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「PDCA」とは?今さら聞けないPDCAの意味をわかりやすく解説!

ビジネスでは「PDCAを回す」といったフレーズをよく耳にしますが、皆さんはその意味やすべきことについて具体的な説明ができますか? PDCAを業務に積極活用していた方ならまだしも、そうでないのなら「何となくは分かるけれど、具体的に説明するのは難しい」という方が多いかもしれませんね。

ここでは、今さら聞けない「PDCAの意味」について解説。PDCAの4ステップですべきことや、成功のコツをお伝えします。今の仕事や起業後の事業、業務にPDCAを取り入れ、常に改善・業績アップを目指しましょう。

PDCAとは?

「PDCA」とは、業務を改善するためのフレームワークです。

PDCAが考え出されたのは1950年。アメリカの統計学者であるウィリアム・エドワーズ・デミング氏を中心としたメンバーから生み出された考え方で、同年に日本でも広く取り入れられるようになりました。

PDCAは以下の4つの要素をサイクル化し、循環していくことで業務改善をはかります。

Plan(計画)
Do(実行)
Check(評価)
Action(改善)

業務の課題を解決する計画を立て、実行し、結果を評価して改善につなげる。
この4ステップの頭文字を取って「PDCA」と呼んでいます。

PDCAの各ステップで“やるべきこと”とは?

PDCAを導入すると、「計画をして実行し、評価、改善をする」といった一連の流れが生まれます。これにより業務・事業の改善がしやすいメリットがあるのです。

またPlan(計画)の時点で目標(KPI)を具体化することで、日々やるべきタスク、目標の達成度などが浮き彫りになります。これにより「頑張るといっても何を頑張ればいいのか分からない」といったことがなくなり、従業員がモチベーションを維持しやすくなるでしょう。

ここでは、PDCAの各ステップですべきことをご紹介します。

①Plan(計画)

PDCAの起点となる「Plan(計画)」では、課題の認識から目標の数値化、計画の策定などを行います。
ここでどれだけ計画を具体化できるかが、PDCAの成功を左右するといっても過言ではありません。

  • 現状を正確に分析、目的とのギャップの洗い出し
  • 課題へ優先順位をつける
  • 定量的な目標(KGI)の策定
  • 「契約○件」など、課題を数値化する(KPI)
  • 実行計画を策定する

課題を明確に抽出しないと効果的な実行計画が立てられないため、Plan(計画)のステップはていねいに行うようにしましょう。かといって高すぎる目標を立ててしまうと計画倒れになってしまうため、実現可能な目標を心がけることも大切です。

②Do(実行)

Do(実行)とは、文字どおりPlanで策定した計画を実行する段階です。
この段階では「計画を実行できるタスクに落とし込むこと」「タスクを実行すること」が重要になります。
また、実行プロセス、実行した結果の「事実」を正確に記録しておくことも大切です。

  • 計画をタスクに細分化、実行できるよう整理する
  • タスクを確実に実行する
  • プロセスや結果を記録し、計画:現実の“ギャップ”を知る

計画と現実にギャップがあることを把握できれば、次の「Check」で評価がしやすくなります。

③Check(評価)

Check(評価)のステップでは、「計画が順調に進んだか」「目標数値を達成したのか」を振り返ります。

  • 計画した内容を実施できたか
  • 計画で決めた目標は妥当だったのか
  • どのような成果が得られたか

結果の良し悪しだけではなく、「結果に至るまでの理由や要因」を分析することも忘れないようにしましょう。
この分析段階で「数値化した(定量的な)目標」が役立ちます。
データをもとに分析、検証し、改善点を洗い出しましょう。

④Action(改善)

Checkで評価した内容は、最後のAction(改善)につなげます。
改善点が複数ある場合は、どれが最も優先すべきなのか「優先順位」をつけましょう。

  • よかった点について「なぜ結果につながったのか」を考察、次の計画へ活かす
  • 悪かった点をリストアップする
  • 改善点に優先順位をつけ、具体的な改善策を出す

PDCAサイクルにおいて「すべてがうまくいく」というのはなかなか難しいものです。
おそらく、Checkの時点で「よかった点」「悪かった点」の両方が浮かび上がってくるはずです。

よかった点はそのまま伸ばし、悪かった点は改善策を出して次につなげましょう。
それでも改善しない場合は、計画の中止も検討すべきです。

PDCAを企業活動に導入し、成功するには?

PDCAを企業へ取り入れ、成功するにはどうすればよいのでしょうか。
本項では、PDCAを成功させる“3つのコツ”をご紹介します。

  • PDCAを可視化し、チームで共有する
  • 強制的に習慣化してしまう
  • 達成できそうな目標を設定し、徐々に上方修正する

それぞれくわしく見ていきましょう。

PDCAを可視化し、チームで共有する

PDCAを回そうとしても、「Planを実行(Do)できない」というのは存外よくあることです。

その原因としては「計画を立てても日々の業務に追われて実行に移せない」というものが挙げられるでしょう。業務が忙しく差し込みで急にこなさなければならない仕事が増えると、PDCAを回すことが困難になります。また、そもそもPlanの段階でハードルが高すぎる目標を掲げている、なんてケースも少なくありません。

そこでおすすめなのが、単独ではなく「チーム単位」でPDCAをシェアすること。
PDCAのファーストステップとして計画を立てたら、チームメンバーに共有、相談して進めていくのです。
計画に無理があるようなら指摘してもらうこともできますし、チーム全体でPDCAを回すとなれば「実行しなくてもいいか」という甘えも生まれにくくなります。
さらにチームでデータとしてPDCAのプロセス、課題を記録していけば、後々分析や改善行動(Check、Action)にもつなげやすくなるでしょう。

強制的に習慣化してしまう

PDCAはとにかく1サイクルを回しきってしまうのがおすすめです。せっかく行動をしても確認や改善につながらなければ、PDCAを行う意味そのものがなくなってしまいます。

とはいえ、実際の業務では、PDCAサイクルを回しきらなくても「行動(Do)」までで済んでしまうのが実状ではないでしょうか。所定の業務さえ終わってしまえば、確認・分析は後回しにして次の業務に移る……というケースは多いですよね。

そこでおすすめなのが、「PDCAの習慣化」です。たとえば「月曜日の午後にPDCAの振り返りタイムを設ける」というふうに、強制的にPDCAの確認や見直し、分析と計画立てをする時間を設けてしまうことで、PDCAサイクルを回すことが当たり前になります。
そうなれば、PDCAの効果を最大化できるようにもなるでしょう。

達成できそうな目標を設定し、徐々に上方修正する

PDCAの計画段階で「達成できそうにない壮大な目標」を掲げてしまうと、Doの段階でつまずいたり、Checkまで進んでも改善点を見出せなかったりすることがあります。いわば“机上の空論”になってしまった状態です。
また目標が大きすぎると、担当者のモチベーションが上がらず、実行したとしても思ったような効果が得られません。

PDCAをスタートする際は「ちょっと頑張ったら達成できそうな目標」から始めるようにしましょう。
目標を達成できると担当者のモチベーションにもつながりますし、PDCAの効果が実感しやすくなります。
そのうえで「誰でもできる」「PDCAの進捗や効果が見える」仕組みを作ってしまえば、PDCAを回すのが当たり前になっていきます。

なおPDCAを導入する場合は、ずっと同じレベルの目標ではなく、「毎回少しハードルを上げた目標」に上方修正していくのがおすすめ。少しずつ上方修正していくことで、気付いたころには達成のハードルが高い目標をやり遂げられるようになります。

PDCAがうまく回らないときはどうすべき?

PDCAサイクルを回そうとしても、実際には「計画からどれぐらいの達成度を得られたのかはっきりしない」「達成したところとそうでないところの評価、フィードバックが難しい」といった失敗がよく見られます。

この原因としては、主に次の3つが考えられるでしょう。

  • 計画(Plan)に穴があり、数字などの具体性がない
  • プロセスが曖昧で改善点を見出しにくい
  • 数字ベースで目標の達成度合いを確認(Check)する

PDCAサイクルを回すには、明確かつ具体的な目標を掲げることが第一歩となります。
たとえば資料請求というアクションにつなげるための営業活動を行う場合、「資料請求の数を増やす」ではなく「資料請求数を0から10へ増やす」といった形で、数字を使って目標を立てるのです。

また、目標達成のためのプロセス(Do)もなるべく記録し、数字化することが重要です(『DM送付600件を実施』など)。チェック段階においても、パーセンテージや件数などの数字データで結果を判断、評価しましょう。

こうすれば達成度合いも判断しやすくなりますし、次の改善策へとつなげやすくなります。

PDCAを活用して業務改善をはかろう

PDCAサイクルを業務改善に役立てれば、業務においての課題を効率的に解決できます。
また数値などの定量データで考えるクセがつけば、業務の計画や実行、評価がしやすく、改善に関する具体策を見つけやすくなるでしょう。

なお、近年ではPDCAに代わる「OODA(観察、方向付け、判断、行動)」というフレームワークも注目されています。綿密な計画~改善につなげるPDCAに比べると、意思決定がスピーディに行える点がメリットです。

中長期的な計画を実行、改善していく「PDCA」と、短期的な視点で改善を進める「OODA」を使い分け、常に業務改善を進めていきましょう。

この記事の執筆者

ゼニス編集部

月額990円~利用できる格安バーチャルオフィス「レゾナンス」です。2016年にスタートし、現在は「港区浜松町本店」「青山店」「銀座店」「日本橋店」「渋谷店」「恵比寿店」「新宿店」「秋葉原店」「横浜店」「R-INNOVATION銀座店」がございます。

バーチャルオフィスの活用方法や起業についてなど、お役立ち情報をコラムにまと めています。

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