帳簿とは? 付ける目的や主要簿・補助簿の帳簿付け方法、保存期間をわかりやすく解説!

帳簿とは? 付ける目的や主要簿・補助簿の帳簿付け方法、保存期間をわかりやすく解説!

個人事業や法人として会社を経営していくときには「帳簿」をつけなくてはなりません。またお金の流れを記録することを「記帳」といいますが、なぜ帳簿に記帳をしなくてはならないのでしょうか。

ここでは帳簿を付ける目的や意味、主要簿・補助簿の種類や付け方をご紹介します。帳簿の保存期間や帳簿付けの手段についても解説しているので、ぜひご覧ください。

帳簿とは? 帳簿付けが必要な理由

事業を営むための取引では、必ずお金のやりとりが発生します。
このお金のやり取りを記録したものが「帳簿(台帳、帳面)」です。

帳簿をつけることで正しい税額計算ができる

帳簿には取引内容と日時、取引先、資産や負債の状況などを正確に記入します。
これにより、お金の出入りや推移などが客観的に確認できるのです。

客観的にお金の出入りが確認できる帳簿があることで、税務署は正しい税額を算出し、納税を通知できるようになります。

帳簿をつけることで財政状況を把握しやすくなる

また、事業や会社の経営状態、および財政の状況を把握するうえでも、帳簿は必要になります。

子どもの頃には「お小遣い帳」でお小遣いを管理していた人も多いかと思います。
お小遣い帳を書くと「もともといくら持っていて、○円使ったから○円残っている」「本を買ったから○円減った」というふうに“何にいくら使って、どれだけのお金が「資産」として残っているのか”が分かりやすくなりますよね。

これは事業や会社の経営にも通ずることで、財政状況を正しく把握することで、正しい経営判断ができるようになるのです。

特に資産(負債を含む)がわかる「貸借対照表」、お小遣い帳のように収入・経費が一覧化された「損益計算書」は、財政状況を把握するうえで必須となります。

帳簿には「主要簿」「補助簿」がある

帳簿には「主要簿」「補助簿」の2種類があります。

主要簿とは

主要簿は「総勘定元帳」「仕訳帳」の2種類の帳簿のことです。

・総勘定元帳
・仕訳帳

この2つは取引が発生すると必ず記入しなくてはならない帳簿で、事業の運営には必要不可欠なものとなっています。

補助簿とは

補助簿とは、主要簿を補足するための帳簿です。

・現金出納帳
・預金出納帳
・固定資産台帳
・売掛帳
・買掛帳
・仕入先元帳
・商品有高帳 など

これら補助簿はすべての事業者に必要なものではなく、あくまでも必要なもののみ使用します。

帳簿の保存期間は7年間

作成した帳簿は、確定申告や税務申告で必要になります。
提出はしなくてもよいですが、その年の確定申告(税務申告)提出期限の翌日以降、7年間は保管しておかねばなりません。この対象となる帳簿、および書類は以下のとおりです。

【7年間の保存が必要になる帳簿】
・総勘定元帳
・仕訳帳
・現金出納帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
・固定資産台帳
・売上帳
・仕入帳 など

【7年間の保存が必要になる書類】
・棚卸表
・貸借対照表(※)
・損益計算書(※)
・領収書
・預貯金通帳
・請求書 など

なお、「書類」において、前々年分所得が300万円以下の場合は5年間の保存でかまいません。

【5年間の保存が必要になる書類】
・請求書控え
・見積書
・契約書
・納品書控え
・注文書 など

※貸借対照表、損益計算書の2つは「青色申告決算書」としてまとめて呼ばれることもあります。

参考リンク:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁

この保存期間は法人だけではなくフリーランス、個人事業主も同様です。

主要簿・補助簿の記帳方法は?


帳簿には主要簿、補助簿がありますが、それぞれどのように記入していけばよいのでしょうか。
早速記入例を見ていきましょう。

主要簿の記帳方法

主要簿(総勘定元帳、仕訳帳)の記帳は「仕訳帳」→「総勘定元帳」の順に記帳していくとよいでしょう。

【仕訳帳】

日付

(年/月日)

摘要元丁借方貸方
202211/5(現金)

(売掛金)

A社から回収

8

6

30,000 

30,000

取引の日付順に、左から記入していきます。

1.日付を記入する
2.摘要(現金や売上、売掛金などの勘定科目)を記入。メモ書きがあれば摘要内に書く
3.元丁(総勘定元帳の転記先ページ)を記入
4.摘要に応じた借方、貸方の金額を記入する

【総勘定元帳】

日付

(年/月日)

摘要仕丁借方貸方借/貸残高
202211/8現金1230,00030,000

総勘定元帳にはお金の種類(勘定科目)や出入りの金額、全体の残高を記入します。
仕訳帳をもとに以下の手順で転記していきます。

1.日付を記入
2.摘要を記入
3.仕丁(仕訳帳の元のページ数)を記入
4.借方または貸方の金額を記入
5.借方残高なのか、貸方残高なのかを記入
6.総残高を記入

なお、会計ソフトを利用していれば自動的に転記してくれるので、帳簿付けがラクになります。

補助簿の記帳方法

補助簿(現金出納帳・預金出納帳・固定資産台帳・売掛帳・買掛帳・仕入先元帳・商品有高帳など)にはさまざまな種類があり、それぞれ記帳方法が異なります。

ここでは、現金のやりとりに使う「現金出納帳」の記入例をご紹介します。

【現金出納帳の場合】

日付

(年/月日)

摘要収入支出残高
202211/7A社の売掛金回収30,000 100,000

こちらも主要簿と同じで、左から記入していきます。

1.取引が発生した日付を記入
2.摘要(勘定科目や取引先)を記入
3.お金が入ってきた時は「収入」、出て行ったときは「支出」へ金額を記入
4.現金の残高を記入

残高は繰り越すことになるので、月初めの現金出納帳には前月までの残高を記帳します。
その際の摘要欄には「前月繰越」と書けばOKです。

帳簿の付け方には複式簿記と単式簿記(簡易帳簿)がある


帳簿の記帳方法には複式簿記と単式簿記の2つの方法があります。
複式簿記は「貸方」「借方」を利用するのが特徴で、取引を2つの科目で記帳していく方法です。

単式簿記に比べると記帳が複雑になりますが、青色申告で65万円の特別控除を受けるには、複式簿記による記帳が必須です。

・複式簿記……青色申告(65万円控除のあるほう)
・単式簿記……簡易帳簿とも呼ばれる。白色申告、青色申告(10万円控除)

一方単式簿記とは、1つの取引に対し1つの科目で記帳していく形式を指します。
記帳がシンプルで分かりやすいため、簿記の知識がない人でも記帳しやすいメリットがあります。
白色申告や青色申告の簡易簿記申告では、単式簿記で帳簿を作成していれば問題ありません。

ただし結論から言うと、青色申告をするのであれば、65万円の特別控除が受けられる複式簿記の記帳を選ぶほうがおすすめだといえます。経費等を差し引いた事業所得が58万円を超える場合、控除10万円の青色申告よりも、65万円の青色申告特別控除のほうが節税につなげやすいからです。

特別な理由がない限りは、複式簿記による青色申告(65万円控除あり)を選ぶとよいでしょう。
会計ソフトを導入すれば、複式簿記でかつ簿記の知識がなくても、簡単に帳簿付けができます。

帳簿を簡単につけるなら会計ソフトがおすすめ

帳簿付けの方法には、大まかに「手書き」「Excel」「会計ソフト」による記帳の3つが挙げられます。

手書きでの帳簿付け

手書きは最もコストがかかりませんが、複式簿記の知識が必須です。また計算ミス、記帳間違いなども起こりやすいため、特別な理由がない限りは別の方法がおすすめです。

Excelでの帳簿付け

またExcelで帳簿付けをする場合、マクロ、関数を活用すれば、計算なども自動で行ってくれるよう設定できます。もともとExcelを使用しているのであれば導入コストもかかりませんし、異なるデバイス間での互換性も高いです。

ただし、手書きのときと同じく簿記の知識が必要であること、帳簿のフォーマットは自身で作成しなければならないことに注意しましょう。

会計ソフトでの帳簿付け

なお「簿記の知識に自信がない」「Excelもそこまで詳しくない」という場合は、会計ソフトを利用することをおすすめします。

会計ソフトにはクラウド型(オンラインブラウザで利用するタイプ)とパッケージ型(インストールするタイプ)があります。

クラウド型はPCやタブレット、スマートフォンなど端末を問わず利用できる点がメリットです。初期の導入コストも低く済ませられます。
パッケージ版はネット環境のない場所でも使えること、専門的な税務処理に対応していることなどがメリットです。

個人事業であれば初期コストの低いクラウド型が、法人の帳簿付けにはパッケージ型がおすすめといえます。

【クラウド型会計ソフトの一例】
弥生オンライン
Money Forward クラウド
freee会計

【パッケージ型会計ソフトの一例】
弥生会計
わくわく財務会計
勘定奉行

会計ソフト(特にクラウド型)には、銀行口座やクレジットカードと紐づけることで、お金の出入りがあったとき自動的に記帳してくれるものもあります。

こうした機能を活用すれば、帳簿付けの手間を大きく省くことができるでしょう。

帳簿付けは事業に必須! こまめに記帳しよう

帳簿付けは事業のお金の出入りを管理し、公的に証明するための重要な書類です。

確定申告や税務申告では提出をしないものの、7年の保管が義務付けられています。抜けや漏れがないよう、確実に記帳し、年度別に分けて保管するようにしましょう。

電子データで保存する場合(電子帳簿)も保存期間は7年間となりますが、電子帳簿での保存にはJIIMAという機関に認証されたソフトを使用する、検索機能を備えていることなどが条件となっている点にも留意が必要です。

なお、帳簿付けをまとめて行おうとするとかなり大変になります。
「毎日」「週一回」「月一回」など頻度を決め、定期的に記帳していくようにしましょう。

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