怪しいバーチャルオフィスを避けるには？安全な運営会社の見分け方と確認ポイント

バーチャルオフィスを検討していると、「怪しい事業者ではないか」「契約してからトラブルにならないか」と不安に感じることもあるでしょう。

バーチャルオフィス自体は、事業用住所や郵便物の受取・転送などを利用できるサービスです。しかし、運営会社によって本人確認や入会審査、郵便物の管理方法、契約条件などは異なります。

そのため料金や立地だけでなく、運営体制まで確認したうえで選ぶ必要があります。

またバーチャルオフィスでは、契約時に本人確認や事業内容・利用目的の確認が行われることがあります。さらに、法人口座の開設や取引先との契約などでは、利用者側が事業の実態を説明する必要が生じる場合もあります。

この記事では、怪しいバーチャルオフィスを避けるためのチェックポイントをはじめ、本人確認や実在確認が行われる理由を解説。

利用者自身が事業の信頼性を示す方法や、レゾナンスが行っている不正利用防止策についてもご紹介します。

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怪しいバーチャルオフィスを避けるには運営体制の確認が重要

怪しいバーチャルオフィスを避けるには、運営会社の実態と契約者の管理体制を確認することが重要です。

バーチャルオフィスというサービス自体が怪しいわけではありません。

専用の事務所を借りずに事業用住所などを利用する仕組みであり、法人登記に対応しているサービスもあります。

ただし、バーチャルオフィスは複数の事業者が同じ住所を利用するため、運営会社が契約者をどのように確認・管理しているかは要チェックです。

本人確認や入会審査が十分でなかったり、運営会社や拠点の情報が分かりにくかったりする場合は、契約先として適切か慎重に判断する必要があります。

また、実際に仕事をする場所と事業用住所が異なるという仕組みから、取引先などに事業実態を確認されることもあります。利用者側にとっても、適切な管理体制を整えたバーチャルオフィスを選ぶことは、自社の事業用住所に対する信頼を保つことにつながるのです。

バーチャルオフィスが違法ではない理由や「怪しい」と思われる背景については、以下の記事で詳しく解説しています。

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バーチャルオフィスは違法？怪しいと言われる理由や法人登記について紹介

「バーチャルオフィスは違法で怪しい」というのは大きな誤解です。本記事ではバーチャルオフィスが怪しいと言われる理由やバーチャルオフィスに関する法律を解説。法人登記や開業できない業種、信頼できるバーチャルオフィスの選び方についてもご紹介します。

怪しいバーチャルオフィスを避けるためのチェックポイント

バーチャルオフィスを選ぶ際は、料金や立地だけでなく、運営会社の情報や審査体制、郵便物の管理方法なども確認しておきましょう。

特に確認したいポイントは、次の5つです。

確認項目	チェックしたいポイント
運営会社・拠点	会社情報や所在地が明確か、実際に拠点が存在するか
本人確認・入会審査	契約時に本人確認や事業内容・利用目的の確認を行っているか
郵便物の管理	受取・保管・転送方法や通知の仕組みが明確か
料金・契約条件	初期費用、月額料金、追加料金、解約条件などが分かりやすいか
問い合わせ対応	契約前の質問に対して、具体的で分かりやすい回答が得られるか

運営会社と拠点の実態を確認する

まずは、バーチャルオフィスを運営している会社の情報を確認しましょう。

公式サイトの会社概要などから、以下が明記されているかを確認します。

「運営歴」については、いつからバーチャルオフィス事業を運営しているのか、これまでの運営実績が公開されているかも確認しておきましょう。

運営会社の情報がほとんど掲載されていない場合や、問い合わせ先が分かりにくい場合は注意が必要です。

あわせて、実際に利用する住所に拠点が存在するかも確認しておきたいポイントです。公式サイトの写真やGoogleマップなどを使えば、建物や周辺環境を確認できます。

郵便物の受取や会議室の利用などで店舗を訪れる可能性がある場合は、所在地だけでなく、営業時間や受付体制も見ておくとよいでしょう。

本人確認・入会審査を行っているか確認する

契約時に本人確認や入会審査を実施しているかも、重要な確認ポイントです。

バーチャルオフィスでは、本人確認書類の提出に加え、事業内容や住所の利用目的などを確認する場合があります。

こうした確認をほとんど行わず、誰でも簡単に契約できる仕組みでは、不正利用を十分に防げない可能性があります。

申込方法を見る際は、「どのような書類が必要か」「事業内容や利用目的を確認する審査があるか」まで確認しておきましょう。

郵便物の管理方法を確認する

バーチャルオフィスの住所には、取引先や行政機関などから重要な郵便物が届くことがあります。

そのため、郵便物をどのように受け取り、保管し、契約者へ通知・転送しているのかも確認が必要です。

たとえば、次のような点を見ておきましょう。

サービス内容が公式サイトや利用規約などに明記されていれば、契約後の認識違いも防ぎやすくなります。

料金・契約条件・利用ルールが明確か確認する

月額料金が安く見えても、初期費用や郵便転送費、法人登記の追加料金などを含めると、想定より費用がかかる場合があります。

契約前には、月額料金だけでなく、次の7点も確認しましょう。

また、利用できない業種や禁止行為などのルールが明記されているかも重要です。

料金や契約条件が分かりにくい場合は、契約前に問い合わせ、実際に利用した場合の総額や条件を確認しておきましょう。

問い合わせ時の対応を確認する

公式サイトの情報だけで判断しにくい場合は、契約前に問い合わせてみるのも有効です。

たとえば、法人登記の可否や郵便物の受取方法、料金、解約条件などについて質問し、具体的な回答が得られるかを確認します。

質問への回答が曖昧だったり、公式サイトの説明と内容が異なったりする場合は、契約後にも認識違いが生じる可能性があるため要注意です。

実際に利用を始めると、郵便物や契約内容などについて問い合わせる機会もあるため、必要な情報を分かりやすく案内してもらえるかも判断材料になります。

バーチャルオフィスの本人確認・実在確認とは？

バーチャルオフィスを利用する際には、運営会社から本人情報や法人情報などの確認を求められます。また、利用開始後も、法人口座の開設や取引先との契約などをきっかけに、事業の実態について説明を求められる場合があります。

ただし、「本人確認」と「実在確認」は、誰が何のために確認するのかによって内容が異なります。

確認する側	主に確認される内容
バーチャルオフィス運営会社	契約者の本人情報・法人情報など。入会審査として事業内容や利用目的を確認する場合もある
金融機関・取引先など	事業内容や取引の目的、実際に事業を行っていることを確認できる情報・資料など

バーチャルオフィスの契約時には、個人であれば本人確認書類、法人であれば法人情報や代表者・取引担当者に関する情報などを確認するのが基本です。

事業者によっては、これに加えて事業内容や住所の利用目的などを確認し、入会の可否を審査します。

一方、金融機関や取引先などから行われる実在確認では、「その住所に常駐しているか」だけでなく、実際にどのような事業を行っているのかが確認される場合があります。

バーチャルオフィスでは登記住所と実際の作業場所が異なることもあるため、Webサイトや契約書、請求書などが事業実態を示す情報となることがあります。

なりすましや不正利用を防ぐため

本人確認を行う目的のひとつは、第三者へのなりすましや、虚偽の情報を使ったサービス利用を防ぐことです。

バーチャルオフィスでは、契約した住所をWebサイトや名刺などに掲載したり、対応しているサービスでは法人登記に使用したりできます。

本人情報を確認せずに住所を利用できる状態では、第三者の名義を使った契約などにつながるおそれがあります。

実際に警察庁も、郵便物受取サービスなどが犯罪に悪用されることを防ぐため、犯罪収益移転防止法に基づく取引時確認が適正に行われることの重要性を示しています。

また、犯罪収益移転防止法（注2）に基づき、郵便物受取サービス業者等の特定事業者（注3）によるサービスが容易に犯罪に悪用されることを防ぐため、国家公安委員会・警察庁は、関係機関と連携しつつ、特定事業者による取引時確認等が適正に行われるよう努めている（注4）。

注1：139頁参照
注2：犯罪による収益の移転防止に関する法律
注3、4：138頁参照

引用元：第3節　警察の取組｜警察庁

同じ住所を利用する契約者の信頼を守るため

バーチャルオフィスでは、ひとつの住所を複数の法人や個人事業主が利用します。

そのため、同じ住所を利用する事業者の中に不正な目的で契約する人がいると、その住所自体に悪い印象がつき、ほかの利用者にも影響が及ぶ可能性があります。

契約者の本人情報や利用目的を確認し、不適切な利用を防ぐことは、運営会社だけでなく、その住所を事業用として利用するほかの契約者にとっても重要です。

犯罪収益移転防止法に基づく確認が必要なため

バーチャルオフィスが提供するサービスのうち、顧客に住所を郵便物の受取場所として使用させる「郵便物受取サービス」の事業者などは、犯罪収益移転防止法上の「特定事業者」に含まれます。

特定事業者の対象となる取引では、同法に基づいて顧客の本人特定事項などを確認する「取引時確認」が必要です。

また、郵便物受取サービス業者などには、一定の場合に疑わしい取引を所管行政庁へ届け出る義務も定められています。

つまり、契約時に本人確認書類の提出を求められるのは「バーチャルオフィスを犯罪に悪用されにくくするため、法律に基づいて必要だから」という理由もあるのです。

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バーチャルオフィス利用者が実在性・信頼性を示すためのポイント

バーチャルオフィスを利用している場合、登記住所やWebサイト上の所在地だけでは、実際にどのような事業を行っているのか伝わりにくいことがあります。

そのため、取引先や金融機関などから事業内容を確認されたときに、自社の実態を説明できる情報を整えておくことが大切です。

Webサイトに事業内容や運営者情報を掲載する

自社のWebサイトには、どのような商品・サービスを提供しているのか、誰が運営しているのかを分かりやすく掲載しておきましょう。

たとえば、次のような情報があると事業内容を把握してもらいやすくなります。

特に、所在地だけが掲載されていて事業内容がほとんど分からないWebサイトでは、取引先などが事業実態を判断しにくくなります。

住所だけでなく、「誰が・どのような事業を行っているのか」が伝わる情報を整えておくことが重要です。

事業実態を説明できる資料を用意する

法人口座の開設や取引先との契約などでは、事業内容や取引実態を確認できる資料の提出を求められる場合があります。

事業の状況によって異なりますが、たとえば次のような資料が事業実態を説明する材料になります。

設立直後などでまだ取引実績が少ない場合でも、事業計画や提供予定の商品・サービスについて説明できる資料があれば、どのような事業を行う会社なのかを伝えやすくなります。

バーチャルオフィスの利用を必要以上に隠さない

バーチャルオフィスを利用していることを知られると不利になるのではないかと考え、できるだけ伏せたいと感じる方もいるかもしれません。

しかし、バーチャルオフィスの利用を隠すと、かえって怪しまれてしまうケースがあります。

金融機関や取引先などから所在地や事業実態について確認された場合は、バーチャルオフィスの利用を含め、実際の事業状況を正確に説明することが大切です。

たとえば「自宅を主な作業場所としている」「顧客先での業務が中心である」など、常設のオフィスを必要としない理由もあわせて説明すれば、バーチャルオフィスを利用している背景を伝えやすくなります。

重要なのは、バーチャルオフィスの利用そのものを隠すことではなく、どのような事業を、どのような形で運営しているのかを説明できる状態にしておくことです。

レゾナンスが不正利用防止のために行っている対策

バーチャルオフィスのレゾナンスでは、契約時のご本人様確認や入会審査を行うとともに、各店舗にスタッフを常駐し、郵便物を管理しております。

ここでは、レゾナンスが実施している主な取り組みを紹介します。

お申し込み内容を確認したうえで入会審査を実施

レゾナンスでは、お申し込み後に入会審査を実施しています。

お申し込み内容を確認し入会審査を行うことで、住所の不正利用防止につなげています。

契約時に本人確認を実施

レゾナンスでは、審査後の本契約時にご本人様確認を行っています。

本人確認の方法は、オンラインで完結するeKYCのほか、郵送や来店にも対応しています。

この本人確認が完了した後に、住所や郵便物転送、電話などの各バーチャルオフィスサービスを利用できる仕組みです。

オンラインで申し込む場合も、申込情報の入力だけで住所を自由に利用できるわけではありません。スマートフォンによる撮影とご本人様確認書類を組み合わせて照合することで、第三者へのなりすましなどによる利用を防いでいます。

【レゾナンスバーチャルオフィスのお申し込みについての詳細】

お申し込み・ご契約のご案内

お申し込みから利用開始までの流れをわかりやすく解説。必要書類や本人確認（eKYC）、支払い方法まで、レゾナンスの契約手続きを事前に確認できます。

各店舗にスタッフが常駐して郵便物を管理

レゾナンスでは全店舗にスタッフが常駐しており、ご契約者様宛てに届いた郵便物を店舗で受け取ります。

到着した郵便物・宅配便はスタッフが撮影し、お写真付きで通知するサービスもご提供しています。

郵便物の写真通知サービス（無料）

届いた郵便物を写真で確認できる無料サービス。スタッフが到着物を撮影し即時通知するため、転送の判断や重要書類の確認もスムーズに行えます。

※郵便物には保管期間がございます（到着から1ヶ月間）。保管期間を過ぎた郵便物は破棄対応となります。

※登録のない法人名宛の郵便物は、犯罪収益移転防止法の指導によりお渡しができかねます。詳しくは、郵便物転送業務のご案内をご参照ください。

郵便物転送業務のご案内

郵便物の受け取り・転送ルールをわかりやすく解説。受取方法や転送スケジュール、費用、取り扱い不可物など、利用前に確認しておきたいポイントをまとめています。

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バーチャルオフィスの安全性に関するよくある質問

バーチャルオフィスを利用する際の安全性や信頼性について、よくある疑問をまとめました。

Q1.バーチャルオフィスを利用していると取引先に怪しまれる？

バーチャルオフィスを利用しているという理由だけで、必ずしも取引先から怪しまれるわけではありません。

ただし、所在地を確認された際に複数の企業が同じ住所を利用していることが分かったり、実際の作業場所について質問されたりする場合はあります。

その際に、Webサイトや会社概要などで事業内容が明確になっており、必要に応じて事業実態を説明できれば、相手にも自社の状況を伝えやすくなります。

Q2.審査なしで契約できるバーチャルオフィスは避けたほうがいい？

本人確認や入会審査をほとんど行わずに利用できる場合は、契約者をどのように確認・管理しているのか確認しましょう。

本人確認や利用目的の確認が適切に行われているかは、運営会社を判断する材料のひとつです。

Q3.バーチャルオフィスの住所が過去に不正利用されていないか確認できる？

過去の利用者による不正利用の有無を、契約希望者がすべて把握することは難しいでしょう。

そのため、特定の住所について過去の利用状況だけを調べるよりも、現在の運営会社が本人確認や入会審査を行っているか、会社情報や利用規約を公開しているかなど、現在の管理体制を確認することが重要です。

住所をインターネットで検索し、どのような企業や事業者が利用しているかを確認する方法もあります。

Q4.バーチャルオフィスを利用していても法人口座は開設できる？

バーチャルオフィスを本店所在地としている法人でも、法人口座を開設できる可能性はあります。

ただし、口座開設の可否は金融機関ごとの審査によって判断されます。事業内容や取引目的、事業実態などについて確認される場合もあるため、必要な情報や資料を提示できるようにしておくことが大切です。

まとめ

バーチャルオフィスを選ぶ際は、料金や立地だけでなく、運営会社や拠点の実態、本人確認・入会審査、郵便物の管理方法、契約条件なども確認する必要があります。

特に、複数の事業者が同じ住所を利用するバーチャルオフィスでは、運営会社が契約者を適切に確認し、不正利用を防ぐための体制を整えているかが重要です。

また、利用者側も、Webサイトや各種資料を通じて事業内容を示し、金融機関や取引先などから確認を受けた際に事業実態を説明できる状態を整えておくと、バーチャルオフィスを利用しながら自社の信頼性を伝えやすくなります。

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※口座開設には審査がございます。

レゾナンスでは、契約時の本人確認や入会審査を実施し、各店舗でスタッフが郵便物を受け取り・管理しています。

バーチャルオフィス選びで迷っている方は、ぜひレゾナンスのバーチャルオフィスをご活用ください。

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