シェアオフィスは言葉のとおり、事務所の共有を意味します。しかしながら、最近になって幅広く認知されるようになったサービスのため、利用する上で得られるメリット・デメリットについては、よくわからないと感じる人も多いでしょう。
そこで今回は、シェアオフィスにまつわる疑問をわかりやすく解消します。選び方のポイントや設備・サービスが気になっている人はもちろん、利用手順について知りたい人も必見です。
シェアオフィスとは
シェアオフィスとは、他の事業者とオフィスを共有して利用するサービスになります。多様多種の事業者が集まって利用するため、単独でスペースを使える「貸しオフィス」とは大幅に形態が異なるでしょう。
日本国内でシェアオフィスが始まったのは1980年代となりますが、この頃は「弁護士」や「税理士」といった士業の方が多く利用するサービスでした。しかし最近になって「シェア」という言葉が大々的に認知されてからは、シェアオフィスのニーズが広がり、あらゆる業種の人が交流の場としても活用しています。
テレワークの普及によってプライベートとビジネスを分けたい人や、起業に伴う初期費用やランニングコストの削減を考える人からも好評です。
レンタルオフィスやコワーキングスペースとの違いは？
シェアオフィスと類似する用語の中には「レンタルオフィス」「コワーキングスペース」があります。具体的な違いについて気になる人も多いと思いますが、実際にはこれらを総称した意味合いを持つのがシェアオフィスです。
上記3つの言葉に明確な境界線はなく、オフィスを共有する点はすべて共通しています。
しかしながら、すべてのサービスが全く同じというわけではありません。例えばレンタルオフィスは専有スペースの確保が可能なのに対し、コワーキングスペースはフリーアドレスのデスクが一般的です。
シェアオフィスに完備されている設備とサービス
新規で事業をスタートさせたい人や個人事業主から人気の高いシェアオフィスですが、完備されている設備とサービスは以下が一般的です。
専用やフリーアドレスのオフィススペース
レンタルオフィスやコワーキングスペースと呼ばれるシェアオフィスは、専用もしくはフリーアドレスのオフィススペースを確保できます。
どのような形態を選ぶかで料金は異なりますが、専用ブースを好む場合にはオフィス所在地の坪単価によって利用料や共益費が変わってくるでしょう。
また、シェアオフィスは単独で利用することもできますし、数人で利用することも可能です。人数が増えれば増えるほど、1人あたりの利用料は安くなる傾向があります。
備品の提供とレンタル
シェアオフィスには、Wi-Fiやプリンターといった機能が備わっています。さらに他にも次のような備品の提供、もしくはレンタルを行っているケースは少なくありません。
- 作業に必要な文具
- タブレット端末（iPad等）
- 3Dプリンター
利用したいときにのみ活用できるため、有料の場合であっても大きなコストにはなりません。気軽にレンタルできる点は、非常に便利です。
会議室やセミナールーム
シェアオフィスによっても異なりますが、ほとんどは会議室やセミナールームを完備しています。クライアント先との打ち合わせにも対応できるスペースの確保が可能です。
さらに会議室に限らず、セミナールームや動画スタジオを設けていることもあります。各シェアオフィスによって利用料は変わってきますが、なかには無料のケースも。
頻繁に利用する可能性が高い人は、利用する際の費用をあらかじめ確認しておくのが良いですね。
住所の貸し出しや郵便の受け取り
シェアオフィスの多くは、住所の貸し出しを行っています。理由としては、新規事業をスタートさせる際の許認可に活用する人も多いからです。
しかしながら、法人登記に利用する際の住所レンタルに関しては別途有料になることもあるでしょう。また、ホームページや名刺に住所を記載するのをNGとするシェアオフィスもあります。
必要なサービスをしっかりと利用できるのかは、シェアオフィスを選ぶ上でリサーチが必要です。
なお、住所利用をお考えの人はネガティブなイメージがない住所かを確認しておきましょう。過去に犯罪に使われていたようなケースでは、あらゆる場面で住所利用がマイナスイメージへとつながる可能性がでてきます。
電話の転送（秘書代行サービスも）
こちらに関してもシェアオフィスによって異なりますが、電話の転送や秘書代行サービスを行っていることがあります。このようなサービスを上手に活用すれば、人件費にかかるコストの削減が可能です。
オプション費用が発生する可能性も高いため、どの程度コストがかかるのかをリサーチしておきましょう。
シェアオフィスのメリットと利用する人の特徴
ここからは、シェアオフィスのメリットと利用する人の特徴について順番にみていきましょう
シェアオフィスのメリット
シェアオフィスの利用は、以下の5つのメリットが得られます。
・オフィス開設時の初期費用が抑えられる
・オフィス維持に発生する賃料の節約ができる
・ランニングコストが大幅に削減できる
・アクセスの良い立地にオフィスが持てる
・多種多様な事業者との交流を持てる
なかでも注目したいのは、イニシャルコストやランニングコストの削減です。シェアオフィスは複数の人とスペースを共有するため、事業に必要なコストが抑えられます。
貸し事務所を選択した際のコストと比較しても、賃料の節約が可能となるでしょう。
シェアオフィス利用者の特徴
シェアオフィスを利用する人には、次のような特徴があります。
- テレワークの人
- 新規事業をスタートさせる起業家
- 個人事業主（フリーランス）の人
- 副業を始める人
許認可にも活用できるシェアオフィスが多いため、新規事業をスタートさせる起業家に最適です。
また、雇用関係を持たないフリーランスの人や、自宅以外でテレワークをしたい人に向いています。
シェアオフィスのデメリットと向かない人の特徴
シェアオフィスのデメリットは、主に以下の4つです。
- ネットワークセキュリティが甘い
- 情報漏洩の危険性がある
- 雑音によって集中できない可能性がある
- インターネット検索されると気まずい
共有スペースで作業をする以上、情報漏洩のリスクは少なからず発生するでしょう。また、雑音によって作業に集中できなくなったり、多くの企業が住所利用をすることで、インターネット検索されると気まずい思いをしたりする可能性も考えられます。
なお、作業スペースが不要な人はシェアオフィスの利用に向いているとはいえません。なぜなら、必要なサービスのみを活用できるバーチャルオフィスも存在するからです。
作業スペースが不要な人はバーチャルオフィスも検討しよう
作業スペースよりも、住所利用や電話代行をメインにお考えの人はバーチャルオフィスも検討してみてください。シェアオフィスとバーチャルオフィスでは、次のような違いがあります。
【シェアオフィス】
・オフィスを共有して使える
・会議室が利用できる
・ある程度の利用料と共益費が発生する
【バーチャルオフィス】
・会議室が利用できる
・電話の転送や秘書代行サービスを利用できる
・住所のみを安くレンタルできる
つまり、作業するためのオフィス利用が必須ではない場合、バーチャルオフィスの方がコストを大幅に削減できるのです。サービスを提供している会社によって設備は異なりますが「レゾナンス」では、以下のサービスを実施しています。
・業種や業態を限定せずに誰でも利用できる
・都心の一等地住所が月額990円～
・転送電話や秘書代行サービスが格安
・リアルタイムで郵便物や電話対応の確認ができる
・貸し会議室を完備
今ならお得なキャンペーンも実施中のため、オフィス利用以外のサービスをご検討中の方は、ぜひ公式サイトに目を通してみてください。
シェアオフィスを選ぶポイントと利用の手順
最後に、シェアオフィスを選ぶポイントと利用の手順について解説します。
シェアオフィスを選ぶ上のポイントは3つ
シェアオフィスを選ぶ上で押さえておきたいポイントは、以下の3つです。
・清潔感があるか
・アクセスの良い立地にあるか
・ニーズに合っているか
クライアントと打ち合わせする可能性もあるため、清潔感のあるオフィスを選ぶのは重要です。頻繁に足を運ぶことを想定し、アクセスの良い立地にあるのかも確認しておきましょう。
また、ニーズに合ったサービスを利用できるかも重要視してください。各シェアオフィスの設備やサービスに目を通し、必要なものが揃っているかをチェックしましょう。
シェアオフィスを利用する手順
シェアオフィスを利用する場合には、次の4つの手順があります。
① 内覧の手続きをする
② 利用の申し込みをする
③ 審査を受ける
④ 契約する
まずは、WEBや電話にて内覧の手続きをしてください。実際に足を運び、どのような人が利用しているのかを確認しましょう。
気に入ったシェアオフィスがみつかったら、利用の申し込みをしてください。必要な手続きを済ませた後は、書類や面談による審査が始まります。
無事に利用審査が通ったら、入会金や事務手数料を支払い手続きは完了です。シェアオフィスの利用が可能となります。
まとめ
シェアオフィスとは、レンタルオフィスやコワーキングスペースの総称です。多様多種な事業者とオフィスを共有して利用します。
申し込みを行う際には、設備やサービスはもちろん、入会金・事務手数料を含めたコストをしっかりと確認しましょう。住所利用や電話転送のサービスをご検討中の人は、経費を削減できるバーチャルオフィスもご検討ください。
