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バーチャルオフィス利用で得られるビジネス上の信用力と注意点|成功事例も紹介

バーチャルオフィス利用で得られるビジネス上の信用力と注意点|成功事例も紹介

ビジネスを始める際に企業の信頼性を高めることは極めて重要です。特に、法人登記の住所やビジネスの拠点としてのイメージは、取引先や顧客に大きな影響を与えます。

バーチャルオフィスは物理的なオフィスを持たなくても、プロフェッショナルな住所を利用できる点が魅力です。その一方で、利用にあたり注意点も存在します。

本記事ではバーチャルオフィスを活用することで得られる信用力と、事業運営において気をつけるべきポイントについて詳しく解説します。

レゾナンスバーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを持たずに、法人登記可能な住所や電話応対、郵便物受取などの機能を提供するサービスのことです。

スタートアップ企業や個人事業主が、低コストで事業の信頼性を高める目的で活用するケースが多く見られます。

利用できる主なサービス

法人登記住所の提供 企業の所在地として法人登記ができるサービス。
固定電話番号の取得 一等地の電話番号を取得し、受発信に使用できるサービスです。
電話応対・転送サービス 専用の電話番号を取得し、プロのオペレーターが対応。
郵便物受取・転送 ビジネスに必要な書類を受け取り、自宅や指定の住所に転送。
貸し会議室の利用 クライアントとの打ち合わせやプレゼンテーションに活用可能。
コワーキングスペース 業務、作業に使えるワークスペースが利用できる場合もあります。

バーチャルオフィスが与えるビジネス上の信用力とは

バーチャルオフィスが与えるビジネス上の信用力とは

バーチャルオフィスを活用すると、ビジネス上の信用力を高めることができます。

一等地の住所を利用できる

バーチャルオフィスを利用すると、東京都心や主要都市の一等地住所をビジネス拠点として活用できます。

企業のブランドイメージが向上し、取引先や顧客に対して安定した事業基盤を持っているという印象を与えられます。

特に、企業が登記住所として信頼性の高いエリアを選択することで、銀行融資や新規取引の際に優位に働く場合があります。

法人登記が可能

正式な登記住所を持つことで事業の信用度が向上し、銀行口座開設や取引契約時の審査をスムーズに進めることができます。

また、法人登記をすることで、法人格を持った企業としての社会的信用が高まり、BtoBの取引先に対して信頼性のある事業運営を証明できます。

特に新規創業者やスタートアップ企業にとっては、コストを抑えながら信頼性を確保する手段として有効です。

プロフェッショナルな顧客対応

バーチャルオフィスの電話応対や郵便管理サービスを利用することで、実際にオフィスを構えている企業と同等の顧客対応が可能になります。

バーチャルオフィスではプロのオペレーターが顧客対応を行うため、企業の印象や信頼感を向上させることができます。

また郵便物の受取・転送サービスを活用することで、重要書類の管理を徹底し、信頼性を確保できるのもメリットです。

バーチャルオフィス利用の注意点

バーチャルオフィス利用の注意点

コストダウンだけでなく信用向上にも役立つバーチャルオフィスですが、利用時には注意点もあります。申し込む際には、以下を踏まえて検討されるとよいでしょう。

住所が複数の企業と共有されている

バーチャルオフィスの住所は、多くの企業が共有して使用するため、特定の業種や取引先にとっては信頼性が損なわれるリスクがあります。
例えば、伝統や事業の継続年数等を重視する企業の場合、共有住所であることで不利に働く可能性もあるでしょう。

よってバーチャルオフィスを利用する際には登記住所がどのような企業と共有されているのか事前に確認し、業種やビジネスモデルに適した環境を選ぶことが重要です。

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取引先の信頼性の確認

取引相手がバーチャルオフィスを利用している場合、その企業の実態を慎重に確認する必要があります。

法人登記の住所がバーチャルオフィスであること自体は問題ありませんが、実態のない企業と取引するリスクを避けるために、企業の実態調査を行うことが推奨されます。

公式Webサイトや過去の取引実績、事業内容などを確認し、信頼できる企業かどうかを見極めることが重要です。

バーチャルオフィス提供会社の選定

バーチャルオフィスを提供する会社には多くの選択肢がありますが、信頼性の高い事業者を選ぶことが重要です。
優良なバーチャルオフィス事業者を選定するポイントとして、

  • 運営実績が長く、信頼性の高い企業であるか
  • 提供するサービスの透明性が確保されているか
  • 法人登記が公式に可能であり、法的なトラブルがないか

などを確認することで、安心して利用できる環境を整えられます。

契約内容の確認

バーチャルオフィスを利用する際は、契約条件を十分に確認することが重要です。

  • 法人登記が可能かどうか
  • 提供される住所が法人登記に対応しているか事前に確認する。

  • 郵便物の取り扱い方法
  • 郵便物の受け取り・転送サービスの範囲や費用を確認。

  • 契約期間と解約条件
  • 短期間での解約が可能か、解約時の手数料が発生するかをチェック。

契約内容を十分に理解し、不明点があれば事前に運営会社に問い合わせることで、後々のトラブルを避けることができます。

信用力を高めるための追加サービス

信用力を高めるための追加サービス

バーチャルオフィスを活用する際、基本的なサービスに加え“信用力を向上させるための追加サービス”を利用することで、ビジネスの信頼性を一層強化できます。

バーチャル秘書サービス

バーチャル秘書サービスとは、電話対応、メール対応やアポ調整、スケジュール管理等を一任できるサービスです。

このサービスを提供できるバーチャルオフィスは限られますが、利用することで面倒なバックオフィス業務を任せられ、業務効率アップにつながります。

  • プロの秘書が対応
  • 電話応対やメール対応を専門の秘書が行うことで、企業の信頼度が向上します。

  • スケジュール管理のサポート
  • クライアントとのアポイントメント調整やリマインダー機能を活用し、業務効率がアップします。

  • 問い合わせ対応の最適化
  • 顧客からの問い合わせを迅速かつ的確に対応し、クライアントとの関係構築を強化できます。

法人向けビジネスメールアドレスの提供

法人向けメールアドレスを利用することで、企業の信用性アップにつながります。ホームページのドメイン取得等のついでにぜひ申し込んでおきましょう。

  • 独自ドメインのメールアドレス
  • GmailやYahoo!メールではなく、企業専用のメールアドレスを利用することで、信頼性が向上。

  • メールのセキュリティ強化
  • ウイルスチェックやスパム対策が施されたビジネス用メールシステムを導入。

  • クライアントからの信用向上
  • 公式なビジネスドメインを持つことで、企業のブランドイメージを確立。

専用電話回線とカスタマーサポート

固定電話番号回線を利用することで、企業としての信用力アップにつながります。また電話代行などカスタマーサポート機能を利用すれば、プロのオペレーターによる対応ができ、信用を高められます。

  • 固定電話番号の取得
  • 転送電話ではなく、専用の固定回線を持つことで、企業の実態を証明。

  • 電話代行サービスの利用
  • 専門のオペレーターが顧客対応を行い、企業の対応力を高める。

  • 営業時間外の自動応答機能
  • 営業時間外でも自動音声対応を設定し、顧客満足度を向上。

企業ブランディングを強化するサービス

企業のロゴ・名刺作成サービスやWebサイト制作、SNS支援などのマーケティングを代行してもらうことで、自社のアピール力を高められます。
工数を減らしつつブランディングの強化につなげられるため、積極的に活用してみましょう。

  • 企業ロゴ・名刺作成サービス
  • プロのデザイナーがブランドイメージに合った名刺やロゴを作成。

  • プロフェッショナルなWebサイト制作
  • 会社の信頼性を高めるため、見栄えの良いWebサイトを構築。

  • SNSマーケティング支援
  • 企業の認知度向上を目的としたSNS運用のサポート。

  • 記事制作代行サービス
  • WEBコンテンツの作成代行を使うことで長期的な認知度向上が狙えます。

その他会社の信頼性を高める工夫

その他会社の信頼性を高める工夫

企業の信頼性を高めるには、バーチャルオフィスの利用に加え自社でも施策を行うことが重要です。
以下の方法を取り入れると、企業の信頼性をより向上させることができます。

  • 自社サイトやSNSの充実
  • 公式サイトやSNSアカウントを整備し、企業の実態をアピールする。

  • 顧客対応の強化
  • 電話代行やメール応対を迅速かつ丁寧に行い、顧客の安心感を高める。

  • 実際のオフィス利用
  • 商談や採用面接時には、バーチャルオフィスの会議室を活用し、実際にオフィスが存在することを示す。

  • 明確な事業内容を開示する
  • 取引先に対して事業の詳細を説明し、企業の存在感を高める。

  • 登記情報を公表する
  • 会社概要や法人登記情報を公式サイトに記載し、信頼を得る。

  • 適切なバーチャルオフィスの選定
  • 信頼性の高いバーチャルオフィスプロバイダーを選び、住所の健全性を保つ。

バーチャルオフィス利用の成功事例

バーチャルオフィス利用の成功事例

実際にバーチャルオフィスを申し込む上で「口コミを確認したい」という方も多いのではないでしょうか?

レゾナンスでは、バーチャルオフィスをご利用いただいた会員様へインタビューを実施。
第一線でご活躍されている皆様が普段どのようにバーチャルオフィスをご活用されているのか、ぜひ参考にしてみてください。

デジタルマーケティング企業の成功事例

株式会社プロドウガ様は、オフィスを持たずに業務を行うことでコスト削減を図るため、バーチャルオフィスの利用を決定されました。
数あるサービスの中から魅力的なコストパフォーマンスや充実したサービス内容、優れたサポート体制、そして複数の地域からオフィスを選択できる点に魅力を感じ、渋谷区店舗のレゾナンスを選択されました。

具体的な利用方法としては、法人登記やビジネス拠点としての住所利用、郵便物の受付・転送サービスをご活用。スタッフの迅速かつ丁寧な対応や、使いやすいシステム、郵便物の写真確認機能などに満足しているとのお声をいただいております。

また名刺や会社のスタンプ、チラシ、ホームページなどに東京都渋谷区の住所を掲載することで、プライバシーの保護にも役立っています。

同社では渋谷区の補助金を利用し、法人登記の登録免許税を半額で済ませるなど、創業時のコスト削減も実現。今後もレゾナンスのバーチャルオフィスを活用し、テレワークスタイルで柔軟かつ効率的に業務を進め、ビジネスの拡大を目指すとおっしゃっています。

詳しいインタビューはこちら

コンサルティング企業の成功事例

エリス・ジャパン株式会社様では、海外業務が多くオンライン会議が日常的であることから、高い賃料を払ってオフィスを構える必要性を感じず、バーチャルオフィスの利用を決断されました。
以前は外資系のバーチャルオフィスを15年以上利用されていましたが、サービス内容がレゾナンスと大きく変わらないこと、そしてコストパフォーマンスの高さから、レゾナンスへの切り替えを決められました。

実際の利用では住所利用、郵便物転送、ビジネス支援などのサービスに満足されており、特に住信SBIネット銀行の口座開設支援など、幅広いビジネスサポートに助けられたと感じていらっしゃるそうです。

今後は他のバーチャルオフィス利用者との情報交換やコミュニケーションを通じて、ビジネスチャンスを増やしていきたいと考えており、レゾナンスにそのためのプラットフォーム強化を期待されています。

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ペット家具・ライフケアD2Cブランド企業の事例

株式会社ieneko様は創業間もない段階で社員数が少なく、高額な実オフィスを借りるのは時期尚早と判断されました。

そんな中、本店登記の信頼性を確保するため、低コスト・低工数で契約可能なバーチャルオフィスの利用を決定。数あるサービスの中から、有人のきめ細やかなサポートと業界最大手としての安心感があるとの理由でレゾナンスを選択されました。

実際の利用では法人登記、郵便転送、電話一次受付などを会員サイトで一括管理できる点に便利さを感じられています。特にEC事業において顧客対応が重要であり、電話受付サービスが大変助かっているとのことです。
お客様からのレビューでも、電話受付のきめ細やかなサポートが評価されることが複数回あり、レゾナンスのサービスに満足されています。

今後も固定費の抑制だけでなく、お客様対応の向上を目的としてレゾナンスのバーチャルオフィスを引き続き活用していく予定とお話しいただきました。

詳しいインタビューはこちら

まとめ

バーチャルオフィスはビジネスの信用力を高める上で有効なツールですが、適切な利用が求められます。
契約時の注意点や企業の透明性を確保しながら活用することで、事業の発展に大きく貢献できるでしょう。

ご自身のビジネスモデルに適したオフィスを選び、最大限の効果を引き出しましょう。

レゾナンスでは、格安990円〜のバーチャルオフィスをご提供中!

  • 月額990円〜!東京/横浜の一等地住所で法人登記ができる!
  • ご指定住所までの郵便転送サービスあり(月1回または週1回)
  • 郵便物は専用アプリで写真通知!破棄やスポット転送の指示もOK
  • 4つの銀行と提携!法人口座の開設紹介サービスあり ※
  • 会員様限定のお得な関連サービスご紹介特典あり!
  • 人脈作りに役立つ「レゾナンス交流会」を毎月実施!

※口座開設には審査がございます。

コストを抑えて起業したい方は、ぜひレゾナンスのバーチャルオフィスをご活用ください。

この記事の執筆者

ゼニス編集部

月額990円~利用できる格安バーチャルオフィス「レゾナンス」です。2016年にスタートし、現在は「浜松町本店」「青山店」「新橋店」「銀座店」「日本橋店」「渋谷駅前店」「渋谷神宮前店」「恵比寿店」「新宿店」「秋葉原店」「横浜店」「R-INNOVATION銀座店」がございます。

バーチャルオフィスの活用方法や起業についてなど、お役立ち情報をコラムにまと めています。

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