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バーチャルオフィス代を経費にするときの勘定項目は?賃借料?支払い手数料?

バーチャルオフィス代を経費にするときの勘定項目は?賃借料?支払い手数料?

ビジネス用の住所やオフィス機能の一部を借りる「バーチャルオフィス」。リモートワークの浸透、副業ワーカーの増加や経費削減の意識が高まる近年では、バーチャルオフィスでの起業や支店・拠点の増設をするケースが増えています。バーチャルオフィスを活用すれば低コストで安全にビジネスができることから、さまざまな立場の方に支持されています。

そんな中、「バーチャルオフィスを経費計上する場合、どの勘定科目で仕訳をすればいい?」と疑問に思われている方も多いのではないでしょうか。

本記事ではこれからバーチャルオフィスを利用される方へ向け、バーチャルオフィスや経費計上についての基礎知識、バーチャルオフィス代を経費にする際の勘定科目を解説しています。

加えて経費計上する際の注意点や、バーチャルオフィス利用時の税金についての質問と回答もご紹介していますので、ぜひご参考にしてみてください。

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、オフィスの「住所」「郵便物の受け取り・転送」「電話番号・FAX番号のレンタル」などのオフィス機能を借りるサービスです。

一般的に「オフィスを借りる」となると物理的空間と住所を借りることになりますが、バーチャルオフィスの場合は住所やオフィス機能のみを借りる点が大きな違いです。

【バーチャルオフィスの主な機能例】

  • 事業利用OKな住所のレンタル
  • 郵便物の受け取り&転送サービス
  • 専用の電話番号、FAX番号のレンタル
  • 電話秘書代行サービス
  • 法人登記
  • 銀行紹介などの各種サービス
  • 受付対応(有人バーチャルオフィスの場合)

その性質から一般的なオフィス形態である賃貸オフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペース等に比べて格安で借りられるのが特徴で、「初期費用やランニングコストを抑えてオフィスの住所を借りたい」という方に人気があります。

【バーチャルオフィスの利用に向いている人の例】

  • 自宅でビジネスを営んでおり、住所を不特定多数に公開したくない人
  • 物理的なオフィススペースが必要ない業種で、オフィスにかけるコストを抑えたい人
  • 副業用の住所として安価で事業用住所を借りたい人

提供事業者にもよりますが、バーチャルオフィスの入会金は数千円程度からと安く、月々1,000円程度から借りられるところもあります。また入会~利用までのタイムラグが短く、一般的なオフィス契約に比べてすぐに利用開始できる点も魅力です。

物理スペースが借りられないため執務室、応接室等が必須になる業種には向きませんが、事業形態によっては経費を大きく抑えられるオフィスサービスだといえます。

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バーチャルオフィスの利用料は経費計上が可能

バーチャルオフィスの初期費用や月額料金、オプション料金等の費用については経費として計上できます。

ビジネスのためにバーチャルオフィスを借りるのであれば、それは「利益を生む事業を営む上で生じる費用=経費」と認められるからです。

経費の計上には経理・会計処理(仕訳と記帳)が必要ですが、その際に「支出(お金を使った)なのか、収入(お金を得た)なのか、そしてそれが何の費用なのか」を示す分類の名前のことを『勘定科目』といいます。

なお、勘定科目は原則として最初に使用したものをそのままずっと使用する必要があります(継続性の原則)。

バーチャルオフィス代の勘定科目は「支払手数料」

バーチャルオフィス代の勘定科目は「支払手数料」

バーチャルオフィスを利用する際に気になるのが「経費計上する場合、どの勘定科目で仕訳すればいいのか」という点ではないでしょうか。

結論から言えば、バーチャルオフィス代の勘定科目は「支払手数料」で計上するのが一般的です。
実際に仕訳をする際は次のように処理します。

<例>ひと月2,000円のバーチャルオフィス利用料を普通預金(口座引き落とし)で支払った場合

借方貸方摘要
支払手数料2,000円普通預金2,000円バーチャルオフィス月額使用料

支払手数料は事業における取引で発生した手数料や費用を計上する際の勘定科目です。銀行振り込みをしたときの手数料や書類申請の事務手数料などが該当し、事業に直接かかる費用というよりは間接的に発生する費用を支払手数料として計上する場合が多く見られます。

バーチャルオフィスについても同様で、事業に必要なサービスの利用に対し発生する費用と考えられることから、支払手数料で計上するのが一般的となっています。

なお、バーチャルオフィスの費用を支払手数料として処理することについては個人事業主・法人共通で認められており、勘定科目も個人・法人で同一です。

もともと個人事業主と法人では一部の費用について経費計上できる範囲が異なりますが(法人の方が広い範囲で経費計上が可能)、バーチャルオフィスの月額利用料金や後述するオプション利用料の勘定科目については、個人・法人ともに同じものが使われます。

ちなみに個人事業主の場合、自宅の家賃・光熱費などは事業で使用する割合に応じて「家事按分」を行いますが、バーチャルオフィスは100%事業に使用するもののため全額を支払手数料として経費計上できます。

オプション利用料の勘定項目

バーチャルオフィス利用時には「転送電話サービス」「貸しロッカー」などのオプションを利用される場合も多いかと思います。このようなオプション利用料については、各サービスの性質に応じた勘定科目で仕訳を行うことをおすすめします。

【オプションそれぞれの勘定科目の例】

オプションの内容適した勘定科目
転送電話サービス外注費(外注工賃)
貸し会議室(時間貸しなど)会議費
書類保管用の貸しロッカー外注費(外注工賃)
記帳代行サービス外注費(外注工賃)
郵便物の即日転送サービス通信費

<例>バーチャルオフィスでオプションの貸し会議室を利用し、2,200円を現金で支払った場合

借方貸方摘要
支払手数料2,200円現金2,200円バーチャルオフィスの貸し会議室使用料

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バーチャルオフィス代を経費計上する時の注意点

バーチャルオフィス代を経費計上する時の注意点

前項ではバーチャルオフィスを「支払手数料」で経費計上すべきとご説明しました。ここからは、バーチャルオフィスの経費計上において勘違いされやすい注意点をご紹介します。

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バーチャルオフィス代は「賃借料」ではない

バーチャルオフィスは「オフィスを借りるもの」という印象が強いため、仕訳で「賃借料」を使いたくなる方も多いでしょう。しかし、賃借料というのは実在している物理スペース、ものなどを借りるときに使う勘定科目のため、オフィスの住所・機能を借りるバーチャルオフィスの勘定科目には適していません。

バーチャルオフィスを借りた場合には「支払手数料」を使用して仕訳を行いましょう。

オプション利用時は明細の有無によって仕訳が変わる

バーチャルオフィスの利用料金とオプション料金がひとまとめにされて請求されている場合は、まとめて「支払手数料」で計上してしまってかまいません。

反対に、各オプションの明細が記載されている場合はそれぞれの料金を適切な勘定科目で仕訳する必要があるので注意しましょう。

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よくある質問

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バーチャルオフィスに消費税はかかるか?

バーチャルオフィスそのものに税金はかかりません。利用料金については消費税が加算されます。
※入会時に預かる「保証金」に関しては課税されないケースもあります。

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バーチャルオフィスを利用する場合の納税地は?

法人は「本店または主たる事務所の所在地」がそのまま納税地となります。そのためバーチャルオフィスの住所を本店所在地として登記をした場合は、原則としてバーチャルオフィスの所在地が納税地になります。

なお、本店所在地をバーチャルオフィスの住所にし、事務所を自宅の住所で登録すると、自宅住所を納税地として登録することもできます。この場合は自宅住所が納税地となりますが、場合によっては法人税が2つの住所に対し発生するケースがあるため注意が必要です(※)。

(※バーチャルオフィスが住所利用だけであり、実際の主たる事業拠点が自宅である実態を証明できれば1つにまとめられる場合があります。くわしくは税理士、税務署等へ要相談)

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個人事業主の納税地としても良いか?

バーチャルオフィスの住所は個人事業主の納税地として登録することができます。

ただし自宅の家賃、通信費を経費として計上したい場合は、自宅住所も「納税地以外の住所地・事業所等」として登録する必要があります。

開業時にバーチャルオフィスの住所のみを登録した場合、自宅の家賃、通信費等を経費計上することが認められなくなる場合があります。「事業住所はバーチャルオフィスで、作業は自宅で行う」という場合は、必ず2つの住所を登録するようにしましょう。

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まとめ

まとめ

本記事ではバーチャルオフィスの勘定科目について解説しました。バーチャルオフィスの勘定科目は原則的に「支払手数料」を選び、賃借料を使わないと覚えておきましょう。

また、オプションサービスを利用する場合にはその内容に応じた勘定科目を選んで仕訳を行うことも大切です。

勘定科目は一度決めたら次年度以降も同じものを使う必要がありますので、起業した時点で「どの勘定科目を使うべきなのか」をしっかり把握しておきましょう。

バーチャルオフィス「レゾナンス」は、月額990円(年払い契約の場合)からの格安でご利用いただけるバーチャルオフィスです。個人事業主やフリーランスの方はもちろん、法人登記にもご利用いただけます。初期費用やランニングコストを抑えて起業されたい方は、ぜひレゾナンスの格安バーチャルオフィスをご検討ください。

この記事の執筆者

ゼニス編集部

月額990円~利用できる格安バーチャルオフィス「レゾナンス」です。2016年にスタートし、現在は「港区浜松町本店」「青山店」「銀座店」「日本橋店」「渋谷店」「恵比寿店」「新宿店」「横浜店」「R-INNOVATION銀座店」がございます。

バーチャルオフィスの活用方法や起業についてなど、お役立ち情報をコラムにまと めています。

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