バーチャルオフィスは、低コストで住所や電話番号を借りられるのでとても人気があります。インターネットで検索すると、数多くのバーチャルオフィス業者が出てくることでしょう。しかし、運営会社の倒産や思いもよらぬ費用がかかったなどバーチャルオフィス業者を巡るさまざまなトラブルも少なくありません。
今回は、バーチャルオフィスを選ぶ際に押さえておきたい選び方のポイントについてご紹介していきます。
バーチャルオフィスの選び方
①費用
バーチャルオフィスの利用料金は、業者によってさまざまです。料金の安い業者は、魅力的に見えてしまいます。しかし、費用が安いように見えても事務手数料や保証金などの「初期費用」、年会費や更新事務手数料の「更新費」、解約する際の「解約金」などがかかる場合があるので注意が必要です。
また、月額料金の中に郵便物や電話転送などのサービス費用が含まれているか確認することも大切です。月額料金とそれ以外にかかる費用をきちんと把握してから、業者を比較するとよいでしょう。
②サービス内容
バーチャルオフィスを利用するうえで、どういったサービスを求めているかを明確にすることも大切です。ここではよくあるトラブルについていくつかまとめています。
・レンタル住所に関するトラブル
「法人登記をしようとバーチャルオフィスで住所を借りたが、登記に対応していなかった」というトラブルがあります。法人登記を考えている方は、申し込む前に業者に確認しましょう。
・郵便物に関するトラブル
バーチャルオフィスの多くでは、レンタルした住所に届いた郵便物を転送するサービスを提供しています。業者によって転送料金が異なるため、想像以上に費用がかかる場合があります。転送頻度も週に1回のところがあり、書類が1週間後に届くこともあるので注意が必要です。
・電話サービスに関するトラブル
電話に関するサービスも業者によってさまざまです。電話代行サービスを利用したけれど外国語に対応していなかったり、応対可能時間が短かったりなどのトラブルもあります。自分の必要とするサービス内容が含まれているかどうかきちんと確認しましょう。
③運営会社の経営状態
バーチャルオフィスの運営会社が突然倒産してしまうことも少なくありません。その場合、新たなオフィスを借りなおして住所も変更しなくてはならず、大変な労力がかかってしまいます。そのため、バーチャルオフィスを契約する前に経営状態が安定していることを見極めなくてはなりません。
経営が安定している業者かどうかを調べるには、信用情報リサーチ会社で確認するとよいでしょう。信用情報会社の口コミや実際の売上、利益が落ちていないかどうかなどを見ます。また、バーチャルオフィスの運営が5年以上で資本金は1,000万円以上の業者だと安心です。
バーチャルオフィスは、実際の物件を借りるわけではないので気軽に利用できてしまいます。そのため、下調べなどをよくせず料金だけをみて決めてしまう方も少なくありません。
契約する前に今回ご紹介したポイントをおさえ、きちんと納得できる業者を選びましょう。
