登記書類に含まれる9種の書類の解説

法務局に提出する書類一式について、解説致します。

1.登記申請書

登記申請書は会社名(商号)や本店の所在地や添付書類の一覧などを記載した、所謂、表紙となります。実費として支払う登録免許税額もこちらに記載します。申請日についても記載しますが、申請日=会社設立日となります。予め法務局に申請するスケジュールを記載しましょう。また登記事項ではありませんが、商号のフリガナについても、こちらの申請書に記載することが義務となりました。(法務局にも登録情報として残ります。)

2.登録免許税納付用印紙貼付台紙

登録免許税納付用印紙貼付台紙とは、登記申請の際に必要な登録免許税分の収入印紙を張り付けるA4サイズの台紙のことです。
収入印紙は郵便局や法務局などで購入し、この台紙の中央に貼り付けて提出をします。この際、収入印紙への消印はしないでください。

3.定款

公証役場にて認証を終えた定款のことです。法務局には認証済みのものを1通、提出する必要があります。通常、公証役場では2通の発行を依頼し、1通は法務局に提出、もう1通は会社控え分として保管されておくことをお勧め致します。

4.発起人の決定書

通常、定款においては、本店所在地を最小行政区までの記載に留めます。(変更の際に、最小行政区内であれば変更不要になるためです。)その場合に「発起人全員が合意して本店所在地を決定した」ことを証明するために必要となるのが発起人の決定書です。

5.設立時取締役(代表取締役)の就任承諾書

取締役及び代表取締役の情報は定款にも記載があります。改めてこの就任承諾書を提出する意味は、当事者個人が改めて、「設立時に取締役(代表取締役)に就任することを承諾した」旨を表明するために必要となります。そのため、この書面に押す印鑑は、印鑑証明書に記載されている個人の実印を用います。添付書類として印鑑証明書も提出しますので、住所、氏名、印影が一致しているかどうかを法務局側は確認します。
なお就任承諾書は以下の3通りのものがあります。

  • 就任承諾書(代表取締役)
  • 代表取締役に関する就任承諾書です。当然、取締役にも就任しますので、代表取締役兼取締役の就任承諾書という内容になります。

  • 就任承諾書(取締役)
  • 取締役に関する就任承諾書です。所謂、平取締役に就任する場合のものです。

  • 就任承諾書(監査役)
  • 監査役に関する就任承諾書です。定款にて監査役の設置を定めた場合、就任する監査役殻承諾を得る必要があります。

6.払込証明書

定款に記載されている通りの資本金(出資金)の払い込みがあったことを証明する書類です。
払込証明書には払い込みの内容(総額や株式数)、日付、本店所在地、商号、代表取締役の氏名等を記載し、下記の銀行通帳コピーを重ねて製本し各ページに割印をします。

  • 銀行通帳の表紙
  • 表紙をめくった裏表紙(口座番号や名義人が記載されているページ)
  • 入金内容が記帳されているページ

インターネットバンキングにおける通帳コピーを使用する場合、
「銀行名、支店名、口座名義人、口座番号、入金箇所、残高」
の項目のスクリーンショットを出力したものを使用します。

7.印鑑(改印)届出書

法人の実印を登録するための書類です。代表取締役は1種類の印鑑を法人の実印として登録することができます。従いまして代表取締役を2名設置する場合には、2種類の印鑑を登録することもできます。(その場合、印鑑届出書は2通、必要となります。)

左上に法人の実印を押す箇所がありますが、ここに押した印影がそのまま、法人の印鑑証明書に反映されることとなりますので、鮮明に押してください。(こだわる方は向きも、真っ直ぐにした方が良いと思います。通常、●点が打たれているところが頂上に来るように押すと真っ直ぐになります。)

そして右中段には個人の実印を押印します。法人の実印と個人の実印が並んで押されることで、この代表取締役に紐づいた法人の実印は、この印影である、ということが法務局に登録されることとなります。

8.登記すべき事項(OCR用紙)

登記すべき内容を記載した書類です。ここに記載された項目がそのまま法人の履歴事項全部証明書等に反映されることとなります。誤記載が無いように注意してください。(もちろん法務局側のチェックも入りますが)なおこちらの書面は、CD-ROM等の電磁的記録媒体に入れてデータの形で提出することも可能です。

9.印鑑証明書(個人)

取締役全員(代表取締役を含む)の印鑑証明書を添付する必要があります。例外として取締役会を設置する場合は、代表取締役のものだけで足りることとなります。ただしその場合は、印鑑証明書の代用として別途、本人確認書類が必要となります。

《取締役等の「本人確認証明書」の例》

  • 住民票記載事項証明書(住民票の写し)
  • 個人番号が記載されていないものを使用してください。

  • 戸籍の附票
  • 住基カード(住所が記載されているもの)のコピー※
  • 運転免許証等のコピー※
  • (※ 裏面もコピーし、本人が「原本と相違がない。」と記載して、記名する必要があります。)

  • マイナンバーカードの表面のコピー※※
  • (※※ 表面(氏名、住所、生年月日及び性別が記載されている面)のみをコピーし、本人が「原本と相違がない。」と記載して,記名する必要があります。)
    なお、市町村長から交付される個人番号の「通知カード」は、本人確認証明書として使用することはできません。


(合同会社の場合の提出書類一式)

営利法人として現在、設立することができるのは、株式会社か合同会社の2つとなります。いくつか比較ポイントはありますが、基本的な税制面、法律面においては、法人であるという点から同一となります。

大きく違う点としては、「株式」という概念が無いのが合同会社です。(代わりに、持分という概念になります。)具体的には、所有と経営を分離させることができないのが合同会社と言えます。株式会社であれば、所有という面は株式を持っている株主、経営という面では取締役が担うこととなり、それぞれに別の方が就任することができますが、合同会社の場合、これが一体となります。つまり、出資をした有限責任社員でなければ役員である業務執行社員に就任することができません。
設立する費用についても株式会社が20万円程度(資本金の額により変動アリ)、合同会社が6万円、という点も比較ポイントの1つです。

合同会社の場合の提出書類一式は下記の通りです。

  • 登記申請書
  • 登録免許税納付用印紙貼付台紙
  • 定款
  • 本店所在地、資本金等の決定書
  • 就任承諾書
  • 払込証明書
  • 印鑑証明書
  • 印鑑(改印)届出書
  • 登記すべき事項(OCR用紙)
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