起業する人や小規模な事業をしている人、副業を始めたいと考えている人にとって、どこにオフィスを構えるか、どんなオフィスにするかは大きな課題です。賃貸オフィスを探すのは時間も手間もかかる上に、賃料の負担も大きくなります。
そんなときに上手に活用したいのが、バーチャルオフィスです。比較的低予算で事業用の住所をレンタルでき、郵便物の受け取りや転送、電話の応対などといったオフィス機能も備えているサービスが多いため、事業の初期には強い味方となってくれる存在です。
しかし、「便利で低コストなのはうれしいけど、バーチャルオフィスだということがバレたらリスクもあるんじゃないの？」と不安を感じている方も多いのではないでしょうか？
バーチャルオフィス利用がバレることで、実際のところどのようなリスクがあるのでしょうか？
本記事ではバーチャルオフィス利用がバレる３つのリスクと、それぞれのリスクについてどのように対処すべきかの考え方をお伝えします。
顧客や取引先にバーチャルオフィス利用がバレるリスク
印象の良い住所のバーチャルオフィスを会社の所在地とすることには、会社のイメージを良くしたり、信頼性を高めたりする効果が期待できます。
「一等地に本社を構えているのだから、信頼できる会社だろう」
というふうに思っていただける可能性が高いということですね。
一方、そうしたメリットの裏返しとも言えますが、その住所がバーチャルオフィスであるということが顧客や取引先にバレた場合、会社や事業の規模感や信頼性を疑われるのではないだろうかと懸念される方も多いかもしれません。
このような考え方から、顧客や取引先にバーチャルオフィス利用がバレることを「避けるべきリスクである」と思われる方も多いでしょう。
顧客や取引先にバレるパターンとは
顧客や取引先に、バーチャルオフィスであることがバレるパターンとしては、以下のようなものがあげられます。
オフィスの住所で検索した場合
これはバーチャルオフィスに限らず、レンタルオフィスやシェアオフィスでもある程度見られますが、オフィスの住所で検索した場合、その住所を所在地として公表している複数の企業が検索結果に表示されることになります。
バーチャルオフィスの場合は特に多くの事業主が同じ住所を利用しているため、検索結果にたくさんの企業が並びます。それを見て、「この住所はバーチャルオフィスなのだな」と気づかれる方も多いでしょう。
直接バーチャルオフィスへ訪ねて来られた場合
バーチャルオフィスを利用する事業主の方は、基本的には顧客や取引先とのやりとりはメールや電話のみで完結するタイプのビジネススタイルが多いかと思います。しかし、顧客や取引先によっては、「近くを訪れたから挨拶に」などといった理由で直接オフィスへ来訪されるケースもないとは言えません。
このような場合に、バーチャルオフィスであるとバレることもあるかもしれません。
顧客や取引先にバレるリスクへの対処法は？
先ほども書いたとおり、顧客や取引先にバーチャルオフィス利用がバレることによるリスクは、規模感や信頼性を疑われることであると考えられます。
例えば直接訪ねて来られることでバレるケースは、実際にオフィス設備を構えたバーチャルオフィスを選んで利用して、不在を伝えてもらうなどといった方法である程度対処することができるでしょう。
しかし、住所を検索することでバレる可能性は否定できません。だからといって、Webに住所を公開しないことや、画像で公開して検索されないようにするといった対策をとるのはビジネス上デメリットの方が大きく本末転倒です。
そもそも、バーチャルオフィスを利用してオフィス賃料の固定費を抑えることは、ビジネス上の顧客や取引先にとってもメリットとなるはずです。
むしろ取引先に対しては、バーチャルオフィスを利用していることや、実際にどこで作業をしているかなどをあらかじめ伝えておくことが信頼につながるケースも多いでしょう。
「バレる」ことを必要以上に心配するよりも、「バレた場合にどんな問題があるのだろうか？」としっかり考えてみることをおすすめします。
金融機関や公的機関にバーチャルオフィス利用がバレるリスク
金融機関や公的機関に対して、バーチャルオフィスを利用していることを知られたくないと考える事業主の方も多いかもしれません。
バーチャルオフィスを利用していることを金融機関に知られると法人口座を開設できないのではないか、融資を受けにくくなるのではないか、クレジットカードの審査に通らないのではないか、といった懸念をお持ちになる方が多いようです。
また、事業によっては国や都道府県から許認可を得なければ営業できないことがあります。このような場合、バーチャルオフィスの住所では許認可を得られない可能性があります。
金融機関にバレるリスクの対処法は？
金融機関に対しては特に、バーチャルオフィスを利用していることを隠さないことが重要になります。
「バーチャルオフィスを利用していること」のが問題なのではなく、「バーチャルオフィス利用を隠していること」が重大なリスクなのです。
たしかに、バーチャルオフィスの住所の場合、口座開設や融資、クレジットカードの審査などがより厳格になる可能性はあるでしょう。しかし、バーチャルオフィスを利用しているからといってこれらの審査に通過できないということは決してありません。問題なく口座を開設したり、融資を受けたりしている事業主も多いです。
重要なのは、いかに事業に対する信用を得るかです。どのような審査の場合でも、バーチャルオフィスを利用していること、実際に主な作業をどこで行っているのかを最初にきちんと伝えるようにしましょう。
公的機関にバレるリスクの対処法は？
公的機関に対しても金融機関と同様、バーチャルオフィス利用であることを隠さず対応することが一番のリスク回避策となります。
事業に対する許認可を得る場合、申請の際に営業所の賃貸借契約書の提出を求められるケースが少なくありません。バーチャルオフィスは賃貸借契約ではないため、この場合はそもそもバーチャルオフィスの住所で申請することはできないと言えます。
また、申請した営業所の住所に対して立ち入り調査が行われたうえで許認可がおりる事業もあります。この場合、バーチャルオフィスでは許認可は得られないでしょう。
許認可が必要な事業を行う場合は、あらかじめ所轄官庁などに問い合わせてどのような審査があるのかや、必要書類などを確認しておくことをおすすめします。バーチャルオフィスで許認可を得るのが難しい場合は、自宅住所で許認可を得たうえで、バーチャルオフィスは営業用の住所として利用するなどの活用法をおすすめします。
勤務先や家族にバーチャルオフィス利用がバレるリスク
「副業元年」と言われた2018年。本業以外に副業として事業に取り組み、その営業拠点としてバーチャルオフィスを利用している方も多いと思います。
このような方の場合、バーチャルオフィスの利用が本業の勤務先にバレることによって、副業がバレてしまうことがリスクとなりかねません。副業解禁の動きが広まってきたとはいえ、まだまだ副業禁止の企業が多いですし、バレた場合に減給や解雇などといった処分が下される可能性もないとは言えないでしょう。
また、副業として事業を始めたことを家族に明かしていない方や、家族の理解を得られていない（反対されている）方の場合、バーチャルオフィス利用が家族にバレることを避けたいということもあるかもしれませんね。
勤務先に副業がバレるパターンと対処法
住民税の納付でバレることが多い
副業によって本業の給与以外の所得が増えると、翌年の住民税が増額されることになります。住民税の決定通知書は、給与総額の最も多い企業へと送付されることになるため、一般的には本業の勤務先に届くことになるのです。
勤務先が支払っている給与の額に対して、住民税が不自然に高い場合、年末調整の際に副業がバレてしまう可能性が高いです。これを避けるためには、住民税の徴収方法を給与から支払う「特別徴収」ではなく、自分で直接納付する「普通徴収」とする申告を行うと良いでしょう。
ネットに公開している情報からバレることも
自分を代表や個人事業主として、名前や自宅住所などを公開している場合、会社関係の人の目に留まって副業がバレてしまうことが考えられます。
この場合、自宅住所ではなくバーチャルオフィスを事業所の住所とすることは、会社に副業がバレるリスクを少なくすると言えるでしょう。
家族に副業がバレるパターンと対処法
ネットに公開している情報からバレる
ご自身がネットで発信した情報から、バーチャルオフィスを利用していることや副業をやっていることがバレる可能性は、家族の場合には特に高いと考えられます。身近にいる人の行動や関心事というのは伝わりやすいものです。使用しているPCやスマホなどの履歴からバレてしまうことも少なくありません。
自宅へ転送された郵便物や電話でバレる
バーチャルオフィスに届いた郵便物の転送先を自宅にしていたり、自宅で作業をしていたりする場合、転送された郵便物がご家族の目に留まったり、かかってきた電話の内容をご家族が耳にしたりすることで副業がバレてしまう可能性もあります。
郵便物の対処法としては、転送先を自宅以外にする方法や、郵便局止めなどにしてもらう方法、直接受け取り可能なバーチャルオフィスを選んで利用する方法などが考えられます。
しかし、自宅での作業の場合、電話の内容が家族の耳に入ってしまうのはなかなか避けられないでしょうし、バレるのを避けるために自宅以外の作業場所に費用がかかったのでは、バーチャルオフィスを利用して経費削減する意味が半減してしまいます。
自宅とバーチャルオフィスを利用して副業を続けていくつもりであれば、家族の理解はやはり必須だと考えられます。早めにきちんと打ち明けたうえで、理解を得られるよう話し合っておくのが最善の策だと言えるでしょう。
バーチャルオフィス利用がバレることによって起こりうるリスクにはどのようなものがあるのかと、それぞれのリスクに対処するための考え方をご説明させていただきました。
これからバーチャルオフィスを利用しようと検討なさっている方や、現在バーチャルオフィスを利用中でバレることを不安に感じていらっしゃる方は、ぜひ参考になさってください。
