5W1Hというキーワードはよく知られていますが、ビジネスの場では5W2Hを意識することが大切だと言われます。
5W2Hは、5W1Hに「How much」を追加したものですが、ビジネスには売上や費用が付随するため、「How much」を追加した5W2Hを意識する必要性は理解できるでしょう。
そこで今回は、5W2Hをビジネスのどのような場面で活用するとよいのか、5W1Hを使うメリットや注意点と合わせて紹介いたします。
5W2Hとは？
5W2Hとは、情報を論理的に分類したキーワードで、「W」から始まるワード5つと「H」から始まるワード2つで構成されています。
具体的に5W2Hの意味するものは、下記のとおりです。
＜5W2H＞
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| When(日付・時間) 「いつ？」 |
「When」は、日付や時間を意味する言葉です。 ・いつ実施するのか？ ・いつまでに完了させるのか？ など、実施の日時や期限を設定し明確にするのは、ビジネスの場では重要です。 実施事項が長期に渡る場合は、最終期日だけではなく細かい行程ごとの期限設定をおこなうとよいでしょう。 |
| Where(場所) 「どこで？」 |
「Where」は、場所を意味する言葉です。 ・会議をどこで実施するのか？ ・どの地域で商品を販売するのか？ など、実施する場所を明確にすることも欠かせません。 |
| Who(対象者) 「だれが？」 |
「Who」は、対象者や対象企業を意味する言葉です。 ・役割を担うのは誰か？ ・商品を販売するターゲットとなる層はどのような人か？ ・どの企業へアプローチするのか？ など、対象となる相手を明確にします。 |
| What(コンテンツ)「なにを？」 | 「What」は、コンテンツの内容を意味する言葉です。 ・実際に行う業務は何か？ ・改善すべき対象は何か？ ・次期に開発する商品は何か？ など、内容について明確にします。 |
| Why(理由・目的) 「なぜ？」 |
「Why」は、根拠や理由、目的などを意味する言葉です。 ・どのような目的で、業務を行うのか？ ・なぜ、改善が必要なのか？ ・なぜ、その商品の開発を進めるのか？ など、実施する事項に関する目的や根拠を明確にすることで、説得力が増します。 |
| How(方法・手段) 「どうやって？」 |
「How」は、物事を行う方法や手段を意味します。 ・どうやって課題を解決するのか？ ・どのように取り組むのか？ など、具体的に示すことで、取り組みイメージを伝えることができ、納期やコストへの判断にも繋がるでしょう。 ビジネスシーンでは、方法・手段をより具体的に示すことが大切です。 |
| How much(値段) 「いくらで？」 |
「How much」は、値段を意味する言葉です。 ・プロジェクトの実施にいくら必要となるのか？ ・どれだけの利益が見込めるのか？ など、物事を行う際に必要となるコストや生まれる利益などについて明確にします。 「How many」として、商品やサービスの個数を表す際に使われることもあります。 |
5W2Hを使うメリット
5W2Hを意識した説明を行うと、以下のようなメリットを得られます。
1.説明不足が起こらない
日頃から、5W2Hを意識していると、説明や伝達の際に情報不足が起こりにくくなります。
人は往々にして、伝えたい部分は詳しく説明をするものの、情報が不足してしまうこともあります。あとから、「どこでやるのか」と開催場所を質問されたり、「いつまでにやるのか」と納期について確認があったりしてしまうことは、よくあるかもしれません。
また、「だれがやるのか」について業務分担をしっかりと明確にしておくことで、チームでの業務も円滑に進めることができるようになるでしょう。
2.相手に伝わりやすくなる
5W2Hを意識した説明は、簡潔明瞭に必要事項を伝達できるため、相手に伝わりやすくなります。
相手のなかで理解しやすくなるため、一歩進んだ話し合いの場にすることもできるでしょう。
ビジネスシーンにおける5W2Hの活用法
企画書の作成
企画書を作成する際にも、5W2Hを活用することで漏れの無い具体的な企画書となります。
だらだらと長い文章で説明するよりも、5W2Hで箇条書きや一覧にまとめることで、相手にとっても見やすい企画書となるでしょう。
プレゼンテーション
会議の場でプレゼンテーションを行う際も、5W2Hを意識して説明を行うことで、説得力があり相手に伝わりやすい説明となります。
プレゼンテーションでは、特に「Why」(理由・目的)や「How」（方法・手段）について具体的な説明を行うことが重要です。
上司や仕事仲間への「報連相」
上司や仕事仲間への報告・連絡・相談の場面では、要点をわかりやすく端的に伝えるのが求められる場面です。5W2Hを活用することで、簡潔明瞭な報連相となり、認識のズレも起きにくく、スムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。
マーケティング
マーケティングフレームでなる4P分析（「Product」「Price」「Place」「Promotion」）は、5W2Hにすべて含まれているので、マーケティングの際も5W2Hを取り入れれば、必要事項を網羅することが可能です。
事業計画
事業計画においても、5W2Hを活用することで事業計画に必要とされる項目を盛り込むことができるので、事業計画の精度を高めることができます。
5W2Hを上手く活用するためのポイント
5W2Hを伝える順序を工夫する
5W2Hを上手く活用するには、伝える順序を工夫することが大切です。
5W2Hの好ましいとされる順序は、伝えるシーンによって異なります。
＜プレゼンテーションの場合＞
プレゼンテーションでは、まずは話しの内容の重要性を伝え、相手に共感を抱いてもらうことで、話しの内容が相手に伝わりやすくなります。
一般的には、次の順序で伝えることで説得力が増し、相手に伝わりやすい傾向があります。
「なぜ、それを行う必要があるのか」、「どのような状況から、改善が必要なのか」
②「What」コンテンツ（内容）を伝える
「対象はなにか」、「検討する議題はなにか」
③「How」方法・手段
「どうやって解決するのか」、「どうやって実施するのか」
これらの3点についてしっかりと伝えたうえで、「When」日付・時間、「Who」対象者、「Where」場所、「How much」コストを具体的に示していくとよいでしょう。
＜上司や仕事仲間への報告・連絡の場合＞
いっぽうで、上司などへの報告などの際は、結果から伝えるのがよいとされています。
「いつの出来事か」
②「Where」場所
「どこで起きた（起きる）ことなのか」
③「Who」対象者
「だれがやる（やった）のか」
④「What」コンテンツ（内容）
「なにを行うのか」「なにが起きたのか」
これらの4点をまずは簡潔に述べた後、必要に応じて「How」方法・手段や「Why」理由・目的、そして「How much」コストについて報告します。
伝える内容に応じて、「Who」対象者を一番先に示すのもよいでしょう。
この順番は、新聞記事などでよく使われている順序で、相手に事実が伝わりやすい順序だとされています。
いっぽうで、時には敢えて順序を変えることで、相手の興味を一層引き付けられることもあるので、いろいろと工夫してみるのもよいでしょう。
資料やメモも5W2Hを取り入れる
プレゼンテーション資料や報告のためのメモを記載する際も、5W2Hを伝える順序どおりに記載する習慣をつけましょう。
5W2Hを伝える順序は、伝えるシーンや内容によっても異なります。資料やメモの段階から整えておくことで、会話の途中で混乱が起きることなく、スムーズに伝えることができます。
ビジネスの場で活用したい「5W2H」について、使うメリットや上手く活用するためのポイントについてお伝えしました。
5W2Hは普段から意識して取り入れることで、伝えるシーンや、相手に合わせた方法で活用できるようになります。効果的に伝えられるよう、取り入れてみてはいかがでしょうか。
