バーチャルオフィスとは?メリット・デメリットについて解説!

バーチャルオフィスとは?メリット・デメリットについて解説!

フリーランスとして働き始めた方や、起業をしたばかりの方たちが多く利用しているバーチャルオフィス。何かと出費が多かったり、準備をしなくてはいけないことがたくさんあったりするスタートアップ時期の方々にとって、さまざまなメリットを得られるサービスです。これから個人事業主として働き出そうと考えている方の中には、バーチャルオフィスの利用を検討中という方も多いと思います。

利用をするにあたって、メリットについて知っておくことは重要ですが、それと同じように、デメリットについても把握しておかなくてはいけません。

そこで今回は、バーチャルオフィスのメリットとデメリットを徹底解説します。

パソコンと向かいあう外国人女性

バーチャルオフィスとは?どのようなサービスが受けられる?

まずはバーチャルオフィスがどのようなものか、簡単におさらいしておきましょう。

バーチャルオフィスとは、「現実にある事務所ではなく、仮想のオフィスを提供する」という特徴を持ったサービスです。厳密には、住所のみを貸し出すというサービスで、利用者はその住所を名刺やホームページに記載して利用することになります。

ネットやクラウドサービスが発達し、現代社会では「働く場所」を確保することの必要性が従来ほど大きくありません。特にフリーランスの方や起業したばかりの方は、自宅を作業場にしているというケースがほとんど。わざわざ実在するスペース(事務所やオフィス)を借りる必要がないのです。

しかし自宅住所を世間に公開してしまうと、プライバシー保護の観点でリスクが高くなります。そこで、自宅住所とは違う、公に広めても問題がないビジネス専用の住所に対するニーズが高まっているのです。

バーチャルオフィスは、そのような現代的なビジネスのニーズに応える形で登場したサービスであると言えるでしょう。

スタートアップに活躍のバーチャルオフィス

ベンチャービジネスの立ち上げや個人事務所の開業、フリーランサーとしての独立、あるいは副業の開始など、さまざまな形で起業する方が増えてきています。バーチャルオフィスは、こうした方々から特に注目されるサービスとなっています。

ビジネスをスタートするにあたって、拠点となる「オフィス」をどこに構えるのかは十分に検討すべき課題の一つです。最初からレンタルオフィスなどを利用してオフィスを構えるとなると、物件探しや契約手続きなどに大きな労力がかかる上に、入居にあたっての初期費用や入居後の賃料や光熱費などのランニングコストが発生することになり、起業直後には多大な負担となります。

スタートアップ期や副業、スモールビジネスにおいて、実作業にあたる場所自体は、自宅の一室などで事足りるケースが多く、まずは自宅兼事務所という形で事業を始めることを検討するのが現実的かもしれません。

しかしこの場合、自宅住所を本社所在地として登記したり公開したりして良いのだろうかというのが悩ましいところですね。賃貸住宅の場合、契約上オフィスとしての利用は難しいというケースもあるでしょう。このような場合に便利に利用できるサービスが、バーチャルオフィスなのです。

バーチャルオフィス以外にはどんなオフィスがあるの?

バーチャルオフィス以外にも、レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースなど聞いたことがあるのではないでしょうか。それぞれのオフィスについて簡単に説明いたします。

【オフィス形態】
レンタルオフィス:個別の専用スペースと、必要に応じて会議室等の共用スペースを利用できる。
シェアオフィス:多種多様な業種の方がオフィスフロアを共有して使用しながら利用者同士の交流もできる。
コワーキングスペース:共有のフリーアドレスのデスクでの仕事となる為、フリーランスの利用者が多い。
バーチャルオフィス:実際に入居はせず、住所や電話番号のみを借りられるサービス。

自宅やクライアントのもとなど、作業スペースがある場合には、バーチャルオフィスを利用すると、レンタルオフィスよりも安価に、都心の一等地の住所や電話番号を使用でき、起業には十分な活動を行えます。

バーチャルオフィスで起業はできる?

個人事業主であれば、開業届を税務署に提出するだけで簡単に事業を始めることができます。資格なども必要なく、最低限必要な初期費用を確保できれば、実際、誰でもすぐに起業ができるのです。
オフィスで仕事をする必要がない(どこでも仕事ができる)というのであれば、バーチャルオフィスを借り、実際の仕事は自宅やカフェなどですることもできます。

誰でもすぐに起業はできますが、以下の業種は基本的にバーチャルオフィスでの開業、営業の許認可が得られないため、バーチャルオフィスの利用ができませんので注意が必要です。

  • 職業紹介業:実体のある事業所の確保が必要なため
  • 人材派遣業:20平方メートル以上の事業所が必要なため(一般労働者派遣事業)
  • 建設業:請負契約の締結などができる事務所が必要なため
  • 廃棄物処理業:廃棄物を適切に処理する施設や能力が必要で、バーチャルオフィスではその基準に満たないため
  • 古物商:独立した営業所が必要なため
  • 探偵業:公安委員会から交付される探偵業届出免許証を事務所の見えやすいところに掲載する必要があるため
  • 風俗営業:バーチャルオフィスでは風俗営業を公安委員会が正確に管理できないため
  • 金融商品取引業:営業所に事務所の図面、職員の配席図、また標識などの掲示をする必要があるため

階段に座る会社員の男性

バーチャルオフィスでつけられるオプション

住所だけを借りるバーチャルオフィスですが、そのほかのサービスも同時に受けることができます。オプションの利用料は基本料金に含まれていることもありますが、業者によって別料金になることもありますので、事前にサービス内容についてしっかり確認するようにしてください。

一般的なオプション

多くのバーチャルオフィスが行っている一般的なオプションサービスです。

事業上の住所レンタル

法人として起業する際はもちろん、個人事業主として活動する際にも、住所は重要な意味を持ちます。

そのため、会社として登録するための住所が欲しい人や、個人事業主として仕事をしていく上での住所が必要な人に、低コストで住所を貸し出しているのがバーチャルオフィスの代表的なサービスです。

転送電話・秘書代行

バーチャルオフィスでは、このようなサービスはもちろん、電話番号やFAX番号の利用も可能となっています。

なお、転送電話と秘書代行サービスに関しては、各バーチャルオフィスによってサービス内容がさまざまです。プランによっても利用できるサービスが異なるため、次のような項目をあらかじめ確認しておきましょう。

  • 電話の転送はオペレーターが対応してくれるのか
  • 電話番号の持ち込みは可能なのか
  • FAX転送等にどの程度の費用が発生するのか

有人対応と無人対応があるので、この点は必ず把握しておきたいですね。

郵便物転送サービス

バーチャルオフィスの住所宛てに送られてきた郵便物を、利用者の自宅住所へ転送するサービスです。転送までにかかる時間は業者ごとで差がありますので、事前に確認するようにしてください。

指定した場所まで転送してくれる場合には、そのための手数料がどの程度発生するのかをチェックする必要があるでしょう。

また、すべての郵便物や宅急便が受け取れるわけではないことを覚えておいてください。本人確認が必要なものや日持ちしない食品などは、受け取り不可となるケースが多いですね。

受け取り可能な範囲についても確認しておくと、トラブルを未然に防げるでしょう。

電話番号貸し出し/電話代行

固定電話の番号を借りることができるオプションです。その番号にかかってきた電話は専門のオペレーター対応し利用者へ転送(取次ぎ)することになります。

会議室の利用

バーチャルオフィスの住所には実際にオフィスビルが建っており、その中にある会議室を利用することができます。顧客や取引先の方と打ち合わせなどをする際に利用することが可能です。プロジェクターやホワイトボードを用意しているところもありますが、それら備品の利用が会議室利用とは別料金になっていることもありますので事前に確認しておきましょう。

利用するための費用は各バーチャルオフィスによって異なりますが、クライアントとの打ち合わせや、仕事仲間との会議に活用できます。

ただし、貸し会議室の多くは予約制です。スペース確保の問題で、収容人数が限られる場合もあります。他の人の予約で貸りるのが難しいこともあるため、利用状況はしっかりと確認しておかなければなりません。

さらに、会議室を利用する可能性が高い人は、以下もチェックしておきましょう。

  • 異性が1対1でも使いやすい空間なのか
  • プロジェクターなどを利用できるのか

そもそも会議室を設けていないバーチャルオフィスもあるため、会議室の有無に関してもリサーチしておくことが大切ですね。

受付

業者によってはオフィスビルの入り口に受付が常駐しているものがあります。顧客が突然来訪した際に対応してもらうことができ、利用者が現在不在であることを丁寧に伝えた上で、来訪者があったことを利用者に伝達します。

特殊なオプション

上記のオプションに加え、バーチャルオフィスの業者がそれぞれ独自で行っていることがあるオプションサービスです。

法人登記代行

法人登記にかかる手続きを代行してくれるサービスです。

会計業務請負

バーチャルオフィス業者が提携している税理士と顧問契約を結び、会計業務を請け負ってもらうことができるサービスです。

ホームページ作成のサポート

ホームページの作成をサポートしてもらえるサービスです。

スマートフォンを見る女性

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの基本的な概要を押さえたところで、バーチャルオフィスのメリットについて見ていきましょう。

初期費用の大幅な削減

バーチャルオフィス最大のメリットのひとつが、大幅な経費削減効果です。特に初期費用は顕著で、実際に貸しオフィスを借りるとなると、敷金礼金、保証金などを支払わなくてはいけません。敷金礼金は賃料の数か月分、保証金は6か月から多い場合だと1年分というところもあります。

仮に賃料20万円、敷金礼金が2か月分、保証金が6か月分の貸しオフィスを借りたとしたら、契約時に200万円の支払いをしなくてはいけません。何かと出費がかさみ、まだ事業も軌道に乗っていないスタートアップ時にこれはかなり大きな支出であると言えます。

その点、バーチャルオフィスであれば入会金を支払うだけです。入会金は業者によってさまざまですが、高くて1万円程度ですからそれほど大きな負担にはなりません。また、貸しオフィスを仕事場にするのであれば、デスクやプリンター、暖房器具などなど、作業をするための備品を新調する必要が出てきます。しかしバーチャルオフィスを利用する場合は自宅を作業場にすることが前提になるので、そういった設備の購入費もかかりません。

月々の利用料金も1万円以下のバーチャルオフィスがほとんどですので、ランニングコストも小さく抑えられます。

では、バーチャルオフィスを利用すると、事務所を借りることと比べてどれだけ経費削減になるのか見ていきましょう。

<都内の一等地に事務所(1R:賃料12万円/月)を借りたと想定>

  • 敷金(保証金):賃料6か月分(72万円)
  • 礼金:賃料2か月分(24万円)
  • 前家賃:賃料1か月分(12万円)
  • 仲介手数料:賃料1か月分(12万円)
  • 火災保険料:2万円
  • 保証会社に支払う保証料:賃料1か月分(12万円)
  • デスク、イス:5万円
  • パソコン、コピー機:15万円
  • エアコン:10万円
  • 電話:2万円

合計:168万円

事務所の賃料や導入する設備が変われば多少前後はすると思いますが、だいたい150万円以上の初期費用がかかることになるのです。
また、ここに加えて次の費用もかかってきます。

  • 電気代、ガス代などの光熱費
  • インターネット通信回線費
  • 消耗品などの雑

それに対して、都内の一等地にあるバーチャルオフィスの住所(月額料金5000円)を借りた際にかかる費用は基本的に登録料の1万円だけです。もちろん契約する業者によって差は出てきますが、多くても数万円程度で済むでしょう。また、自宅を仕事場にすれば設備投資費用もほとんどかかりません。つまりバーチャルオフィスを利用することで、だいたい150万円以上のコストカットになるということなのです。

また、初期費用だけではなく、ランニングコストも事務所を借りるよりもはるかに安くなります。上記の賃料で比較した場合ですと、月々11万5000円の差です。これを年間にすると、138万円の差になります。バーチャルオフィスを利用することでかなり経費削減になることがわかったのではないでしょうか。

一等地の住所を利用できる

バーチャルオフィスが提供している住所は、基本的に一等地です。東京都内であれば都心の住所を安い利用料で借りることができます。

取引先や顧客から信頼してもらうというのは、事業をする上でかなり重要なポイントです。しかし、設立間もない会社や、独立したばかりのフリーランスなど、まだ実績がない方にとって、取引先や顧客から信頼してもらうというのは容易ではありません。もちろん実績を積み重ねることで信頼を勝ち取っていくことは可能ですが、実績の少なさがスタートアップ時の事業経営の大きな足かせになることは事実です。

そのようなときに、一等地の住所を会社の所在地として利用できることが大きなアドバンテージになります。「この場所に住所を持っている会社であれば安心だろう」と考える人も少なからずいるからです。そうでなくても、全国から仕事の発注が来る可能性が高くすることができます。

例えばホームページ作成代行業であれば、広島県の会社が山梨県の会社に発注する可能性は、それこそよほどの実績がない限り高くなるとは言えないでしょう。
しかし、東京都の会社であれば、遠方からの発注も見込めます。それが日本の首都である東京という大都市の持つ力であると言えるでしょう。

とはいえ、スタートアップの段階でいきなり東京都内に事務所を構えることは現実問題難しいかもしれません。そのようなときに、安い利用料で一等地の住所を借りることができるバーチャルオフィスが役に立つのです。

プライバシーの保護

バーチャルオフィスの利用は、事業にとってプラス面があるだけではなく、日常生活においてもメリットがあるものです。

出費を限界まで切り詰めたいと考えている方の中には、バーチャルオフィスの利用にかかる料金も削りたいと考えている方もいるかもしれません。しかし自宅を会社オフィスにするというのは、その住所を名刺やホームページに記載することになり、プライバシー保護の観点から見るとかなりリスクが高いと言えます。特に若い女性であればストーカー被害に遭う危険性が高くなるでしょう。

また、賃貸マンションなどに住んでいる場合、契約上居住以外の利用を禁止していることが多々ありますので、事業を起こしていることが知られた際に違約金の支払いを命じられるケースもありますし、最悪強制退去もあり得ます。

バーチャルオフィスを利用することで、そのようなトラブルを未然に防ぐことができるようになるのです。

必要なとき必要なだけオフィス機能を利用できる

「1つ目のメリットの「初期費用の大幅な削減」」とも関連する内容ですが、「必要なときにだけ、必要な機能を利用できる」という点もバーチャルオフィスのメリットです。

例えば実際にオフィスを構え、OA機器などを導入し、事務スタッフを雇用した場合、実際にはそれらを使用していない時間の分も含めて固定費としてコストがかかることになります。

固定費の削減は、経費削減において重要なポイントとなるため、特に起業直後の事業者は意識すべき課題です。

バーチャルオフィスであれば、必要なときに使用した機能の分だけをコストとしていると考えることができます。

近年では、シェアリングエコノミーが普及するなど、「ものを所有しない」という風潮が広く浸透し始めています。バーチャルオフィスの利用は、こうした現代的な考え方とも通ずる効率のよさもメリットの一つだと言えるでしょう。

自宅以外の住所に法人登記が可能

自宅での作業がメインになる人は、わざわざオフィスを構える必要がないため、法人登記する際の住所も自宅にするケースが多いでしょう。ですが、法務局に自宅の住所を届け出した場合には、情報が公開されてしまうのでプライバシーの確保が難しくなります。

家族がいる人や女性の一人暮らしの場合には、防犯上の観点からも避けた方が良いでしょう。

バーチャルオフィスの住所レンタルは、法人登記に利用できるため、このようなケースでも活用することが可能です。

悩む男性

バーチャルオフィスのデメリット

いろいろなメリットがあるバーチャルオフィスですが、利用するのであれば事前に知っておきたいデメリットもいくつかあります。しっかり押さえておきましょう。

ほかの利用者と住所がかぶってしまう

バーチャルオフィスの利用者数は増加傾向です。それに対して提供できる住所には当然限りがありますので、中には複数の利用者が同じ住所を借り、会社の住所として利用しているというケースもあります。

顧客が住所をネットで検索した場合、複数の会社が検索結果として表示されることがあり、顧客に不信感を抱かれることもあるかもしれません。その結果バーチャルオフィスを利用していることが知られてしまう可能性もあるでしょう。

とはいえ、バーチャルオフィスで住所を借りることは決して悪いことではありません。前項で紹介した通り、プライバシーを守るためにバーチャルオフィスを利用している方も大勢います。働き方が多様化した現代社会では、費用の面で起業のハードルを低くしてくれるバーチャルオフィスの存在は、ごく当たり前の存在になりつつあるのです。

そのため後ろめたい気持ちになる必要はないのですが、顧客や取引先がどう感じるか、というのが重要視されるビジネスの世界。ほかの会社の住所と重複する可能性があるバーチャルオフィスの利用は、顧客の考え方次第ではマイナスイメージにつながってしまうことがあるというのを念頭に置いておくようにしましょう。

どのような業種でも利用できるわけではない

事業の内容によっては、バーチャルオフィスの利用ができないことがあります。というのは、さまざまある業種の中には「事業所の確保」が営業の許認可を得るための条件になっているものがあるのです。

以下の業種は、基本的にバーチャルオフィスでは開業、営業の許認可が得られないため、バーチャルオフィスの利用ができません。

  • 職業紹介業
  • 実体のある事業所の確保が必要なため

  • 人材派遣業
  • 20平方メートル以上の事業所が必要なため(一般労働者派遣事業)

  • 建設業
  • 請負契約の締結などができる事務所が必要なため

  • 廃棄物処理業
  • 廃棄物を適切に処理する施設や能力が必要で、バーチャルオフィスではその基準に満たないため

  • 古物商
  • 独立した営業所が必要なため

  • 探偵業
  • 公安委員会から交付される探偵業届出免許証を事務所の見えやすいところに掲載する必要があるため

  • 風俗営業
  • バーチャルオフィスでは風俗営業を公安委員会が正確に管理できないため

  • 金融商品取引業
  • 営業所に事務所の図面、職員の配席図、また標識などの掲示をする必要があるため

銀行の法人口座を開設するのが難しい場合もある

バーチャルオフィスには、多様多種な事業者が利用できるメリットがある反面、犯罪に使われやすいといったデメリットもあります。このようなマイナスイメージが多いバーチャルオフィスの場合には、銀行の法人口座を開設するのが難しくなるでしょう。

なお、都内一頭地の住所を月額1,650円でレンタル可能な当社「レゾナンス」では、法人銀行口座の開設をお手伝いしています。申し込みはオンラインで完結するため、銀行に出向く手間もかかりません。

さらに今なら、都内一頭地の住所をお安く提供する期間限定のキャンペーンを実施しています。「登記」「郵便物・宅急便の受け取り報告」「届いた郵便物の月4回転送サービス」が込みで、月額にすると1,650円相当です。

ご興味のある方は、バーチャルオフィスのレゾナンス公式サイトをご覧ください。

銀行の法人口座開設や社会保険加入ができない、ということは誤解です

バーチャルオフィスは「法人銀行の口座開設ができない」「社会保険に加入ができない」という話を聞いたことがある方も多いかもしれません。しかし、それは誤解で、バーチャルオフィスであっても法人銀行の口座は開設できますし、社会保険にも加入できます。

バーチャルオフィスの法人登記について
東京のバーチャルオフィス『レゾナンス』の法人登記について解説するページです。格安の月額1650円からご利用でき、郵便物・電話応対内容が即座にご確認可能なシステム、電話秘書代行サービスも人気。法人登記も可能なバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスでも銀行の法人口座開設はできる!開設時のポイントは?
バーチャルオフィスやレンタルオフィスの場合、法人銀行口座の開設は難しいと思われがちです。しかし、きちんと段階を踏んで審査に臨めば口座開設は可能です。今回は、バーチャルオフィスで法人口座開設をするときのポイントを紹介します。

郵便物が届くまでに時間がかかる

郵便物はバーチャルオフィスから転送されてきますが、どうしてもタイムラグが生じますので、急ぎの取引などに影響を与える可能性もあります。

起業をすると、郵便、書留、ダイレクトメール、宅配物など様々な荷物が届きます。ご自宅や賃貸オフィスの場合はすぐに受け取りができますがバーチャルオフィスの場合は、バーチャルオフィスに届いた物を利用者様の指定場所に転送いたしますので、迅速に郵便を受け取りたい場合でも、お時間がかかる場合があります。

バーチャルオフィスでの登記について

バーチャルオフィスで法人登記は可能です。

商業登記法上、会社設立時に本店所在地の住所に関する制限は特になく、自宅(実家)や居住している賃貸マンションなどでも法人登記申請は可能です。また、法人設立時に会社の「定款」を作成しますが、掲載する住所をバーチャルオオフィスの住所にしても無効になることはありません。

違法ではないのか

法律上、法人登記の住所について「会社の住所は実際に作業をしている場所でなくてはならない」という決まりはないため、違法となることはありません。しかし業種によっては、法人登記はできるが申請の許可がおりない場合があるので、注意が必要です。

バーチャルオフィスを利用するべき人の特徴

バーチャルオフィスの利用をおすすめする人の特徴は、次の3つです。

作業スペースに法人登記が難しい人

日ごろから仕事をする作業スペースが自宅もしくはクライアント先の場合、法人登記する際の住所がネックになります。このようなケースでは、バーチャルオフィスを活用して住所レンタルをするのが最適です。

レンタルオフィスやコワーキングスペースよりも、コストをかけずに利用できます。

都内一等地の住所を利用したい人

都内一等地の住所にオフィスを構えるのは、先述したとおり、誰でも実現することではありません。しかしながらバーチャルオフィスを利用すれば、どんな人でもコストをかけずに住所を活用できます。

利用するバーチャルオフィスによっては、名刺にも堂々と住所の掲載が可能です。

登記する住所を自宅以外にしたい人

バーチャルオフィスの住所利用は、防犯目的で登記する住所を自宅以外にしたい人から好評です。

電話転送や秘書サービス、さらには郵便物の受け取りまたは転送機能を上手に活用すれば、手間が発生する心配もありません。

バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点

納税地はどこになるのか

個人事業主の場合

基本的には住民票が置かれている「事業主の住所(ご自身のお住まい)」の管轄税務署です。
ちなみに、個人事業主になるためには開業届出書(個人事業の開廃業等届出書)を役所に提出する必要があるのですが、その際バーチャルオフィスの住所も開業届出書に記載することをオススメしております(「納税地以外の住所地・事業所」欄)。
記載することでバーチャルオフィスの費用も経費計上できるようになります。

法人の場合

国内に本店のある法人の場合、納税地は「その法人の本店又は主たる事務所の所在地」となっているので、バーチャルオフィスの所在地もしくはご自宅住所の管轄税務署になります。

運営会社の経営状況

バーチャルオフィスの運営会社が突然倒産してしまうことも少なくありません。その場合、新たなオフィスを借りなおして住所も変更しなくてはならず、大変な労力がかかってしまいます。そのため、バーチャルオフィスを契約する前に経営状態が安定していることを見極めなくてはなりません。

経営が安定している業者かどうかを調べるには、信用情報リサーチ会社で確認するとよいでしょう。信用情報会社の口コミや実際の売上、利益が落ちていないかどうかなどを見られます。

爽やかなビジネスマン

まとめ

バーチャルオフィスは、事業上の住所をレンタルしたい人に便利なサービスです。

いくつかデメリットはありますが、たくさんのメリットもあるバーチャルオフィス。これから起業しようとしている方やフリーランスとして働こうと考えている方は、ぜひ利用を検討してみてください。