利用者が増加傾向にあるバーチャルオフィス。利用者が増えるに従い、サービスを提供する事業者数も大幅に増えています。働き方改革などにより人々の働き方も多様化していますので、今後も増えていくことでしょう。
バーチャルオフィスの選択肢が増えることで意識していかなければならないのが、「より自分に合ったバーチャルオフィスを選択する」という点です。事業者によってサービス内容は異なりますので、複数の事業者をしっかり比較して利用するバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。
バーチャルオフィスを比較する際に気を付けたいポイントについてご紹介します。
①提供するオプションサービス
バーチャルオフィスを比較する際は、それぞれの事業者が提供しているオプションサービスに注目するようにしましょう。
バーチャルオフィスは「住所を貸し出す」サービスですが、住所以外にも提供されるオプションサービスが複数あるものです。事業者によって提供されるサービスは異なりますので、事前に事業者を比較して、自分が求めるオプションサービスを提供しているかどうか確認するようにしましょう。
電話代行/固定電話番号貸しサービス
フリーランスになったばかりの方や、起業したばかりの方の中には、仕事専用の固定電話が欲しいと思う方も多いでしょう。バーチャルオフィスの中には、固定電話の番号を貸し出すオプションサービスを持っているものが多くあります。
かかってきた電話には専門のスタッフが対応し、電話を利用者へ転送します。スタッフや新しい電話回線を引くといったようなコストを大幅にカットすることが可能です。
レンタル会議室
事業の内容によっては顧客と話し合いをしなければならないことがあるでしょう。そのようなときはレンタル会議室の提供をしているバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。利用するたびに1時間単位で料金を支払い借りるというシステムのものが多く、急に決まった商談にも対応できます。
受付サービス
近所に来たから、というような理由で顧客がオフィスを訪れることもあると思います。そのようなときの備えとして利用できるのが受付サービスです。住所を貸し出す場所に建つビルに受付を設置し、訪問客の対応を行います。利用者の不在を伝え、そこで承った内容をすぐに利用者に報告します。
ほかにも郵便物転送サービスや法人登記代行サービスなど、事業者によってさまざまなオプションサービスを提供しています。複数のバーチャルオフィスを比較し、自分の求めるサービスを提供している事業者を選ぶようにしましょう。
②運営する事業者の経営状態
バーチャルオフィス比較ポイントのひとつに、運営している事業者の経営状態というものがあります。バーチャルオフィスには運営会社が存在しますので、その運営会社が倒産するようなことがあると、当然住所の貸し出しが継続できなくなります。そうなってしまうと利用者もその住所を使い続けることができません。
住所が使えなくなると、また新たに別のバーチャルオフィスを探し契約しなくてはならないだけではなく、ホームページや名刺、パンフレットやチラシなどに記載している情報を変更しなくてはならないという手間やコストが発生します。
バーチャルオフィスを提供する事業者が増えているのは事実ですが、それと同じように、廃業、倒産していくバーチャルオフィス事業者が多いのも事実です。「せっかく事業が波に乗ってきたのに、バーチャルオフィスが使えなくなってしまった」というようなことにならないように、経営状態が悪いバーチャルオフィスの利用は避けるようにしましょう。
確かに、バーチャルオフィスの運営会社の経営状態を正確に知るのは不可能です。しかし、比較的経営が安定しているだろうという目星をつけることはできます。
以下に、経営状態が安定しているかどうかを確認する際のチェックポイントをいくつか紹介しますので参考にしてください。
ホームページの更新日時
バーチャルオフィスの運営会社のホームページを確認し、最新の更新がいつなのか確認しましょう。何年も更新されていない場合はホームページの更新に気を回すことができないほど困窮している可能性がありますので避けたほうが無難です。
資本金を確認する
資本金は運営会社のホームページで確認することが可能です。資本金が1000万円以上あれば安心できると言えます。また資本金と合わせて、会社がどれくらいの年数バーチャルオフィスを運営しているかも確認しましょう。少なくとも5年以上運営しているものを選ぶといいでしょう。
バーチャルオフィスの運営スタッフに会う
バーチャルオフィスを運営している事業者のスタッフに会ってみるのも、会社の状態を確認するための手段のひとつです。スタッフに笑顔が多い、雰囲気が良い、というバーチャルオフィスを選ぶといいでしょう。
③提供している住所の場所や数
バーチャルオフィスが提供している住所の場所についても比較しておきましょう。自分の事業がしやすい場所（実際に業務を行っている場所から近い、全国からの仕事を受注しやすい場所）の住所を提供しているバーチャルオフィスを選びたいですね。
また、提供されている拠点数についても確認しておきましょう。バーチャルオフィス事業者によっては、複数の拠点、店舗で住所を貸し出しているものがあります。拠点や店舗を多く持っていれば、それだけ利用者も多いということです。運営会社の経営も安定していると考えられるため、より安心してサービスを受けることができるでしょう。
拠点数が多いことには、利用者がビジネスの幅を広げやすくなるというメリットがあります。市場開拓、事業拡大を検討した際に、同じ運営会社を介して支店や支社の住所を借りることができるため、よりスムーズに契約を進められるのです。
ほかにも、「事業を始めて住所を借りたものの、顧客のニーズ的に住所を別の位置に置いたほうがよさそうだ」という場合でも、運営会社の拠点が多ければ比較的容易に住所替えをすることができます。
バーチャルオフィスを利用する際は、そのバーチャルオフィスが提供している住所や数をについて複数の事業者を比較してから、どれを利用するか選ぶようにしてください。
④過去の利用者
バーチャルオフィスの住所は、通常のオフィスと比較してより多くの個人事業主や企業が利用しています。住所を変える際に、引っ越しをする必要がないため、その分入れ替わりが激しいからです。
そうなると、過去の利用者の中に「法に触れる事業」を行っていた利用者がいるというリスクも高くなります。詐欺や悪徳商法などの目的でその住所を使っていた場合、インターネット上でその住所を検索したときに、その悪徳業者の情報が出てきてしまうかもしれません。
ご自身にそのような犯罪行為をする気がなく、またうっかり法に触れることがないように気を付けていたとしても、過去に犯罪が行われた住所であるがために、自分の会社の印象が悪くなることがあるということです。
そのようなことにならないためにも、その住所が犯罪に使われていないか、利用を開始する前に確認するようにしましょう。運営会社に直接尋ねることもできますし、インターネットでその住所を検索して、犯罪歴が出てこないか確認するという方法もあります。
住所の利用歴についてもしっかり確認し、クリーンな住所を選ぶようにしてくださいね。
⑤セキュリティ
バーチャルオフィスには大勢の利用者がいます。同じビル内の住所を利用している人も多く、当然、バーチャルオフィスのビルには不特定多数の人間が出入りすることになります。
そこで気を付けなくてはいけないのが、運営者側のセキュリティに対する意識です。郵便物を保管するというようなオプションサービスがあれば、その郵便物がしっかり施錠された場所に保管されているかどうか、電話代行サービスを利用しているのであれば、顧客情報などを他者に聞かれないよう配慮してくれるかどうかなどを、運営会社にしっかり確認するようにしましょう。
複数のバーチャルオフィスを比較し、よりセキュリティ意識が高いものを選ぶようにしてください。
また、利用開始の際の入会審査の有無や方法についても確認しておきたいところです。利用者にとっては入会審査がなかったり、楽だったりしたほうがいいと感じるかもしれません。しかし、入会審査がなかったり楽だったりするというのは、その分、犯罪行為を行う人であっても利用しやすいということです。逆に入会審査が厳しければ、そのような方が利用する可能性も低くなり、ご自身が犯罪に巻き込まれてしまうリスクを減らせます。
入会審査がなかったり楽だったりするバーチャルオフィスを選んでしまいがちですが、今後のセキュリティの面も考慮して、入会審査が厳格なバーチャルオフィスを選ぶようにしてください。入会審査がしっかりしているバーチャルオフィスは、銀行口座開設などもしやすい傾向があり、利用者にとってもメリットがたくさんあります。
入会審査が厳格であるといっても、真摯な態度で臨み、準備をしっかり行っていれば落とされることはないですので、それほど心配する必要はありません。
⑥口コミ
利用しやすいバーチャルオフィスかどうか確認する方法に、口コミを見るというものがあります。実際に利用している人の正直な感想が聞けるので、利用するかどうかの判断材料になるでしょう。
とはいえネットの口コミを丸々100%鵜呑みにすることは危険です。ネットの口コミを見る際は、具体的な事例をもとにその感想を書いているかどうかチェックしながら見るようにしてください。また、SNSやブログと言った個人の感想を自由に書ける媒体に投稿されている口コミを見てみるのもおすすめです。
ほかにも、知人にバーチャルオフィスを利用している人がいるのであれば、知人に直接使い心地を聞いてみるといいでしょう。
できるだけ多くの人の意見を聞いて、利用するバーチャルオフィスを選ぶようにしてくださいね。
バーチャルオフィス選びで後悔しないためにも、複数のバーチャルオフィスを比較考察するのが得策です。
ここで紹介したポイントを踏まえ、より自分に合ったバーチャルオフィスが選択できるようにしてくださいね。
