「御中」と「様」の正しい使い分けって知ってる? 郵便物やメールでの書き方をチェック!

自社以外の会社や団体、個人へ送る郵便物やメールなどでよく見られる「御中(おんちゅう)」。会社や部署宛に文書を送る際に、何気なく使っている……という方も多いのではないでしょうか?

しかし、その正確な使い方について完璧にマスターしている、という方は意外にも少ないものです。御中の正しい使い方や、御中と「様」の使い分けを知っておくと、相手に好印象を与えることができますよ。

ここでは、御中の意味や使用方法、「様」との使い分け方についてたっぷりと解説します。あらかじめ把握しておき、正しい文書のやり取りができるようになっておきましょう。

そもそも御中とはどのような意味? 使用シーンについて

「御中(おんちゅう)」とは、相手を敬うときにつかう“敬称”の一種です。
会社やグループなどの組織、団体が使用対象となります。

御中の意味とは

そもそも御中の「御」という言葉は、名刺につける“尊敬をあらわす語”です。

そのため、官庁や組織、部署、団体などを目上として扱う際に、尊敬している意を伝えるため使用されます。
「中」という字には「組織・団体などの中の人」という意味が込められています。
つまり「株式会社○○ 御中」は「株式会社○○の中のどなたかへ」という意味の言葉となるのです。

御中が用いられるシーン

御中は対グループにおける文書のやりとりで使われます。口頭でのやり取りの際には使われません。

【御中を使うシーンの例】

  • 郵便などで契約書などの文書を送るとき
  • メールを送信するとき
  • 企画書を送付するとき
  • 求人募集に応募するとき
  • 文書やメールから問い合わせするとき など

なお、御中は個人に対して使用しないのが決まりとなっています。
個人宛の文書に御中を使ってしまうと、ビジネスマナーがないと思われてしまうので注意しましょう。

こんなときはどちらを使う?「御中」と「様」の使い分けルール

「御中」が組織や団体などのグループを対象としているのに対し、「様」は個人宛に送る文書に使われます。

御中と様の使い分けルール

「御中」と「様」はどちらかひとつのみを使います。

「株式会社○○ 人事部御中 田中様」のように、「御中」と「様」を重ねて使うことはありません。
重ねて使った場合二重敬語となり、かえって失礼になるため気をつけましょう。

【例】

  • 会社や団体宛に見積書を送る場合……「○○株式会社 御中
  • 特定の部署宛に企画書を送る場合……「株式会社○○ 商品開発部 御中
  • 特定の人物に文書を送る場合……「株式会社○○ △△部署 田中太郎
  • 特定部署の人物に文書を送る場合……「○○株式会社 △△部署 部長 山田一郎

書き方としては、

①組織名
②部署名
③役職
④個人名

の順に書いていき、最後が団体なのか、個人なのかで判断しましょう。

また、序列としては「御中」よりも「様」のほうが上になるため、個人名が分かっている場合は「様」で送付することをおすすめします。

御中と様のどちらが適切か分からない場合は?

場合によっては「団体の中の特定の担当者に文書を送りたいが、送る相手が特定できない」というケースもあるでしょう。
この場合は「御中」で団体宛に送ってもいいですし、「ご担当者様」で送ってもかまいません。

ただし、御中の場合は「その団体や部署の誰が見てもよい文書」と解釈されるため、担当者のみに見てもらいたい場合は「ご担当者様」としたほうがよいでしょう。

ちなみに、組織や団体名・役職名が判明していて、なおかつそのポストに1人しかいないことが分かっている場合は、例外として「役職名+様」と書いてもかまいません。

ごあいさつなど、組織全体に宛てた文書で「御中」は使える?

付き合いのある会社等には、退職や新任などのあいさつを文書で送付する場合もあるでしょう。

その場合は「組織全体の不特定多数への文書」という扱いになるため、御中よりも「各位」「皆様」の方が望ましい場合があります。

相手方の個人を特定できない場合でも、各位や皆様をつけることで「あなた方全員にお知らせを差し上げました」という意思が伝わり、印象がよくなります。

手紙や文書などに「御中」「様」と書くときのルールは?

ここからは、実際に郵便物へ「御中」と書く際のルールについて解説します。

御中の前には1文字分スペースを開ける

御中と書く場合、「○○株式会社 御中」のように「団体名+1文字分のスペース+御中」の形式で書きます。

「様」の場合も同様ですので、覚えておきましょう。

返信用封筒などの「~行」は二重線で消す

返信用封筒の宛名を書く場合などには「○○事務局というふうに記載されている場合があります。

その理由は、あらかじめ「様」と書いてしまうと、先方が自分や自社に対し敬称を使うことになるからです。

ただし、「行」のままで返送するのは敬意に欠ける行為です。

こちらから返信をする場合は、まず「行」を二重線で消しましょう。
このとき修正液を使ってはいけません。

その後、横の空いたスペースへ「御中」と書き加えます。
個人宛の場合は「○○様」「ご担当者様」を書き加えればOKです。

「係」の場合は下や横に「御中」を加える

返信用封筒や返信ハガキなどの宛名に「係」が書いてある場合は、そのまま残しておきます。
「郵便物を受け取る担当部署」のことを指しているためです。

この場合は縦書きであれば「係の下」、横書きであれば「係の右横」に御中と書き加えればよいでしょう。

メールで「御中」が適しているシーンは?

メールでのやりとりは組織やグループ宛ての場合もあれば、個人宛の場合もあります。
使い方に迷いがちな方のために、基本ルールをご紹介します。

件名に「御中」を使うのはNG

基本中の基本ですが、件名に「○○株式会社 御中」などの書き方をするのはNGです。
メールの場合、件名は「内容を端的に表すことば(お見積もりのご送付について、など)」を使います。

御中はあくまでも「本文の冒頭」に記載しましょう。

「CC」で組織宛なら御中、個人宛なら様付け! 序列にも注意

外の組織宛てにCCをつかってメールを送信する場合は、本文中に「送付先すべての組織名・部署」を書き連ね、それぞれ「御中」をつけます。

一方、CCでも
複数の個人宛にメールを送信する場合は、「様」を使用します。
またCCの送信先欄は役職、キャリアが上の方から順番に並べるのがマナーです。

CCは相手全員が「このメールを受け取っている人」が見える状態となっていますので、失礼のないように気を配りましょう。

御中を英語表記する場合は?

相手が英語圏の企業や団体、および個人だった場合は、「御中」を英語に言い換えます。
以下の言葉を組織名の前につけましょう。

  • Dear [組織名]:……「御中」や「各位」の意味として使える。
  • For the attention of [組織名]:……「注意、注目」という意味で、「~宛て」という意味で使用可。
  • Dear Sir or Madam:……「ご担当者様」の意味で使える。個人宛だが人物が特定できていないときに。

複数の組織にまたがって全体的に見てほしいメールには「各位」

複数の会社や部署、チームなどをまたがった1人ひとりに目を通してほしいメールの場合は、「各位」でもかまいません。
この場合「御中」や「様」との併用はNGです。

  • 関係者各位
  • 従業員各位
  • ○○部署各位

ただし、例外として「お客様各位」という使い方は認められています。
これは、「お客様」が敬称を含めて1つの単語として使われている言葉だからです。

各位も「御中」「様」と同じく、メールの冒頭に記載しましょう。

目上から目下宛の文書は「殿」も可

組織内で目上から目下に送る文書(社長→従業員など)の場合は、「殿」という敬称を使うこともできます。
業績を上げて受け取った表彰状などで目にするケースが多いかもしれません。

ただし、「殿」はあくまでも目下の人間に使う言葉であるため、間違っても他の組織や個人宛として使わないようにしましょう。「見下されている」という印象を持たれるため、相手に不快感を与えてしまいます。

ケースバイケースで御中と様を使い分けよう

事業を営んでいると、会社や個人宛に文書やメールを送る機会が多く見られます。
その際に重要なのは「相手を敬う気持ち」を表現すること。

会社や組織が相手だったとしても、その中には「血の通った人」がいます。

失礼な文章の書き方をしていると、先方が気を悪くしてしまうどころか、ビジネスの機会損失にもつながるおそれがあるのです。

報告や通達はもちろん、提案やお願い、紹介などをする際には、相手への敬意を忘れないようにしましょう。

敬意を示すことで、相手方も文書の内容を受け入れやすくなり、理解や把握、検討といった次のアクションに進んでもらうことができます。

郵便物やメールはもちろん、企画書を持ち寄って会議を行う場合などにも、「御中」「様」の使い分けを徹底するよう心がけましょう。

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