会社を設立する時に作成する「定款」。なんとなく存在は知っていても、具体的には何が記載されているのか知らないという方も多いのではないでしょうか？
定款は「会社の憲法」とも呼ばれる非常に重要な書類であり、会社の設立を考えているのであれば、必ずチェックしておきたいものです。
そこで今回は定款とはどのようなものなのか、記載する内容や認証について、そして保管期間や取得する方法などについて解説したいと思います。
定款とは
「定款（ていかん）」とは、会社を設立する際に作成する書類で、発起人全員の同意のもとに定められた企業の根本原則が記載されたものです。
会社の名前（商号）所在地から、会社の指針や事業内容、さまざまな規則等を記載するもので、法律によって作成が義務付けられています。
作成した定款には発起人の署名または記名捺印をして、公証役場で認証を受けることで、定款は効力を発揮します。
定款の形式は自由となっていますが、従来の紙での作成から近年ではPDF化した電子媒体などで提出するのが一般的になってきています。
定款の種類
定款には、「原始定款」と呼ばれるものと「現行定款」との2種類があります。
原始定款とは、会社設立当時に初めて作成された定款です。
いっぽう、現行定款は現時点で有効とされている定款を指します。会社設立当時の原始定款の内容は、事業を行っているうちに変更する必要性が出てくるケースも多々あり、そのような場合は定款の変更を行います。
事業を長い期間続けている会社では、複数回の定款変更を行っていることもあり、最も新しい現行の内容に更新されている定款を原稿定款と呼び、銀行や役所から定款の提出を求められた際に提出するのは、一般的に現行定款の方です。
定款の記載内容
会社法によって、定款の記載内容は一定の基準が定められています。
記載される項目については、①絶対的記載事項、②相対的記載事項、③任意的記載事項の3つに分けられています。
絶対的記載事項
「絶対的記載事項」とは、定款へ記載することが義務付けられている項目です。
絶対的記載事項が記載されていない定款は無効とされます。
＜定款の絶対的記載事項>
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 1.事業目的 | 設立する会社において、具合的に何の事業を行うのかについて記載します |
| 2.商号（会社名） | 会社名に使用できる文字には一定の制限があるので、ルールに合った商号を記載します |
| 3.本社所在地 | 登記を行う会社の住所を記載します |
| 4.資本金額（出資財産額） | 会社を設立する際に出資した資金の総額を記載します |
| 5.発起人の氏名・住所 | 会社の設立をする発起人全員の氏名と住所を記載します。 |
事業の目的は、「取引の安定性」を確保するために必要とされています。
本社所在地には、商用利用が禁止されている賃貸物件の住所の記載は避けましょう。自宅で実務を行う場合は、所在地にバーチャルオフィスを利用する方法もあります。
相対的記載事項
相対的記載事項とは、記載がなくても定款自体は無効にはならないものの、定款としての効力が認められない項目です。
定款として効力を持たせるために記載が必要な事項なので、絶対的記載事項同様、しっかりと記載するようにしたいものです。
＜定款の相対的記載事項>
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 1.事業目的 | 発起人がお金による出資ではなく土地や債券のような現物出資をする際は、その内容や価額について必ず定款に記載します |
| 2.商号（会社名） | 発起人が会社の成立にあたり第三者から財産を譲り受けた際は、その財産の内容及び価額について定款に記載します |
| 3.発起人の報酬に関する事項 | 発起人の報酬についてもあらかじめ定款に定めるのが良いとされています |
| 4.設立費用に関する事項 | 発起人が会社設立に費やした費用を後に会社へ請求する場合は、設立費用に関する事項を定款に記載します |
| 5.株式発行の定め | 株券を発行するかどうかの取り決めを記載します |
| 6.株式の譲渡制限に関する規定 | 安定した会社運営のため、株式譲渡の際は、当該株式会社の承認を要するという規定を記載できます |
| 7.役員の任期に関する事項 | 役員の任期の伸長について定款に記載することができます |
| 8. 取締役会の書面決議に関する事項 | 書面や電磁的記録で取締役全員が同意をしたときは、取締役会の決議があったものする旨を定款に記載することで有効となります |
上記の1～4については、「変態設立事項」と呼ばれ、定款への記載とともに裁判所が選任した「検査役」の調査を受けることが義務付けられています。
その他、「会社機関の設置に関する事項」や「単元株式に関する事項」や「基準日に関する事項」などについても、相対的記載事項への記載が可能です。
任意的記載事項
任意的記載事項とは、定款への記載の義務はなく、記載していなくても効力が否定されることもありません。ほかの文書などで明確にしてもよい項目ですが、定款に記載することで、明確に知らしめることができます。
任意的記載事項の内容については、各会社による意向によって決められますが、一般的には以下の項目が挙げられます。
＜任意的記載事項＞
| 項目 |
|---|
| ・取締役などの役員の数 ・役員報酬に関する事項 ・株主総会の議長 ・定期株主総会の招集時期などの開催規定 ・配当金に関する事項 |
定款に記載したものは任意的記載事項であっても、内容に変更があった場合は定款を変更する必要が生じ、変更するためには株主総会の特別決議が必要となります。
定款の認証とは？
「株式会社」「一般社団法人」「一般財団法人」の場合は、定款の認証が必要となります。
定款の認証とは、定款の正当性について公証人に証明してもらうことで、認証を行うことで「会社設立時に発起人全員の同意によって作成された原始定款であること」と公的に証明することができます。
定款の認証によって、定款の紛失や改ざんを防いだり、社内紛争のリスクを抑えたりすることができます。
定款の保存期間
作成した定款の原本は、公証役場と会社とで各1部ずつ保管されています。
公証役場で認証された定款については、定款認証から20年間保存され、会社の定款は会社の存続している間は保管しておきます。
定款を取得する方法は？
定款はさまざまな場面で提出を求められることがありますが、もし会社で保存している定款が紛失してしまった場合、定款の内容を確認することができるのは、以下の2つの方法があります。
会社を設立した際に定款認証を行った公証人役場に対して、謄本の申請をすることができます。
定款認証を行ってから20年以内の保存期間中であれば、保存期間謄本に申請によって、公証人の認証を受けた定款の謄本を取得することが可能です。保存期間を過ぎてしまっている場合は申請をしても謄本の取得はできません。
＜会社設立登記申請書の閲覧申請＞
会社を設立した際に登記を行った法務局に対して、「会社設立登記申請書」の閲覧申請を行うことで原始定款を確認することができます。
閲覧は誰でもできるわけではなく、利害関係者に限られます。利害関係者が閲覧の目的を明確にして、それが認められれば閲覧が可能となります。
登記申請書およびその附属書類の保存期間は約5年となっているため、期間を過ぎれば破棄され閲覧ができない可能性があります。
定款へ記載する内容について、認証や保管期間なども含めて紹介いたしました。
定款は会社を設立する際に作成が義務づけられているもので、定款へ記載することで会社を運営していくなかで起こり得るトラブルを防ぐものでもあります。
絶対的記載事項はもちろんのこと、相対的記載事項や任意的記載事項についても、記載項目や内容についてしっかりと吟味し、定款による効力を有効活用していきたいものです。
