支払調書は何のために発行する文書？支払い側・受け取り側の観点から解説！

企業がフリーランスや個人事業主、法人などに報酬・料金を支払ったとき、「支払調書」を作成する義務があります。

ここでは支払調書を発行するケースやその目的、項目を解説。支払い側と受け取り側それぞれの提出義務の有無や、報酬等に関する支払調書の作成方法についてもご紹介します。

支払調書は報酬などのお金を支払ったときに作成する文書

支払調書とは、報酬や賞金などで「相手にお金を支払ったとき」に発行する書類です。

全60種類ある「法定調書」のうちのひとつであり、給与形式ではない支払いを行ったときに支払調書を作成します。ビジネスでは以下のようなケースにおいて支払調書を発行することが多いです。

支払調書に記載されている項目は？

支払調書に記載されている項目は、主に「支払いを受ける者」「支払金額」「支払者」などです。
それ以外の項目については、支払調書の種類によって異なります。

企業でよく発行されるのは「報酬や料金、賞金に関する支払調書」かと思います。

こういった報酬等の支払いがあった場合は、所定の項目を盛り込んだ支払調書を作成します。

参考リンク：［手続名］報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書（同合計表）｜国税庁

支払った側（企業など）は毎年1月末までに支払調書を提出する

支払調書を作成した側は、その作成した支払調書を毎年1月末までに税務署へ提出しなくてはなりません。
その目的は「税の徴収漏れ防止」です。

報酬等のお金を支払った側が法人である場合、源泉徴収義務者であるため支払額、支払先を税務署へ申告し、同時に支払調書を提出する必要があります。

厳密にいえば「支払額と支払先」を申告した時点で「誰がどんな支払いを受けたのか」が伝わるのですが、支払調書を提出することでより確実に把握できるようにする、というわけです。

また、法人だけでなく「従業員を雇用している個人事業主」についても支払調書の提出義務が生じます。
さらに、相手が個人でなく法人の場合であっても、報酬・料金を支払った場合は支払調書の発行と提出が必要です。

報酬を受け取った側の支払調書提出義務はない

支払を行った法人、および従業員を雇用している個人事業主は支払調書を税務署へ提出する義務があるとお伝えしました。

一方、報酬を受け取った側は支払調書の提出義務がありません。

取引先によっては、発行した支払調書を支払先（個人や法人）へ送付することがあります。

「個人事業主として企業と請負契約を結び、報酬を支払ってもらったあと、確定申告の時季に支払調書が送られてきた」という経験をしたことのある方は多いのではないでしょうか。
支払調書を支払先へ発行するかどうかは任意となっており、企業によっては支払調書を発行しないケースもあります。また個人事業主（または法人）においても、日頃から帳簿付けをしておけば「どこから、いくらの報酬を得たのか」は把握可能です。確定申告に関しても、帳簿付けさえ怠らなければ問題なく行えます。

それでも支払調書の発行をするのは、「慣例として行っているから」「確定申告の参考になるから」などの理由があります。

受け取る側にとっては提出義務こそありませんが、発行された場合は参考として保管しておくと安心かもしれません。

支払調書の発行はいつ行う？フォーマットは？

支払調書を発行するタイミングは1月がベストです。

1月末に提出するため、というのはもちろんですが、受け取る側に支払調書を送付し、確定申告に間に合うようにするとなると「1月の発行～送付」が最適なのです。

また、支払調書のフォーマットについては、国税庁の公式サイトからダウンロードできます。

引用元：
［手続名］報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書（同合計表）｜国税庁
報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書（PDF/入力用）

各項目は以下の7つ。

各項目の記入のポイントや注意点をご紹介します。

①支払を受ける者

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書上部の「支払を受ける者」は、報酬・料金を受け取る側（支払先）を指します。ここでは、以下の項目を記載します。

②区分

区分については、報酬や料金の内容について記載します。

何の仕事に対しての報酬・料金なのかを明記しましょう。

③細目

細目とは、区分を補足する具体的な項目です。

④支払金額

「支払金額」には、1月1日～12月31日の間に確定した支払の金額を記入しましょう。
ここで注意したいのが「未払いの報酬、源泉徴収をしなかった報酬」についても記載することです。

支払済みの報酬と未払いの報酬は別の段に分けて記載します。
上段には未払い分を、下段には確定した支払報酬金額を記入しましょう。
このとき消費税を含む金額で記載する点にも注意が必要です。

なお、源泉徴収をしない報酬・料金に関しても、「支払調書の提出が義務付けられている支払」にあたる内容ならば、税務署への支払調書提出が必要です。

⑤源泉徴収税額

支払った金額に対し、源泉徴収すべき金額を「源泉徴収税額」へ記入します。
源泉徴収税額は「支払金額等の合計額×10.21％」で計算し、1円未満の端数は切り捨てます。

源泉徴収税には所得税だけでなく、復興特別所得税を合わせた合計額を記載しましょう。
未払の報酬・料金がある場合は、未徴収の源泉徴収税が発生しますので、「内書」として記入するのがルールです。

源泉徴収税額の上段に未徴収分を、下段に徴収済みの源泉徴収税額を記入します。

⑥摘要

特別な事由がある場合は「摘要」に記入します。

⑦支払者

「支払者」には報酬等の支払をした法人、個人の情報を記入しましょう。
法人の場合は所在地と名称、法人番号を記入します。個人の場合は住所、氏名、個人番号を記入します。

支払調書の提出義務や作成方法について正しく理解しておこう！

報酬や料金を支払って業務依頼する側にとって、支払調書の作成・提出は必須ともいえる作業です。また受け取り側への支払調書の発行義務はありませんが、確定申告等のことを考えて送付するのであれば毎年1月には作成を終えておきましょう。