謄本とは? 抄本との違いや戸籍・会社・不動産の具体例を紹介!

起業・開業に関する手続きなどでよく目にする「謄本」。
そもそも謄本とはどのようなものなのでしょうか? また、よく似た「抄本」とはどのような違いがあるのでしょうか。

ここでは、謄本の意味や抄本との違い、戸籍謄本や登記簿謄本など、生活や起業に関わりのある書類の種類をご紹介します。

謄本とは? 抄本との違いを把握しておこう

謄本とは、もともと写本(人の手で書き写した本)と同じ意味の言葉です。
また、本の内容を一言一句そのまま書き写してつくる文書についても「謄本」と呼びます。

役所や法務局でもらう「謄本」の意味

日本の役所や法務局などでもらう「謄本」は、原本となる書類の内容をそのまま出力した書類、という意味です。
たとえば「戸籍謄本」は、正式名称を「戸籍全部事項証明書」といいます。

これは“登録されている戸籍の情報が全部記載された文書”という意味で、戸籍に登録されている自分や家族などの情報がすべて記載されています。

抄本とは? 謄本との違いとは

謄本によく似たものに「抄本」があります。
抄という漢字には「抜き書き」という意味がありますが、抄本はその文字どおり「本や書面の一部を抜き出し、書き写したもの」です。

よって、「戸籍抄本(戸籍個人事項証明書)」というと「戸籍に登録されている情報のうち、特定の個人の情報のみを記載した書面」という意味になります。

【まとめると】

  • 謄本……本や書面のすべてを書き写した書類
  • 抄本……本や書面の特定の部分を抜き出して書き写した書類

戸籍謄本と戸籍抄本について

さきほどの項で、役所で取得する「戸籍謄本」「戸籍抄本」について触れました。
ここでは、それぞれ具体的にどのようなものなのかをご説明します。

戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)

戸籍謄本(戸籍全部事項証明書)は、戸籍に記載されている以下の情報を、戸籍に入っている人数分すべて記載した書類です。

【戸籍謄本に記載されている情報】

  • 本籍
  • 氏名
  • 戸籍事項、戸籍改正(法改正で書式・様式の書き換えをした日付や理由)
  • 戸籍に記録されている者(親など)
  • 身分事項について(出生の年月日や出生地、出生届の届け出日や届出人)
  • 婚姻について(婚姻届けの提出日、配偶者の氏名、従前戸籍)

上記の情報を、同じ戸籍に入っている全員分記載したものが戸籍謄本です。
子どもが生まれた場合は、子どもの戸籍情報も含めて記載されます。

なお、戸籍謄本の書面には右上等に「全部事項証明」と書いてあるので、見分けるときの参考にしてみてください。

戸籍抄本(戸籍個人事項証明書)

戸籍抄本は、戸籍のうち特定の人の事項を抜き出して記載した書類です。

記載事項は「戸籍謄本」と同じですが、同じ戸籍に入っている家族分を含まず、あくまでも請求した本人の戸籍情報のみが記されているという違いがあります。

戸籍謄本と比べると「個人事項証明書」と書いてあるほか、情報量が少ないため書面全体がすっきりとしています。

改製原戸籍について

改製原戸籍とは、法改正等で戸籍のつくりかえ(改製)をする前の戸籍です。

改製前に死亡したり、婚姻や離婚等で戸籍から外れたりした人、認知した子、養子にした子の戸籍情報を知りたい場合、改製原戸籍を請求しなくてはなりません。

なお、改製原戸籍にも「謄本」と「抄本」があります。

会社や不動産の登記簿にも謄本がある? 登記事項証明書との違い

会社や不動産の登記簿には、戸籍と同じく謄本や抄本があります。

ただし、現在では登記簿情報のデジタル化により、謄本や抄本は「登記事項証明書」と呼ばれています。

ここでは会社の登記簿と不動産の登記簿、それぞれの種類について見てみましょう。

登記簿と登記事項証明書の違いは?

登記簿と登記事項証明書は、本質的には「登記情報を記載したもの」であり、同じ意味です。

ただし、厳密にいえば登記簿はもともと紙ベースの「本」の形式であり、登記事項証明書は「コンピュータのシステム上に記録されている、登記簿の情報」を証明・出力した書類を指すのが特徴です。

現在の法務局では登記データをデジタルで管理しているため、登記簿謄本や登記簿抄本という呼び名は通称となり、正式には「登記事項証明書」で統一されています。

登記事項証明書は謄本・抄本と同じく、全部または一部の情報を記載したものに区分されています。

会社登記簿の謄本、抄本(登記事項証明書)について


引用元:登記事項証明書(商業・法人登記)・印鑑証明書等の交付請求書の様式 :法務局

会社の登記簿情報を証明する「登記事項証明書」には以下の3種類があります。

  • 履歴事項証明書
  • 現在事項証明書
  • 閉鎖事項証明書

これら3つには、それぞれ「全部事項証明書」と「一部事項証明書」があります。
よって、合計6種類の登記事項証明書がある、ということになります。

なお、そのほかにも複数名の代表者のみの登記情報を取得する「代表者事項証明書」や、コンピュータ化以前の閉鎖登記簿の謄抄本、概要記録事項証明書などを請求することも可能です。

履歴事項証明書(全部/一部)

履歴事項証明書は、書類を請求したときに法的効力を有する事項、会社の成立年月日などの情報が時系列順に記載されている書類です。

さらに、請求日の3年前の1月1日~現在までの登記変更履歴や、抹消履歴等が記載されています。

【履歴事項証明書に記載されている内容】

  • 商号(会社名)
  • 事業目的
  • 本店所在地の住所
  • 会社の成立年月日
  • 取締役会設置や監査役設置、委員会設置などの「機関設計内容」
  • 株式
  • 資本金
  • 役員構成
  • 3年前の1月1日~現在までの登記変更履歴、抹消履歴 など

「会社の登記簿謄本」と言われた場合は、履歴事項証明書のうち「全部事項証明書(謄本)」を選ぶとよいでしょう。

また、一部事項証明書を請求する場合は、どの区分の情報を取得したいかを選ぶことができます。

  • 株式・資本区
  • 目的区
  • 役員区
  • 支配人・代理人区
  • その他

現在事項証明書(全部/一部)

現在事項証明書は、現時点での法的効力を有している事項のみが記載されています。
基本的な記載情報は「履歴事項証明書」と同じですが、過去の変更履歴や抹消履歴などは記載されていません。
提出先によっては、この現在事項証明書を求められることがあります。

閉鎖事項証明書(全部/一部)

閉鎖事項証明書とは、コンピュータ化以降に閉鎖した登記簿に記載されていた事項を証明する書類です。
こちらも全部事項、または一部事項のどちらかを選べます。

なお、コンピュータ化より前に閉鎖された登記簿の情報を知りたい場合は「コンピュータ化以前の閉鎖登記簿の謄抄本」を取得しましょう。

不動産登記簿の謄本・抄本とは

土地・建物などの不動産の登記簿を取得する場合、おもに以下の4つの登記事項証明書があります。

全部事項証明書(登記事項証明書・謄本)

不動産登記簿に記録されている事項のうち、閉鎖記録以外を記載した書類を「全部事項証明書(登記事項証明書・謄本)」といいます。

不動産の所在地や所有者、構造、面積などのほか、権利変動などの履歴も記載されます。

現在事項証明書

現在事項証明書とは、不動産の登記事項証明書のうち、現時点での権利者が分かる書類です。

以前不動産を所有していた人、抹消ずみの抵当権(担保権)などは記載されていません。

一部事項証明書(抄本)

登記されている不動産のうち、一部の記録を抜き出して書き写したものを一部事項証明書(抄本)といいます。

大規模マンションに住んでいる人が何らかの理由で不動産の登記事項証明書を提出しなければならないとき、謄本にしてしまうと膨大な情報量になってしまいます。
個人の記録情報のみを知りたい場合は、この一部事項証明書を提出する方が望ましい場合もあるのです。

閉鎖事項証明書

閉鎖事項証明書は、2つ以上の合筆された土地や取り壊した建物など、閉鎖されている不動産の情報を調べたいときに取得します。

また、登記簿データがコンピュータ化する際には一旦「閉鎖」処理を行うのですが、コンピュータ化以前の登記簿情報を調べたい場合も閉鎖事項証明書を請求する必要があります。

戸籍や登記簿の謄本、抄本の違いについて理解しておこう

年金の受給申請や本籍地以外の結婚、相続などには「戸籍謄本」が必要になり、会社で融資・助成金の申し込みをする際には「会社の登記簿謄本(履歴事項全部証明書)」が必要になります。

また、不動産の売買や住宅ローン利用については、不動産の登記簿謄本(全部事項証明書)の提出が求められます。

これらのような場面では、一部を写した「抄本」ではなく、全ての事項を記載した「謄本」でないと受け付けてもらえない場合があるので注意しましょう。
謄本と抄本の違いを理解しておき、生活や会社経営などに役立ててみてくださいね。

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