近年はネット環境が整備され、クラウドサービスなども発達したことにより、さまざまな場所で仕事をおこなうことが可能となりました。それに伴い、副業を始めたり、会社を独立してフリーランスになったりする方も増加しつつあります。
場所にとらわれない働き方を実現させるうえで重要な役割を果たすのが「バーチャルオフィス」や「コワーキングスペース」などのサービスです。
ここではバーチャルオフィス、コワーキングスペースの特徴・メリットをご紹介しつつ、それぞれの違いについて解説します。
バーチャルオフィスとはどのようなもの？
バーチャルオフィスとは、バーチャル（仮想）にオフィスを設け、住所や電話番号を借りられるサービスです。
近年は専用のオフィスを契約しないまま、自宅で事業を開始する方も多くなっています。
しかし、法人もしくは個人事業主が事業をおこなう際には、登記をするために住所や電話番号などが必要になります。もし自宅の賃貸契約の規定により登記がおこなえない場合には、どこかにオフィスを借りるなどして用意する必要が出てきます。
そのような場合に便利なのが、バーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスを契約すると、専用オフィスを契約しなくても住所や電話番号が借りられます。設備等を使用するわけではないため、月額数千円からとリーズナブルなのも魅力です。
また、都心のバーチャルオフィスを借りれば、事業場の住所・電話番号も一等地のものになるため、取引先からの印象も良くなるでしょう。
バーチャルオフィスの具体的なサービス内容は？
バーチャルオフィスでは次のようなサービスが利用できます。ただし、運営会社によってはサービス内容や料金が異なりますので、あらかじめ確認してから契約することが大切です。
郵便物の受け取り、転送
バーチャルオフィスの多くでは、一部の郵便物（本人限定郵便、食品、危険物など）を除いた郵便物を受け取ってもらい、指定の住所へ転送してくれるサービスがあります。
バーチャルオフィスのプランによっては転送の頻度や利用料金、転送時の郵送費用などが異なる場合もありますが、こうしたサービスを利用することで安心して事業がおこなえます。
バーチャルオフィスの電話＆FAX番号を借りられる
事業をおこなう際は、固定電話番号を持っていると相手方の印象が良くなることも多いです。
バーチャルオフィスを契約すると、固定電話番号やFAX番号を借りることができます。これらの番号にかかってきた電話は、自分の電話番号などに転送できるため、固定電話回線契約をせずとも固定電話番号が手に入れられるのです。
また、バーチャルオフィスによっては、電話対応を代行してくれる「電話秘書代行サービス」を提供しているところもあります。
会議室が使える
自分が手掛ける事業内容によっては、ミーティングや取引先との打ち合わせなど、実際に顔を合わせて話したいという場合もあるでしょう。
こうしたニーズの高まりから、会議室を設けているバーチャルオフィスも多いです。
ただし「プロジェクターなどの備品の有無」「利用料金がオプションか否か」「会議室の立地・サイズ・予約の取りやすさ」といった点は、バーチャルオフィスによって異なります。
会計サービスや法人登記などの手続き代行も
バーチャルオフィスによっては、提携税理士と契約する形で会社の経理を代行してくれるサービスを実施しているところも。また、税理士や司法書士、中小企業診断士と提携しているバーチャルオフィスであれば、法人登記代行や融資・補助金・助成金などの申請を依頼できる場合もあります。
個人でビジネスをしている人はこれらのようなサービスを利用することで、時間を有効活用できるようになります。
バーチャルオフィスは物理的なスペースが無いことも多い
バーチャルオフィスでは、デスクを置くなどの“物理的スペース”は借りられない場合が多いです。これはサービスの性質上、スペースを必要としない利用者が多いからだといわれています。
ただし運営会社によっては、デスク等を置いて作業ができるオプションを提供していることも。
「登記のために借りているが、たまには違う場所で仕事がしたい」という方には、物理スペースレンタルのあるバーチャルオフィスが向いているかもしれません。
コワーキングスペースの特徴
コワーキングスペースとは「共同・共通の仕事場」という意味です。
シェアオフィスとよく似ていますが、シェアオフィスは共通の仕事場をシェアするだけの場合が多く、コワーキングスペースは利用者同士が交流したりコミュニティを築いたりする目的で設置されている場合が多い、という違いがあります。
コワーキングスペースにはデスクや椅子、電源、Wi-Fiなどのネット環境が揃っており、PC等を持ち込めばすぐに仕事を始められるのが特徴です。
「月額制」「時間制」という風に利用料金プランが細かく設定されているところも多いため、「いつものオフィスを離れて気分転換に」「フリーランスの仕事場として月極で利用したい」など、柔軟な使い方ができるのです。
コワーキングスペースでは何ができる？
コワーキングスペースを利用すると、次のようなメリットが得られます。
レンタルオフィスより低コストで仕事場が持てる
コワーキングスペースの料金には、仕事に必要な設備の利用料、光熱費、共益費等が含まれています。
希望に応じたプラン料金を支払うことで誰でも利用できるうえ、レンタルオフィスなどのサービスに比べると低コスト、かつ立地条件の良い場所にオフィスを構えることができます。
会議場として使用できる
コワーキングスペースの中には、会議室として使用可能な“個室”を備えているところも。
もし社内に会議をする場所がない企業でも、こうした場所を借りることで、社内会議や打ち合わせの場として利用できます。
社外の人間とコミュニティ形成ができる
コワーキングスペースでは、役職や年齢に関係なく同じスペースを共有することになります。また、コワーキングスペースではデスクの場所が固定化されていない（フリーアドレス制）場合も多く、前に利用したときと違う人が隣で作業をしている、というケースも珍しくありません。
スペースを共同利用していくうちに利用者同士で交流が生まれ、コワーキングスペース独自のコミュニティが出来上がるのです。
また、他の利用者との交流の中で、新たなビジネスのアイデアを思いついたり、スキルを身に付けたりするといった恩恵が得られる場合も多いでしょう。
イベント・セミナーが開催される
コワーキングスペースによっては、定期的に勉強会やセミナーなどのイベントが開催されることもあります。
イベントに参加することでビジネスに役立つスキルを身に付けられるほか、他の参加者との交流が深まる効果もあるのです。
バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違いは？
バーチャルオフィスとコワーキングスペースの特徴をご覧いただいたとおり、それぞれのサービス内容には全く異なる特徴があります。では、具体的にはどのような違いがあるのでしょう？
バーチャルオフィスは別途でオフィスが必要
バーチャルオフィスはオフィスそのものを借りるわけではないので、自宅や作業用スペースなどの用意が必要です。その場合、事業で使用するデスクなどの備品やネット利用料金、水道光熱費といったコストは、当然自分で支払うことになります。
一方、コワーキングスペースの場合は設備やネット環境、水道光熱費も料金に含まれます。従業員数が少ない企業や、イチからオフィスを借りるとコストがかさんでしまう場合などは、コワーキングスペースを利用するほうが低コストになることも。
ちなみに「バーチャルオフィスを借りて、業務はコワーキングスペースでおこなう」という風に、2つを併用することは可能です。また、バーチャルオフィスそのものは月数千円で借りられるので、うまく使い分ければランニングコストを大幅に抑えられるでしょう。
利用者同士の交流の有無も異なる
バーチャルオフィスは、事業用の住所等をレンタルするサービスであり、コワーキングスペースのように利用者同士で交流をすることがありません。他業種の人たちと交流を深めたい場合は、自分で交流の機会を設けたり、セミナー等に参加したりする必要があるでしょう。
ただ、コワーキングスペースには「静かに仕事がしたいのに、頻繁に話しかけられるので集中できない」「機密情報の漏洩リスクがある」といったデメリットもあります。また、コワーキングスペースによっては、1人あたりの作業スペースが十分ではない場合も。
どちらがよいかは事業内容や業務によっても変わってきますが、バーチャルオフィスであれば個室等を借り、集中して仕事ができるオフィスづくりも可能です。そのため、ある意味では自由度が高いといえるかもしれません。
一等地のバーチャルオフィスなら“一等地の住所”で登記が可能
都心の一等地にあるバーチャルオフィスを利用すると、実際に住んでいる場所が地方であっても、登記上は一等地の住所で登録が可能になります。取引先からの印象も良くなり、ビジネスにおいても優位に立つことができるでしょう。
また、もし登記に自宅住所を使用すると、防犯面に支障が出てしまう場合があります。しかしバーチャルオフィスを登記先にすれば、プライバシーの確保にもつながります。
コワーキングスペースの中にも住所の利用や法人登記が可能なところはありますが、コワーキングスペースの場所によっては一等地から少し離れている場合も。事業上・登記上の住所にこだわる方は、より一等地に近いコワーキングスペースを探すか、バーチャルオフィスを活用するとよいでしょう。
バーチャルオフィス・コワーキングスペースはうまく使い分けを
今回の記事では、バーチャルオフィスとコワーキングスペースの違いについて解説しました。
近年の働き方改革により人々の働き方が大きく変わろうとしている中、会社に出社せずとも仕事を進められることは「労働コストの削減」や「ライフワークバランスの改善」に大きなメリットが得られます。
また、場所に縛られない働き方ができるとなれば、より多くの起業家が生まれます。ビジネスシーンにも活気が生まれ、革新的な事業・製品・サービスなどが生まれる可能性が高まるはずです。
ただし、自由度が高まる反面「コストを抑えて効率的に仕事をおこなう」「より多くの利益を生み出す」といったことが、今以上に求められていくのも予想されます。そのためには、これらのビジネスサービスをうまく活用することが大きなカギとなるのです。
バーチャルオフィスやコワーキングスペースの利用を検討している方は、それぞれの性質の違いをしっかりと理解してから選ぶとよいでしょう。
