レンタルオフィスとは？メリットやデメリットを解説！バーチャルオフィスとの違いや設備・サービスについて

企業や副業に便利なレンタルオフィス。需要が高まるにつれて、多くの人から注目されています。しかしながら、レンタルオフィスの機能や他のオフィスとの違いがよくわからないことも。

今回は、レンタルオフィスの設備・サービスの具体的な解説と利用するメリットやデメリットについてご紹介します。バーチャルオフィスとの違いが気になる人もご覧ください。

レンタルオフィスとは何か

そもそもレンタルオフィスとは、直訳すると「レンタル = 賃貸」「オフィス = 事務所」になります。しかし実際には、レンタルオフィスと一般的な賃貸事務所（オフィス）には次の明確な違いがあるのです。

• レンタルオフィス → 利用料を払って共有スペースを使用する
• 賃貸事務所 → 賃料を払って単独スペースを利用する

つまり、レンタルオフィスには多くの利用者がいて、提供される専有スペースの1つをレンタルします。一方、賃貸事務所はレンタルしたスペースを単独で利用する形です。

レンタルオフィスの基本的な設備・サービス

レンタルオフィスの基本的な設備やサービスについては、以下の3つが当てはまります。

自分だけの専有スペース

レンタルオフィスは、先述したように自分だけの専有スペースを確保できます。コワーキングスペースのようなフリーアドレスのデスクではなく、自分のみ利用可能な個室または半個室の確保が可能です。

なお、専有スペースを確保することによって、次のようなメリットも得られるでしょう。

• 私物を置いておける
• 施錠ができる（完全個室の場合）

プライバシーを守りたい人にとって、最適な環境です。

作業に必要な設備の完備

レンタルオフィスには、作業に必要な以下の設備が整っています。

• Wi-Fi
• プリンター
• 机と椅子
• 空調

起業するにあたって必要な設備を、自分で一から準備する必要はありません。利用料や共益費を支払うことで活用できるため、ランニングコストの節約につながります。

なお、レンタルオフィスのサイズは人数によって選ぶことも可能です。1名用だけでなく、数十名用といった広いスペースも確保できます。

設備を準備する手間やコストを省けたり、ニーズに合わせてスペースを使いわけたりできるのは、レンタルオフィスを利用する上で嬉しいポイントになりますね。

会議室等の共有スペース

レンタルオフィスの専有スペースは単独で利用できますが、会議室やセミナールームといったスペースは共有になります。

他の人が利用していると使えないデメリットはありますが、ほとんどのケースで予約制です。あらかじめ予約をしておくことで、スムーズに利用できる可能性が高いでしょう。

レンタルオフィスの利用で得られる5つのメリット

フリーアドレスのデスクではなく、専用のリスクを確保できるレンタルオフィスにはいくつものメリットが存在します。そのなかでも特に注目したいのが、以下の5つのメリットです。

オフィスの開設にかかる初期費用の削減

賃貸事務所などを利用してオフィスを開設する場合には、理想とする設備が整った居抜き物件ではない限り、内装工事や作業に必要な設備の導入が必要です。

しかしこれでは、オフィス開設にあたっての初期費用が発生し、想像以上にコストがかかる可能性も。

一方、必要な設備がある程度整っているレンタルオフィスなら、オフィスの開設に必要な初期費用を大幅に削減できます。入会金や保証金が発生しても、よほど高級なレンタルオフィスでない限りは大きな出費になりません。

法人登記に必要な住所利用

法人として起業する際には、法務局にて登記を行う必要があります。なかには自宅の住所を利用する人もいますが、公開される情報となるため避けたいと考える人も少なくありません。

このような際にも、大半のレンタルオフィスでは法人登記に必要な住所を利用できます。なお、許認可に伴う住所利用の料金に関しては各レンタルオフィスによって異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

ランニングコストの節約

レンタルオフィスに備わっている設備は、使用料や共益費を支払うことで誰でも利用ができます。決まった金額のみを支払う制度となるため、水道光熱費や通信費といった固定費を自分自身で負担する必要がありません。

さらに、レンタルオフィスはメンテナンス代も含まれているので、万が一設備にトラブルが発生しても、それに伴う費用負担が避けられます。予期せぬ出費を心配せずに過ごせるのは、大きなメリットになるでしょう。

電話代行・秘書サービスの利用

レンタルオフィスのなかには、電話代行や秘書サービスを行っている場合があります。有人対応のレンタルオフィスなら、電話の代行だけでなく来客時の対応も万全です。

わざわざ秘書を雇用しなくても、同等のサービスを受けられます。

ちなみに郵便の受け取りに関しては、各レンタルオフィスでサービス内容が異なる点を覚えておきましょう。専用のポストに配達員が投函するケースもあるため、このような場合には自分で確認が必要です。

郵便物チェックの手間を省きたい人や、宅急便等の荷物を受け取って欲しい人は、各レンタルオフィスが行っている郵便受け取りサービスに注目してください。

複数の事業者との交流

複数の事業者と共有してスペースを利用するレンタルオフィスでは、交流会が実施されていることもあります。このような機会を上手に活用すれば、ビジネスチャンスやアイディアにつながることも少なくありません。

実際にレンタルオフィスを利用する人のなかには、コミュニティ機能を重要視するケースもあります。

レンタルオフィスと他のオフィス形態との違いは？

オフィスの形態には、レンタルオフィス以外にもさまざまな種類があります。
レンタルオフィスと他のオフィス形態の違いを比較しましたので、順に見ていきましょう。

賃貸オフィスとの違い

賃貸オフィスとは、管理会社と賃貸借契約を結んで借りるオフィスです。レンタルオフィスと比較すると、以下のようにさまざまな違いが見られます。

レンタルオフィスは初期費用が比較的安く、かつすぐに利用開始できるのが魅力です。オフィス家具等の什器や内装に手を加える必要がなく、退去時も原状回復費が不要です。レンタルオフィスでは契約変更や引っ越しにも柔軟に対応できます。
レンタルオフィスによってはフロアに受付スタッフが常駐しており、来客対応などをしてくれるケースもあります。

一方賃貸オフィスは、内装や什器の自由度が高い点が大きな違いです。
その分初期費用や退去時の原状回復費が高くつくのがネックですが、より自由度の高いオフィス空間づくりが実現できる点は魅力です。また独立したオフィスが借りられる分、レンタルオフィスのように他のテナントへ入居している企業へ気を遣わなくてよいのも利点です。

コワーキングスペース、シェアオフィスとの違い

コワーキングスペースやシェアオフィスは、共同のフロア空間を共有しながら仕事を行うワークスペースを指します。レンタルオフィスとの大きな違いは、「プライベート空間の有無」です。

コワーキングスペースやシェアオフィスは、あくまでもオープンなスペースを共有しながらビジネスを行います。中には半個室・個室のブースが利用できるところもありますが、完全な個室というよりは「簡易的なプライベート空間」であるケースが多いでしょう。

簡易的な拠点、作業スペースが欲しい場合はコワーキングスペースやシェアオフィスでも十分ですが、「しっかりした個室が欲しい」という場合はレンタルオフィスがおすすめです。

レンタルオフィスを選ぶ際のポイント

レンタルオフィスを選ぶ際に意識したいポイントは、以下の5つです。

1. 共益費が利用料金に含まれているか
2. 自身が必要な設備（部屋内の家具やロビー、会議室など）が備わっているか
3. 個室か、半個室（壁の上部が開いている）か
4. スタッフが常駐しているか
5. 法人登記ができるか、またその費用はいくらか

レンタルオフィスは1ヶ月単位で利用できるところが大半ですが、その利用料金に共益費が含まれているかいないかでトータルコストが変わります。また、予算内で使いたい設備が揃っているかも確認しておきましょう。
部屋の形式にも要注目。レンタルオフィスには壁まで仕切られている個室タイプと、壁の上が他の部屋とつながっている半個室タイプがあります。プライバシーを重視する場合は個室タイプがおすすめです。

そのほか、スタッフに来客対応してもらいたい場合はスタッフ常駐型のレンタルオフィスが向いています。法人登記をしたい場合は、登記ができるかどうかや費用についても確認することをおすすめします。

レンタルオフィスに持ち込むと便利なアイテム6選

1.キャビネット

多くのレンタルオフィスには最低限のオフィス家具が揃えられていますが、収納スペース不足に悩まされる方も多いものです。好みのデザインのキャビネットを持ち込んで、レンタルオフィスを快適に使いましょう。
デザイン性の高いキャビネットが1つあればオフィスの雰囲気もガラリと変わります。セキュリティ対策として鍵付きのキャビネットを取り入れるのも便利です。

2.ファイルボックス

雑然としてしまいがちな書類を整理するためのファイルボックスを何冊か用意しておきましょう。
レンタルオフィスは一般的なオフィスとは違い袖机にあれこれと書類を入れることができないため、ロッカーやキャビネットに書類を上手に収納するよう心がけたいものです。

3.フットレスト

レンタルオフィスでの座り仕事が続くと体のコリやむくみを感じやすくなることも。デスクの足元にフットレストや簡易マッサージアイテムを仕込んでおけば、長時間のデスクワークでも疲労を感じず快適に過ごせます。

4.ひざ掛け、ブランケット

空調が一括管理になっているレンタルオフィスもあります。自身で空調を自由に操作できる場合でも足先に冷えを感じることがあるかもしれないので、ひざ掛けがあると便利です。
また、レンタルオフィスで休憩や仮眠をとることを考え、ブランケットを用意しておくのもよいでしょう。

5.加湿器

オフィスの空調の乾燥対策として、小型の加湿器の導入もおすすめです。レンタルオフィスに置くのなら、スペースを取らないスタイリッシュな加湿器が最適です。
USBにつないで使用するものや電源を使用せず使えるものなど便利な卓上加湿器が多く販売されているので、好みのものを取り入れましょう。

6.マイボトル

多くのレンタルオフィスでは、ドリンクの提供が行われています。しかし、紙コップに入れたドリンクはすぐに冷めてしまいますし、卓上で転倒させる危険性も考えられます。
ホットドリンクOKのマイボトルを用意しておけば、いつでも温かい飲み物を手軽に飲むことができ快適ですよ。

レンタルオフィスは長期利用やオプション追加で割高になるデメリットも

レンタルオフィスを検討する際には、メリットにばかり気を取られます。しかしながら、次のようなデメリットがあることも忘れてはいけません。

• 長期の利用は利益が出ないと割高になりやすい
• あらゆるオプションを追加すると利用料が高くなる

レンタルオフィスは、利用料や共益費を支払うことによって利用することができます。そのため、支払っている以上の利益が得られない状態で長期的に利用すると、割高に感じてしまうこともあるでしょう。

また、あらゆるオプションを追加すると利用料が高くなり赤字になる可能性も。必要なものと不必要なものの取捨選択を、しっかりと行ってください。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの違い

法人登記の住所利用や、電話転送・秘書代行といったサービスを行っているのは、レンタルオフィスだけではありません。近年注目を集めるようになったバーチャルオフィスも、同様のサービスを行っています。

では、レンタルオフィスとバーチャルオフィスの決定的な違いは何なのでしょうか。

結論からお話しすると、2つの大きな違いは作業スペースの有無です。レンタルオフィスは専有のスペースを確保できますが、バーチャルオフィスは作業スペースがありません。

作業スペースの確保を第一に考える人から、レンタルオフィスは選ばれています。

オフィス利用の頻度が低い人にはバーチャルオフィスが向いている可能性も

「自宅での作業が多い」「クライアント先で作業することが多い」このような人は、オフィスを利用する頻度が低いでしょう。そのため、作業スペースの確保を優先して考える必要はありません。

事業に必要な住所のレンタルや郵便物の受け取り、さらには電話代行や秘書サービスを目的とするのなら、レンタルオフィスよりも安く活用できるバーチャルオフィスがおすすめです。

なお、バーチャルオフィス「レゾナンス」では東京の住所をお得にレンタルすることができ、転送電話や秘書代行といったサービスも充実しています。会議室もレンタルすることができるため、多様多種な事業者様からご好評です。

まとめ

レンタルオフィスは、利用料や共益費を支払うことで誰でも共有スペースを活用することができます。個室や半個室といった形態があるため、希望する作業スペースを確保できるか、あらかじめ確認しましょう。