電話対応を外部に任せられる「電話秘書代行サービス」には複数の種類があり、内容の違いが分かりにくいと感じる方も少なくありません。
特に混同されやすいのが、電話秘書代行、電話秘書代行＋貸出し番号発信、電話秘書代行＋内線取次の3つです。
3つのサービス内容や比較表、おすすめの利用ケースをご紹介します。
ご自身の利用目的に合ったサービス選びの参考にしてください。
3つのサービスの違いを比較
| 項目 | 電話秘書代行 | 貸出し番号発信 | 内線取次 |
|---|---|---|---|
| 着信対応 | ○ | ○ | ○ |
| オペレーター対応 | ○ | ○ | ○ |
| 着信時の直接通話 | × | × | ○ |
| 発信時に会社番号を使用 | ○ | ○ | ○ |
| ご用件の一次対応 | ○ | ○ | ○ |
電話秘書代行とは
電話秘書代行は、かかってきた電話に対して専門のオペレーターが貴社名で応対し、用件を伝言として受け取るサービスです。
オペレーターは会社名、担当者名、電話番号、用件などを正確に聞き取り、内容を整理したうえでメールなどで速やかに報告します。
利用者様は今すぐ対応すべき連絡か、後で折り返せばよい連絡かを判断できるため、電話対応に追われることなく業務に集中できます。
このサービスでは通話はオペレーターで完結し、利用者様が直接電話に出ることはありません。
電話秘書代行＋貸出し番号発信とは
電話秘書代行＋貸出し番号発信は、専用の電話番号を使って発信と着信の両方に対応できる電話秘書代行サービスです。
着信時は通常の電話秘書代行と同様にオペレーターが対応し、発信時には貸し出された会社用の電話番号を使って連絡できます。
そのため、個人の携帯番号を相手に知らせたくない場合や、会社としての電話番号を使って連絡したい場合に適しています。
電話対応自体はオペレーターが行い、利用者様が直接通話することはありませんが、発信時も会社番号を使える点が特長です。
電話秘書代行＋内線取次とは
電話秘書代行＋内線取次は、オペレーター対応後にそのまま利用者様へ電話をつなぐことができるサービスです。
まずオペレーターが貴社名で電話を受け、用件を確認したうえで利用者様の携帯電話などに内線のように取り次ぎます。
この仕組みにより、お相手様には社内で電話を取り次いでもらった印象が残り、必要な場合はそのまま直接通話できます。
すべての電話を直接受ける必要はなく、オペレーターによる一次対応を経たうえで必要な連絡だけを受けられる点が特長です。
どんな人におすすめ？
電話秘書代行がおすすめな方
- 電話対応の手間を減らしたい
- すべての電話を自分で受ける必要がない
- 伝言を確認してから対応を判断したい
電話秘書代行＋貸出し番号発信がおすすめな方
- 個人番号を使わずに連絡したい
- 会社用の電話番号で発信したい
- 今後の事業拡大を見据えて、電話番号を固定したい
電話秘書代行＋内線取次がおすすめな方
- 必要な電話は直接話したい
- 社内に在席している印象を保ちたい
- 電話がつながらない状況を極力つくりたくない
まとめ
電話秘書代行サービスは電話対応の負担を減らしつつ、必要な連絡を確実に受け取るためのサービスです。
- 伝言対応までで十分な場合は「電話秘書代行」
- 会社番号での発信も行いたい場合は「貸出し番号発信」
- 必要に応じて直接通話したい場合は「内線取次」
それぞれの違いを理解し、ご自身の業務スタイルに合ったサービスをお選びください。
