バーチャルオフィスは、格安でオフィスの住所や電話番号を借りられるのが魅力！ 近年では多くの人がバーチャルオフィスを利用して起業・会社経営をしています。ただ、その“利用目的”は人によりさまざまです。
ここでは、バーチャルオフィスでよくある「利用目的」や、実際の活用事例をご紹介します。
バーチャルオフィスをより有効活用するためのポイントについても解説しているので、ぜひチェックしてみてくださいね。
バーチャルオフィスを契約した人はどんな目的で利用している？
「バーチャルオフィス」は、オフィスの住所や電話番号を格安で借りられるサービスです。
借りた住所は“一般的なオフィス”と同様に、法人登記やビジネス上のやり取り、連絡先住所として使えます。
いまバーチャルオフィスを利用されている方は、一体どのような利用目的でバーチャルオフィスを選んでいるのでしょうか。
- オフィスの利用にかかる初期費用、固定費を節約するため
- 自宅住所をビジネスに使いたくない、または使えないため
- 対外的な信用を得るための住所がほしい
- 副業バレを防ぐためにビジネス用の住所がほしい
オフィスの利用にかかる初期費用、固定費を節約するため
バーチャルオフィスの利用目的としてもっとも多いのが、「オフィスの初期費用や固定費を削減したい」という目的です。
通常、賃貸オフィスを借りようとすると、初期費用で100万～数百万円、毎月の固定費（家賃や光熱費、通信費など）で安くても20～40万円程度の費用がかかります。
すでに潤沢な利益・資金を持っている企業ならともかく、起業したての事業主・法人がこれだけの費用を捻出するのは、なかなかに大変です。
一方、バーチャルオフィスならば、初期費用が1万～数万円前後、毎月の固定費も数千円程度。
賃貸オフィスに比べれば、格安ですむのです。
近年はテレワークや在宅勤務が当たり前になりつつあり、業種やビジネスモデルによっては特定のオフィスがなくても支障がないケースもあるでしょう。そのような場合にバーチャルオフィスを利用すれば、大きなコスト削減ができます。
自宅住所をビジネスに使いたくない、または使えないため
バーチャルオフィスを利用している方の中には、「自宅住所をビジネスに使いたくない」「自宅が商用利用できない」という理由で契約を決めた方も多いです。
自宅住所を公開するとなれば、いたずらや嫌がらせ、別の第三者への悪意を持った拡散などの“リスク”も伴います。こうしたリスクを懸念し、自宅住所を使わず、バーチャルオフィスで起業する方が増えているのです。
バーチャルオフィスを活用すれば、このようなトラブル・リスクを防ぎつつ、信用性を高めることができます。
また、住んでいる家が賃貸物件の場合、賃貸契約で「商用利用」が禁じられているケースもあります。
商用利用には開業や法人登記も含まれますので、「自宅を利用して起業できない」ということになるのです。
このような場合、バーチャルオフィスを借りることで起業できるようになります。
対外的な信用を得るための住所がほしい
バーチャルオフィスを利用する方の中には「ブランディングに利用したい」「自社の信用性を高めたい」という目的を持った方も多いです。
自宅で開業・法人登記をして起業すると、当然ながら「自宅住所」を連絡先として使うことになります。
しかし、取引相手やお客さまから見れば「マンション名や住宅地の住所が連絡先になっているけれど、この人は信用していいのだろうか？」と不信感を持つ場合も。
相手が一般消費者の場合はもちろん、企業の場合は信用性のなさが取引に響いてしまうケースも多いでしょう。
バーチャルオフィスの多くは、都心のビジネス街や商業の盛んな場所の住所を提供しています。
有名な企業が居を構えている住所を利用することで、対外的な印象は大きくアップします。
これにより、取引や宣伝等で有利にはたらく可能性があるでしょう。
副業バレを防ぐためにビジネス用の住所がほしい
近年では、「副業バレによる会社内でのトラブルを防ぎたい」という目的でバーチャルオフィスを借りる方も増えています。
最近ではネットやSNSの検索により、副業がバレてしまうケースがあります。
副業がバレるケースの多くは、事業用住所として自宅住所や名前、メールアドレスなどをネットに掲載していたことがきっかけです。
副業は法律でも認められている行為ですが、会社や部署内で副業に否定的な空気が漂っている場合、「副業がバレると気まずい」と感じるのではないでしょうか。
バーチャルオフィスで自宅とまったく違う住所を借りていれば、副業がバレる可能性を減らすことができます。
バーチャルオフィスの活用事例とは？
バーチャルオフィスを利用されている方にはさまざまな目的があると述べました。
そしてここでは、バーチャルオフィスをどのように活用されているのか、いくつかの事例をご紹介します。
①在宅勤務がデフォルトの会社でオフィスを廃止、バーチャルオフィスへと移行
アプリ開発業を営んでいたA社は、コロナ禍以降、全社員の「在宅勤務」を基本とするワークスタイルへ移行。オフィスへの出勤頻度が激減したことをきっかけに、会社をバーチャルオフィスへと移籍しました。
打ち合わせはリモート、またはバーチャルオフィスの貸し会議室で実施するなどの対応で事足りています。
またバーチャルオフィスへ変更したことにより、毎月の固定費も10分の1に。
経費削減により利益率がアップし、業績を徐々に伸ばすことに成功しています。
②講師業でバーチャルオフィスを活用
企業向けのコミュニケーション研修業を行っていたBさんは、バーチャルオフィスを活用して法人を設立。
固定費や初期費用を削減しつつ、ビジネスのための住所を獲得することに成功しました。
Bさんの場合、もともと客先に出向いて講演・セミナーを行うビジネスモデルだったため、バーチャルオフィスの利用は理にかなっているといえます。
③賃貸オフィスを借りていたが事務員の退職によりバーチャルオフィスを利用
賃貸オフィスを借りて事業を営んでいたC社では、事務員を雇用し、電話応対や事務作業を任せていました。
しかし、事務員が家庭の事情によりやむなく退職。ひとりで設立した会社のため、電話応対を代表取締役自らが行わなくてはならなくなりました。
業務と電話応対に忙殺される中、バーチャルオフィスを契約。
住所に加え「電話秘書代行サービス」を利用しはじめたところ、電話応対をスタッフに任せられるようになり、代表取締役の負担を減らすことに成功しました。
移行は、バーチャルオフィスを活用してオフィスの固定費・人件費を抑えつつ、事業を展開し続けています。
④個人事業主としてネットショップを運営するために利用
個人事業主としてアパレル関連のネットショップをオープン予定のDさんは、ネットショップを開設すると自宅住所が公開されてしまうことに悩んでいました。
ネットショップには「特定商取引法に基づく表記」により、原則として“運営者の住所や電話番号”を記載しなくてはなりません。Dさんは過去に見知らぬ人から手紙が送られてくるなどの経験があり、ネット上に住所を公開することに抵抗がありました。
そこで、バーチャルオフィスを利用してネットショップをオープン。
バーチャルオフィスの住所は、自宅の代わりとしてネットショップにも記載が可能です。
プライバシーを公開するのに抵抗のあったDさんも、安心してネットショップを開設することができました。
バーチャルオフィスのメリット・デメリットは？
バーチャルオフィスの利用目的や活用事例について知ったところで、メリット・デメリットについておさらいしておきましょう。
バーチャルオフィスのメリット
バーチャルオフィスのメリットは次の5つです。
- 初期費用、固定費がかなり抑えられる
- 格安で都心の一等地オフィスの住所が借りられる
- 事業、会社のブランディングにつながる
- 手続きから利用開始までがスピーディ
- 法人登記にも使える
先述のとおり、バーチャルオフィスの初期費用・定費の安さは、さまざまなオフィス形態の中でも群を抜いています。また格安の価格で都心の一等地住所が借りられ、信用力が得やすいのもメリットです。
その他のメリットとしては、手続きから利用開始までがスピーディな点が挙げられます。
バーチャルオフィスによっては申し込みから即日で利用できるところもあり、すぐに事業用住所を使いたい場合にも便利です。
個人事業だけではなく、法人登記に利用可能なバーチャルオフィスが多いのも魅力のひとつでしょう。
バーチャルオフィスのデメリット
バーチャルオフィスはメリットも多いですが、デメリットもあります。
- 作業や打ち合わせ、応対用のスペースは別途で用意する必要がある
- 同じ住所に複数の事業主、会社が存在することになる
- 許認可が必要な業種では開業できない場合もある
- 郵便物を受け取るまでに数日～1週間程度のタイムラグがある
多くのバーチャルオフィスでは専有スペースの提供をしておらず、作業や打ち合わせスペースを別途で準備しておく必要があります。
また、同じ住所に複数の会社が存在する点にも要注意。
同じ住所で同じ会社名をつけることはできないので、バーチャルオフィスを使って起業する際にはあらかじめ調べておきましょう。
そのほかのデメリットとしては、許認可の要件で「専有スペースが必要」とされている業種での開業ができないこと、郵便物の受け取りにタイムラグが生じることなどが挙げられるでしょう。
郵便物に関しては、自分で取りに行ける範囲のバーチャルオフィスを契約するか、「郵便物即日発送」などのオプションを利用するなどの対策を講じる必要があります。
バーチャルオフィスをさらに有効活用するには？
ここまでは、バーチャルオフィスの利用目的や活用事例をご紹介してきました。
バーチャルオフィスをより有効に活用するなら、以下のようなサービスが利用できるバーチャルオフィスを選びましょう。
- 電話秘書代行サービス
- 貸し会議室
- 書類保管用の専用ロッカー
電話秘書代行サービスは、バーチャルオフィスのスタッフへ電話応対を任せられるサービスです。
自身が電話に出られないときでも先方の印象を損ねることなく、かつ商機を逃す確率が低くなるので、ひとりで事業を立ち上げる方には特におすすめです。
さらに、顧客と打ち合わせをする機会が多い方は、「貸し会議室」完備のバーチャルオフィスを選ぶとよいでしょう。会員が優先的に予約できるため、急な打ち合わせ・会議・商談の際に場所を確保しやすくなります。
法人化して雇用保険や社会保険に加入する場合は、専用の貸しロッカーが使えるかどうかも重要でしょう。
レゾナンスでは月額990円～（税込）で、住所＋郵便物転送サービス付きのバーチャルオフィスをご提供中です。
ご利用頂ける住所は東京都港区浜松町、港区青山、中央区銀座、中央区日本橋、渋谷区神宮前、渋谷区恵比寿、新宿区西新宿、横浜市西区で、どれも信用性の高い都心一等地住所ばかりです。
また、プラン変更やオプション追加にて、電話秘書代行や貸しロッカーのご利用も可能です。
貸し会議室も完備しており、会員様専用の特別価格でご利用いただけます。
バーチャルオフィスのご利用を検討中の方は、ぜひレゾナンスへご相談くださいませ。
ご利用目的に応じて、最適なプラン・オプションをご提案いたします。
