バーチャルオフィスで利用可能なサービス一覧｜活用事例や業種別のおすすめサービス

バーチャルオフィスは、近年ますます注目を集める新しいオフィス形態です。

特にスタートアップ企業や個人事業主、小規模法人など、物理的なオフィスを持つ必要がない事業者にとってはコスト削減に役立つサービスとなっています。

本記事では、バーチャルオフィスの主要なサービス内容や、その活用方法について詳しく解説します。業種別に必要なサービスを知り、ご自身にぴったりなバーチャルオフィスを見つけてみましょう。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを持たずに、住所や電話番号、郵便物の受け取り・転送、会議室の利用などのオフィス機能を提供するサービスのことです。

法人登記が可能な住所を取得することで、事業の信頼性を高められます。また固定電話番号や秘書代行サービスを活用すれば、顧客対応の品質向上にもつながります。

バーチャルオフィスで利用可能なサービス

バーチャルオフィスで利用可能なサービスのうち、代表的なものをご紹介します。

法人登記サービス

法人登記に使用できる住所を提供するのは、バーチャルオフィスの最も基本的なサービスです。

都市部の一等地住所を利用することで、企業のブランド力や信用度アップにつながります。銀行口座開設や融資申請時の信頼性も向上します。

また自宅住所を公開する必要がなくなるため、プライバシーを守ることができます。

電話番号・秘書代行サービス

バーチャルオフィスではプランのグレードアップやオプション申し込みにより、専用の固定電話番号を取得することができます。個人や少人数で事業を営んでいる場合でも、固定電話番号があるとビジネスの信頼性を向上させられるでしょう。

また、バーチャルオフィスによっては電話秘書代行サービスを提供している場合もあります。秘書代行サービスを利用すれば、電話応対をプロのオペレーターに任せることができます。

また、バーチャルオフィスによっては24時間対応の電話代行サービスを提供している場合もあります。このようなサービスを利用すれば、国内外の取引先とのスムーズなコミュニケーションが可能になります。

郵便物の受け取り・転送サービス

バーチャルオフィスでは、ビジネスの郵便物・荷物の受け取りサービスも実施している場合が多いです。転送サービスありのバーチャルオフィスなら、受け取った郵便物を指定の住所に転送してもらうことも可能です。

また事業者によっては必要に応じて郵便物をデジタルスキャンし、リアルタイムで内容を確認できるサービスも提供されています。
書類のスキャンサービスを利用することで、リモートワーク環境でも重要な郵便物を迅速に確認できるようになります。

なお郵便物の受け取り・転送サービスは、海外の取引先との郵便対応がスムーズに行えるため、国際ビジネスを展開する企業にとっても便利なサービスです。

海外取引を行う企業が現地住所を利用し、効率的な郵便管理を実現したり、ECサイト運営者が返品対応のために活用することができます。

会議室・コワーキングスペースの利用

対面での打ち合わせやプレゼンテーションを行う際に、短時間だけ会議室を借りられるバーチャルオフィスも多く見られます。

物理的なオフィスを借りるよりも低コストで、必要な時にだけスペースを利用できるため、柔軟な働き方に適しています。最新のIT設備や防音対策が施された会議室を利用すれば、オンラインミーティングや商談のクオリティも向上するでしょう。

重要な商談や顧客プレゼンの際に短期間利用したり、スタートアップ企業が投資家との面談を行う際にも活用できます。

FAXサービス

バーチャルオフィスでは、オプション等で専用（または共用）のFAXサービスを利用できる場合があります。

専用FAXは個別の番号が付与されるため、他の企業と共有せずに機密情報をやり取りできます。共用FAXはコストを抑えながらも、必要なときにFAX送受信が可能です。

固定電話回線を引くコストを抑えながら低価格でFAXが利用できるため、慣習や業種上FAXでのやりとりが多い小規模事業者やフリーランスにとって便利なサービスとなっています。

貸しロッカー

重要書類の保管や貴重品を安全に保管するために、貸しロッカーを利用できるバーチャルオフィスもあります。

貸しロッカーは、契約書や登記簿謄本、雇用保険関連書類などの重要書類を安全に保管するために利用できます。

事業主が雇用保険に加入する際には、労働基準監督署などから特定の書類を一定期間保管するよう求められます。固定のオフィスを持たない事業者にとって、貸しロッカーは大変便利です。

また、企業が顧客情報や機密書類を安全に保管する必要がある場合にも役立ちます。
貸しロッカーを利用することで書類の管理が容易になり、紛失リスクを低減できます。

バーチャルオフィスの活用事例

バーチャルオフィスの提供サービスについて把握したところで、「実際にはどのように活用されているのか」と気になる方も多いでしょう。

本項では、バーチャルオフィスの3つの活用事例をご紹介します。

①スタートアップ企業の活用事例

東京都内でITサービスを提供するスタートアップ企業A社が、初期費用を抑えるためにバーチャルオフィスを活用しました。

A社では法人登記に必要な住所が利用できるバーチャルオフィスを選び、銀行口座の開設をスムーズに進めました。

またバーチャルオフィスの郵便物転送サービスを利用し、クライアントからの契約書や請求書を安全に受け取り、リモートワークでも業務を円滑に進める環境を整えました。

さらに、会議室利用サービスを活用し、投資家とのプレゼンテーションや顧客との打ち合わせを実施。バーチャルオフィスの一等地の住所が企業の信頼性向上に寄与し、スムーズな取引開始に役立ちました。

②フリーランスの活用事例

グラフィックデザインを専門とするフリーランスBさんが、プロフェッショナルな印象を与えるためにバーチャルオフィスを利用しました。

フリーランスとして活動する中で、個人名義よりも法人名義のほうがクライアントの信用を得やすいことから、法人登記を行いビジネスの信頼性を高めました。
また、専用の電話番号と秘書代行サービスを導入し、顧客対応を円滑に進めました。

クライアントとの商談やプレゼンテーションには、バーチャルオフィスが提供する会議室を活用。高品質な設備を備えたスペースで、クライアントに対してプロフェッショナルな印象を与え、成約率の向上につなげました。

③EC事業者の活用事例

オンラインショップを運営するC社が、ビジネスの効率化を目的にバーチャルオフィスを導入しました。

C社は個人が自宅で運営するマイクロ法人です。
法人登記をバーチャルオフィスの住所で行い、プライバシーを守りながらビジネスを運営できる環境を構築しました。

また郵便物転送サービスを利用し、取引先や顧客からの重要な書類を受け取りながら、リモートで業務を管理。さらにオプションでFAXサービスを導入し、メーカーや卸業者とのやり取りをスムーズにすることで受発注業務の効率化を図りました。

バーチャルオフィスの柔軟なサービスを活用してEC事業を運営し、コスト削減と業務効率化の両立を実現しています。

業種別にみるバーチャルオフィスの活用ポイント

バーチャルオフィスを申し込むにあたってプラン選びに迷う方は多いもの。「自分の業種だとどのサービスが必要なのか」を把握すれば、最適なプランを選びやすくなります。

ここでは業種別で必要なサービスをまとめました。

スタートアップ企業・IT企業

スタートアップ企業やIT系企業では、コストを抑えつつ事業をスムーズに立ち上げることが重要です。

法人登記や電話関連のサービス、会議室が利用できるバーチャルオフィスを選ぶと、円滑にビジネスを進められます。

フリーランス・コンサルタント

個人で活動するフリーランスやコンサルタントは、固定電話番号の取得や郵便物転送、会議室の活用で信頼性を確保しつつ業務の効率化を目指すとよいでしょう。

EC事業者・小売業

オンラインショップ運営者にとっては、注文や返品処理をスムーズに行う環境が求められます。

海外展開を目指す企業

海外進出を検討している企業は、バーチャルオフィスを活用して国内拠点を構築することが可能です。
※バーチャルオフィスによっては「国内在住の方のみ利用可能」という規約を設けているところもありますので、事前に申し込み要件や規約を確認してからの利用をお勧めします。

起業支援サービスと優待プログラムも活用しよう

バーチャルオフィスの多くは、起業家向けのサポートサービスを提供しており、法人設立をスムーズに進めるための各種支援を受けることができます。

起業をスムーズに進めるサポート

バーチャルオフィスによっては起業支援サービスを紹介してもらえる場合があります。

例えば法人登記の代行サービスでは、事業主が必要な書類を用意するだけで、スムーズに会社設立を完了できるよう支援してもらえます。

また会社設立後の税務や経理業務を円滑に進めるために、提携している税理士や会計士を紹介するサービスも利用可能です。

こうしたサービスを利用すれば、専門家のサポートを受けながら経理業務の負担を軽減し、事業運営に専念しやすくなります。

法人向け金融サービスの支援

バーチャルオフィスの中には会員に向け、法人銀行口座の開設をサポートするサービスを提供している事業者もあります。
特定の金融機関と提携しているバーチャルオフィスでは、法人設立後のスムーズな口座開設を支援し、必要書類の準備や手続きのアドバイスを行っています。

またバーチャルオフィスによっては法人クレジットカードの発行をサポートするサービスや、補助金・助成金の申請代行サービスを提供しているところもあります。
これらの金融支援サービスを活用すれば、創業初期の企業でもスムーズに資金運用が行える環境を整えられ、事業資金の管理を効率化できます。

ビジネスツールやオフィス関連サービスの優待

バーチャルオフィスの利用者向けに、事業運営をサポートするさまざまなビジネスツールやオフィス関連サービスの優待が提供されることがあります。
具体的な優待サービスの例は以下のとおりです。

上記のようなビジネスサービスやツールの優待を活用することで、事業運営のコストダウン、業務効率アップが期待できます。

特に、創業初期の企業やフリーランスにとって、これらの優待プログラムは、資金繰りの安定や業務の効率化に大きく貢献するでしょう。

まとめ

バーチャルオフィスは単に住所を提供するだけではなく、企業の成長を支援するさまざまなサービスを備えています。

特に、起業支援やビジネス優待プログラムを活用することで、事業の立ち上げから運営までを円滑に進めることが可能になるでしょう。

これから起業される方や事業運営コストを抑えたい方は、自社に最適なサービスを選びながらバーチャルオフィスを活用してみましょう。

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