しましょう。
許認可で実体のある事務所が必要
業種によっては、営業許可や登録を受けるために、独立した事務所や営業所などの設置が求められる場合があります。
こうした要件がある業種では、住所だけを利用するバーチャルオフィスでは許認可の条件を満たせない可能性があります。
必要な事務所要件は業種や許認可によって異なるため、事業開始前に管轄する行政機関や専門家へ確認しておくことが重要です。
バーチャルオフィスの利用可否だけでなく、その住所・施設形態で必要な許認可を取得できるかまで確認したうえで契約しましょう。
スタートアップにはバーチャルオフィスとレンタルオフィスのどちらが向いている？
スタートアップの事業拠点としては、バーチャルオフィスだけでなく、実際の作業スペースを利用できるレンタルオフィスも選択肢になります。
どちらが向いているかは、「住所機能があれば十分か」「日常的な作業スペースが必要か」によって大きく変わります。まずは、それぞれの違いを比較してみましょう。
| 項目 | バーチャルオフィス | レンタルオフィス |
|---|---|---|
| 初期費用・固定費 | 抑えやすい | 比較的高い |
| 法人登記 | 対応サービスなら可能 | 多くの場合可能 |
| 専用の作業スペース | 原則なし | あり |
| 郵便物の受取 | 対応可能 | 対応可能 |
| 電話サービス | オプション等で利用可能 | 提供される場合あり |
| 会議室 | 必要時に利用できる場合あり | 併設されていることが多い |
| 向いている企業 | 少人数・リモート中心 | 出社・来客が多い |
固定費を抑えたいならバーチャルオフィス
日常的に使用する作業スペースを必要としないスタートアップであれば、バーチャルオフィスが向いています。
専用スペースを借りないため、賃料や設備費などを抑えながら、法人登記用の住所や郵便対応といった必要なオフィス機能を確保できます。
特に、創業メンバーが少人数でリモートワークを中心にしている場合や、普段は自宅・コワーキングスペースなどで業務を行う場合は、実際の利用頻度が低いオフィスを契約するよりも効率的です。
日常的な作業場所が必要ならレンタルオフィス
従業員が出社して業務を行う場合や、チームで同じ場所に集まって働く必要がある場合は、レンタルオフィスのほうが適しています。
レンタルオフィスは、机や椅子、インターネット環境などが整った専用スペースを利用できるサービスが多く、一般的な賃貸オフィスよりも短期間で業務環境を整えやすい点が特徴です。
また、来客や対面商談が多い企業では、会議室や受付などの設備を備えたレンタルオフィスのほうが使いやすいケースもあります。
ただし、作業スペースを確保する分、バーチャルオフィスよりも費用は高くなる傾向があります。利用人数や必要な広さ、設備などを確認し、毎月の固定費とのバランスを考えることが大切です。
事業フェーズと必要な機能を基準に選ぶ
バーチャルオフィスとレンタルオフィスは、どちらが優れているというものではありません。
たとえば、創業直後はバーチャルオフィスで住所や法人登記、郵便対応を整え、従業員が増えて常設の作業スペースが必要になった段階でレンタルオフィスへ移行する方法もあります。
反対に、事業拡大後もリモートワークを中心に運営できるのであれば、バーチャルオフィスを継続して利用することも可能です。
まずはバーチャルオフィスで必要な機能だけを確保し、従業員数や働き方が変わった段階でレンタルオフィスへ移行するなど、事業フェーズに合わせて見直す方法もあります。
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スタートアップがバーチャルオフィスを選ぶポイント
スタートアップがバーチャルオフィスを選ぶ際は、月額料金の安さだけでなく、法人登記や郵便対応、会議室など、自社に必要な機能が揃っているかを確認することが大切です。
創業時には不要でも、事業の成長に伴って必要になるサービスもあります。現在の使い方だけでなく、今後の事業展開も見据えて比較しましょう。
法人登記に対応しているか
法人設立を予定している場合は、契約するプランが法人登記に対応しているかを必ず確認しましょう。
バーチャルオフィスのなかには、住所利用はできても法人登記には対応していないサービスやプランもあります。
また、法人登記に追加料金がかかる場合もあるため、月額料金だけでなく、登記利用時の総額まで確認しておくと安心です。
郵便物の受取・転送方法が使いやすいか
法人設立後は、行政機関や金融機関、取引先などから事業宛ての郵便物が届くようになります。
そのため、郵便物の受取・転送方法が自社の使い方に合っているかも重要です。
確認しておきたいポイントとしては、次のようなものがあります。
- 郵便物の転送頻度
- 転送料
- 到着通知の有無
- 写真通知の有無
- 店舗での直接受取に対応しているか
- 急ぎの郵便物を個別に転送できるか
特に、重要書類が届く機会が多い場合は、郵便物が到着したことをすぐ確認できるサービスがあると便利です。
会議室や電話サービスを利用できるか
普段はリモートワークを中心にしていても、事業を進めるなかで対面での打ち合わせや電話対応が必要になることがあります。
たとえば、以下のようなケースです。
- 取引先との商談
- 投資家との打ち合わせ
- 採用面接
- 顧客との面談
貸し会議室や転送電話、電話秘書代行などを利用できるバーチャルオフィスであれば、常設のオフィスを持たなくても、必要な場面に応じてビジネス環境を整えやすくなります。
事業拡大後にも対応しやすいか
スタートアップは、事業の成長によって必要な機能が変わりやすい点も特徴です。
創業時は住所利用と郵便対応だけで足りていても、事業が拡大すれば電話対応や会議室、複数拠点の利用などが必要になることがあります。
そのため、オプションサービスの追加やプラン変更に対応しているかも確認しておきましょう。
将来必要になる可能性がある機能を後から追加できれば、事業フェーズが変わるたびにバーチャルオフィスを乗り換える手間も抑えやすくなります。
法人設立や銀行口座開設の支援があるか
創業時には、バーチャルオフィスの契約だけでなく、法人設立や法人口座の開設など、さまざまな手続きが発生します。
バーチャルオフィスによっては、法人設立に関するサポートや、提携金融機関の紹介など、創業者向けのサービスを提供している場合があります。
こうした支援を利用できれば、事業開始時の手続きを進めやすくなるでしょう。
ただし、金融機関の紹介サービスを利用した場合でも、法人口座の開設が保証されるわけではありません。実際の口座開設には各金融機関による審査があるため、その点も理解したうえで利用することが大切です。
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スタートアップのバーチャルオフィス利用に関するよくある質問
Q1.スタートアップでもバーチャルオフィスで法人登記できますか？
法人登記に対応しているバーチャルオフィスであれば、スタートアップでも本店所在地として住所を利用できます。
ただし、すべてのバーチャルオフィスやプランが法人登記に対応しているとは限りません。契約前に、登記利用の可否や追加料金の有無を確認しておきましょう。
また、許認可が必要な業種では、バーチャルオフィスの住所では要件を満たせない場合があります。
Q2.バーチャルオフィスでも法人口座を開設できますか？
バーチャルオフィスを利用していることだけを理由に、法人口座を開設できないとは限りません。
ただし、口座開設には金融機関ごとの審査があり、事業内容や取引実態、代表者情報などが確認されます。
バーチャルオフィスによっては提携金融機関の紹介サービスを利用できる場合もありますが、紹介を受けたからといって口座開設が保証されるわけではありません。
Q3.投資家や取引先からの印象に問題はありませんか？
バーチャルオフィスを利用しているからといって、必ずしも取引先や投資家からの評価が下がるわけではありません。
ただし、取引開始時や資金調達の際には、会社所在地や事業実態、事業内容などを確認される場合があります。特に資金調達を予定しているスタートアップでは、住所だけでなく、どのような事業を行っているのかを説明できる状態を整えておくことが重要です。
Webサイトに事業内容や代表者情報、連絡先などを明記するほか、必要に応じて事業計画や実際の活動状況を示せるようにしておくとよいでしょう。
Q4.会社が成長したらレンタルオフィスへ移転するべきですか？
必ずしも移転する必要はありません。
従業員が増えて日常的な作業スペースが必要になった場合や、来客・商談の機会が増えた場合は、レンタルオフィスや賃貸オフィスへの移転を検討するとよいでしょう。
一方、事業が成長した後もリモートワークを中心に運営できるのであれば、バーチャルオフィスを継続して利用する選択肢もあります。
従業員数や働き方、必要な設備などに合わせて判断しましょう。
スタートアップに適したオフィスを選ぼう！
スタートアップのオフィス選びでは、現在の働き方や事業内容、必要な設備、今後の事業拡大まで見据えて判断することが大切です。
少人数・リモート中心で事業を始める場合や、法人登記・郵便対応などを中心に利用したい場合は、バーチャルオフィスが適しています。一方、従業員が常時出社する場合や、専用設備・作業スペースが必要な場合は、レンタルオフィスや賃貸オフィスのほうが使いやすいでしょう。
創業時から将来のオフィス形態を固定する必要はありません。事業フェーズに合わせて必要な環境を整えていきましょう。
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創業初期の固定費を抑えながら、事業の成長に合わせて必要な機能を追加したい方は、ぜひレゾナンスのバーチャルオフィスをご検討ください。